Bedrijfsvoering

 

Van 1 januari 2015 tot 2019 loopt het  organisatieontwikkelingsprogramma ‘Vanzelfsprekend Waalwijk’ (VWW). Door middel van dit programma bereiken we onze ambitie. De competenties van onze medewerkers die bijdragen aan ‘dat wat we als organisatie willen zijn’, zijn Flexibel, Ondernemend, Betrokken en Partner in coproductie. In 2016 en 2017 heeft het leren en ontwikkelen op deze competenties centraal gestaan via aanbod van trainingen vanuit Vanzelfsprekend Waalwijk en online cursussen via de Waalwijk Academie. Verder is er binnen het management gestart met het uitwerken van de sturingsfilosofie.

In 2018 ligt de nadruk op de daadwerkelijke implementatie tot in elke laag van onze organisatie van de sturingsfilosofie en de praktische betekenis van kaders, ondersteuning en toezicht. Kortom, in 2018 zien we van elk team en van elke individuele medewerker terug wat we met ‘Vanzelfsprekend Waalwijk’ bedoelen. De Waalwijk Academie ondersteunt medewerkers hierin samen met HR. In 2017 zijn de eerste verbindingen gelegd tussen HR en Vanzelfsprekend Waalwijk en vice versa. In 2018 verstevigt deze verbinding.

In 2016 is gestart met het in hoog tempo uitvoeren van een verbeterplan binnen HR en bij de juristen. In 2016 zijn een aantal veranderingen (structuur, functies en werkwijzen) doorgevoerd. De verbeteringen zorgen ervoor   dat het team moderner, slimmer, efficiënter en kwalitatief beter gaat functioneren. Door wisselingen binnen het management is de uitvoering en implementatie van verbetermaatregelen tot stilstand gekomen. Halverwege 2017 is het implementeren en uitvoeren weer volop van start gegaan. Vanuit rust en stabiliteit (bezetting en capaciteit op orde en goede samenwerking) voeren we het plan uit. Dit loopt tot voorjaar 2018, waarna we continue blijven ontwikkelen en verbeteren.

 

In 2018 zijn de drie gekozen strategische HR thema’s ‘Vitaliteit & Inzetbaarheid’, Goed werkgeverschap’ en ‘Leren & Ontwikkelen’ gelinkt aan de 5 ambities van Waalwijk en krijgen deze verdere uitwerking. De focus op deze thema’s maakt Waalwijk toekomstbestendig en –proof. Ook bieden ze gelegenheid om de unieke punten van Waalwijk als werkgever beter te vermarkten (sterk werkgeversmerk), bijvoorbeeld bij het HR symposium dat HR en VWW samen met Hogeschool Avans organiseren in het gemeentehuis. Waalwijk op de kaart!

 

Waalwijk vindt het belangrijk dat medewerkers hun taak veilig kunnen uitvoeren. Tegelijk liggen mensen met een publieke taak steeds vaker onder vuur. Daarom is in 2017 gestart met een programma om de weerbaarheid en handelingsbekwaamheid van de medewerkers te verhogen. Medio 2018 is iedere medewerker getraind.  

 

Na de ingezette verbeterslagen in 2016 is na de wisseling van de wacht in 2017 gebouwd aan stabiliteit, de basis en processen op orde en adequate capaciteit en bezetting. THRM is een bescheiden team dat op de achtergrond vaak zaken realiseert of bijdraagt aan successen van de organisatie. In 2017 is gestart met actieve marketing van wat we doen en waar we van zijn. We komen steeds meer goed bekend te staan en geven handen en voeten aan bijvoorbeeld juridische kwaliteitszorg in de organisatie. In 2018 evalueren we hoe we ervoor staan qua toegevoegde waarde.  

 

• Verdere ontwikkeling HRM instrumentarium (oa. vereenvoudiging en modernisering van de functionerings-, beoordelings- en loopbaangesprekken en talentmanagement)
• Vitaal, inzetbaar en een leven lang ontwikkelen: De pensioenleeftijd ligt steeds hoger, het tempo van verandering neemt toe en we vragen veel van onze mensen. Om vitale en goed inzetbare medewerkers te hebben en houden investeren we in mobiliteit en ontwikkeling. Hiervoor brengen we de middelen voor leren en ontwikkelen op goed niveau (benchmarkcijfers) en venten we uit dat onze interne mobiliteit tot de beste van de middelgrote gemeenten behoort. Dit betekent ook inhuur beperken (intern waar mogelijk)
• Voldoen aan de nieuwe Europese privacywetgeving
• Gezond vergaderen is gemeengoed in de organisatie (efficiënt en resultaatgericht) en er is een sterke en vanzelfsprekende verbinding tussen Vanzelfsprekend Waalwijk en THRM

 

In 2018 hebben we een HR-strategie "Goed op weg" ontwikkeld met vier speerpunten; vitaliteit en duurzame inzetbaarheid, continu leren, evalueren en borgen, het goede gesprek, goed werkgeverschap en samenwerking. Aan deze speerpunten zijn acties gekoppeld die we komende jaren gaan implementeren en uitvoeren. De HR-strategie sluit logisch aan op het organisatieontwikkeltraject Vanzelfsprekend Waalwijk wat eind 2018 is afgesloten. Eigenaarschap bleek een belangrijke rode draad waaraan we de komende tijd samen met de organisatie handen en voeten gaan geven.

We hebben het voortouw genomen in het opzetten van een regionaal arbeidsmarktplatform waarin de provincie en een aantal gemeenten uit de regio participeren. Dit platform gaat begin 2019 van start en geeft ons de mogelijkheid ons te profileren op de arbeidsmarkt. Daarnaast hebben we een start gemaakt met het opzetten van een e-onboarding, een introductie voor nieuwe medewerkers die al meteen na de selectie begint. Op die manier maken medewerkers een vliegende start vanaf hun eerste werkdag.

Om het verzuim, wat voor een belangrijk deel werd veroorzaakt door stressklachten, te  bestrijden zijn we gestart met een stresspreventieteam. Leidinggevende en HRM-adviseurs zijn opgeleid om stress te herkennen en vroegtijdig in te grijpen. Een belangrijke schakel hierin is de organisatiecoach die medewerkers korte tijd begeleid en zo verzuim voorkomt of verkort. We hebben gezien dat het verzuim in de tweede helft van 2018 is gedaald en hopen dat deze trend doorzet in 2019.

Om de gesprekkencyclus te moderniseren en de verantwoordelijkheid hiervoor meer bij de medewerkers te leggen is een pilot gestart met een app die op een makkelijke manier ontwikkeldoelen en feedback daarop faciliteert. Ongeveer 100 collega's maken hier gebruik van. Samen met de leverancier evalueren we hoe de app bevalt en hoe deze kan worden doorontwikkeld.

Eind 2018 is het medewerkerstevredenheidsonderzoek uitgevoerd waarbij verschillende aspecten van het werk tegen het licht zijn gehouden zoals de doelen van de organisatie, de inhoud van het werk, de mate van invloed en zelfstandigheid en werkdruk. De resultaten daarvan zijn begin 2019 gepresenteerd en hebben de gemeente het keurmerk 'Beste Werkgever' opgeleverd. Dit keurmerk is een samenwerking tussen Effectory en Intermediair en wordt toegekend als een organisatie bovengemiddeld scoort op een aantal facetten van het onderzoek. 

Alle medewerkers zijn getraind op agressie.

We hebben onze eigen WaalwijkAcademie ingericht en van daaruit ons opleidingsaanbod gepresenteerd. Medewerkers hebben zo voortdurend zicht op het aanbod en kunnen zich gemakkelijk inschrijven. In de zomer hebben we samen met de gemeente Dongen een summerschool georganiseerd waar veel korte workshops konden worden gevolgd. Ook is het gelukt om medewerkers via dit platform hun kennis en vaardigheden te laten delen. Een goed voorbeeld hiervan is de workshop "Gezond Vergaderen" waarbij de managementsecretaresses zorgen voor vergaderagenda's die voldoen aan dit principe, zodat alle deelnemers goed voorbereid aan een vergadering beginnen.

 

De Europese privacywetgeving en de AVG hebben we vergeleken met onze data-verzameling en onze processen.  Daar waar onterecht gegevens verzameld en opgeslagen werden hebben we dit aangepast.

 

Er is een een periodiek medisch onderzoek uitgevoerd onder alle medewerkers waarvan elke deelnemer zijn eigen resultaten en aanbevelingen heeft ontvangen. Daarnaast is er een totaalbeeld voor de hele organisatie gepresenteerd. 

Alle teams zijn getraind om meer weerbaar te zijn tegen agressie.

 

 

Met talentmanagement hebben we in 2018 nog geen grote stappen gezet. We stimuleren en prikkelen medewerkers en management wel om talent maximaal in te zetten, maar we hebben nog geen software ingericht waarin dit systematisch wordt bijgehouden en gestimuleerd.

 

 

 

2018	Budgetten personeel	Werkelijke kosten/baten	Bruto resultaat
Personeelslasten producten	1.341.273	1.317.673	23.600
Personeelslasten kostenplaatsen	21.153.605	20.746.878	406.727
Totaal personeelslasten	22.494.878	22.064.551	430.327
Inhuur producten	1.076.935	1.179.867	-102.932
Inhuur kostenplaatsen	5.859.700	5.615.618	244.082
Totaal inhuur	6.936.635	6.795.485	141.150
Vergoedingen personeel	-188.000	-248.461	60.461
Totaal inkomsten derden	-188.000	-248.461	60.461
Resultaat personeelsIn (incl. inhuur)	29.243.513	28.611.575	631.938

 

 

In 2018 is uitvoering gegeven aan het ICT jaarplan 2018. Het ICT jaarplan 2018 bestond uit 20 ICT projecten vanuit de organisatie en team ICT om de bedrijfsvoering & dienstverlening te optimaliseren alsmede de ICT infrastructuur te moderniseren. Negen projecten van het ICT jaarplan 2018 lopen door naar 2019 (gepland), negen projecten zijn afgerond, één project is geannuleerd en één project is samengevoegd met een lopend project.

 

In 2018 heeft de projectgroep die zich met het digitaal spoor bezig houdt de pilot GEO-data opgeleverd. Binnen deze pilot is de informatievoorziening van het onderwerp 'monumenten' omgevingswet-proof gemaakt. De data is geanalyseerd, geactualiseerd, centraal opgeslagen  en digitaal beschikbaar gemaakt op de website van de gemeente Waalwijk. Inwoners en  ondernemers (veelal de notarissen) zijn in staat zelfstandig deze informatie op te vragen. Dit verbetert de dienstverlening naar deze doelgroep, maar heeft ook een positief effect op de bedrijfsvoering.  Dit uit zich door minder informatieverzoeken over monumenten bij de gemeente. Uiteindelijk moet dit voor alle openbare GEO-informatie gebeuren. Dit gebeurt op basis van de visie op GEO-informatie.

 

De gemeente Waalwijk heeft te maken met verschillende wettelijke verplichtingen (o.a. de omgevingswet, de wet digitale overheid en de wet open overheid) die gevolgen hebben op het gebruik van informatie. Vandaar dat de visie op GEO-informatie geactualiseerd is. Deze visie op GEO-informatie is richtinggevend en kader stellend voor de komende vier jaar v.w.b. het gebruik van informatie met een locatie aanduiding ofwel geografische informatie. De lijn is dat inwoners, ondernemers, ketenpartners en interne medewerkers toegang krijgen tot niet-vertrouwelijke, geactualiseerde GEO-informatie.

 

In 2018 is de overstap  naar een andere telefonie provider gestart en afgerond. Tevens is de overstap gemaakt naar een modernere techniek voor bellen (VAN ISDN30 naar SIP). Dit project is onderdeel van een meerjaren programma om de telefonie te moderniseren, de kwaliteit te waarborgen, klaar te zijn voor toekomstige ontwikkelingen en de kosten te reduceren.

 

De project werkzaamheden rondom informatiebeveiliging zijn in 2018 beperkt geweest. De focus lag in 2018 vooral op het uitvoeren van werkzaamheden om de gemeente Waalwijk AVG-proof te maken. De gemeente Waalwijk is gaan deelnemen aan de aanbesteding GGI-veilig vanuit het landelijke programma Samen Organiseren van de VNG. Vanuit deze aanbesteding koopt de gemeente Waalwijk gezamenlijk beveiligingsproducten en diensten in om het beveiligingsniveau van haar informatiesystemen te vergoten. 

 

De Europese aanbesteding van het centrale informatiesysteem onder de noemer InProces (zaaksysteem, document management systeem, klant contact systeem, digitale formulieren, CRM) van de gemeente Waalwijk  is afgerond. Tevens is de implementatie gestart van InProces. Dit is een meerjaren project (live gang 2019) en moderniseert het centrale informatiesysteem van de gemeente en moet uiteindelijk leiden tot een verbeterde interne informatievoorziening, bedrijfsvoering en dienstverlening naar inwoners en ondernemers.

 

Team ICT heeft in samenwerking met alle teams nieuwe digitale formulieren ontwikkeld voor inwoners en ondernemers. Het resultaat is o.a. zichtbaar geworden in de landelijke meting van de digitale volwassenheid van gemeenten.  Met het aanbod digitale producten en diensten voor ondernemers is de gemeente Waalwijk gestegen naar de nr. 1 positie (van de 355 gemeenten) en voor inwoners gestegen naar de 14e plek.  

 

 

Voor diverse teams (WIJZ, PUB, ICT, FIN)  zijn dashboards ontwikkeld ter ondersteuning van de bedrijfsvoering. Hiermee zijn teams in staat om op op basis van prestatie indicatoren te sturen op dienstverlening en bedrijfsvoering. Werken met data (Big Data, Open data, data-analyses, etc.) is een belangrijke ontwikkeling waar we ons de komende tijd op willen richten maar waarvoor momenteel kennis, ervaring en capaciteit ontbreekt.

Vanaf  25 mei 2018 dient de gemeente Waalwijk te voldoen aan de verplichtingen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De nieuwe verplichtingen brengen een grotere documentatieplicht met zich mee, een verantwoordingskader en het inbedden van de toepassing van de nieuwe wetgeving in de processen waar persoonsgegevens worden verwerkt. In het eerste en tweede kwartaal 2017 voerden we een nulmeting uit. Het daaruit opgestelde implementatieplan wordt in 2018 afgerond, zodat we in control zijn op het privacyvlak.

Daarnaast worden over de breedte van de implementatie van de BIG in 2018 verdere verbeteringen gerealiseerd met een focus op de onderdelen waar nu relatief lager op gescoord wordt.

Het informatiebeveiligingsbeleid dat in 2015 is vastgesteld zal in 2018 worden geëvalueerd. Op basis van deze evaluatie zal het informatiebeveiligingsbeleid 2019-2022 worden vastgesteld. Verder zullen we de bewustwordingscampagne Informatieveiligheid en Privacy voortzetten.

Medio 2018 zal de eerste ENSIA-cyclus worden afgerond. ENSIA staat voor Eenduidige Normatiek en Single Information Audit en draagt bij aan het vergroten van de informatieveiligheid en het verminderen van de administratieve last die gemeenten hebben op het gebied van toezicht op informatieveiligheid:

• De verschillende vragenlijsten die gemeenten eerder moesten invullen op het gebied van informatieveiligheid zijn samengevoegd (denk aan de zelfevaluatie BRP, PNIK, en BAG).
• De vragenlijst is flink ingekort, o.a. door het weglaten van alle dubbelingen
• De auditvragen voor de aansluiting op Digid en Suwinet worden ook via ENSIA beantwoord en geaudit.
• Het verantwoordingsproces over informatieveiligheid bij gemeenten is verder geprofessionaliseerd door nog maar op 1 moment per jaar een uitvraag te doen
• Het verantwoordingsproces is aangesloten op de gemeentelijke P&C-cyclus

In 2018 liep de actualiteit van het informatiebeveiligingsbeleid af. Het beleid is nu ouder dan drie jaar. In 2018 werd ook duidelijk dat de norm voor informatiebeveiliging zou veranderen. Vanaf 2019 gaan we over op de Baseline Informatiebeveiliging Overheid, de BIO. Voor 2019 zullen we dus aan de slag gaan met de implementatie van deze BIO en zal het nieuw vast te stellen beleid hierop gebaseerd worden.

In het jaarplan voor 2018 stelden wij ons ten doel om de BIG-normen rond logging en business continuity management te implementeren. Doordat de implementatie van de AVG nog te veel energie vergde is dit in 2018 niet gelukt.

 

 

Sinds december 2015 heeft er jaarlijks een GAP-analyse plaatsgevonden om de voortgang van de implementatie van de BIG-normen in beeld te brengen. Ten opzichte van vorig jaar is er niet veel veranderd omdat de beveiliging op adequaat niveau is en de energie met name in de implementatie van de AVG is gaan zitten.

Over 2018 is het aantal vragen in ENSIA flink teruggebracht. Hierdoor hebben de percentages over 2018 niet dezelfde basis als de drie jaren er voor. Sommige vragen zijn vervangen.

Horizontaal toezicht

Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG)	2015	2016	2017	2018	verschil
onderwerp	0-meting	1-meting	2-meting	3-meting
Beveiligingsbeleid	100%	100%	100%	95%	-5%
Organisatie van de beveiliging	47%	84%	89%	88%	-2%
Beheer van middelen voor de informatievoorziening	48%	55%	100%	84%	-16%
Beveiligingseisen tav het personeel	19%	54%	82%	84%	2%
Fysieke beveiliging	56%	97%	94%	95%	1%
Beheer bedieningsprocessen	58%	63%	90%	94%	4%
Toegangsbeveiliging	59%	72%	90%	100%	10%
Aanschaf, ontwikkeling, OH Informatiesystemen	40%	51%	88%	93%	5%
Beheer van incidenten	26%	97%	100%	100%	0%
Continuiteitsbeheer	30%	56%	54%	50%	-4%
Naleving	67%	89%	97%	100%	3%
Totaal gewogen norm	48%	72%	85%	85%	0%

 

 Verticaal Toezicht

Gebied	Toezichthouder	Resultaat
BRP	RvIG	Goed
PNIK	RviG	Goed
Digid	Logius (Min. BzK)	Goed
Suwi Baanbrekers	Min. Sociale zaken	Goed
Suwi-inkijk GBD	Min. Sociale zaken	Goed
BGT	Min. I en M	Voldaan
BAG	Min. I en M	Voldaan
BRO	Min. I en M	Onvoldoende (want is nieuwe activiteit voor de gemeente)
BIG (ENSIA)	De eigen CISO	85% implementatie
AVG	De eigen FG	62% implementatie

 

Privacy

De implementatie van de AVG is 2018 in volle gang geweest. Er is een toezichtrapport van de Functionaris Gegevensbescherming. Samengevat is de conclusie dat er veel werk is verzet, dat de bewustwording onder de medewerkers sterk is toegenomen en dat we op 62% van het einddoel zitten. Op basis van de aanbevelingen uit het toezichtrapport zijn de acties in het jaarplan bepaald.

 

Implementatie AVG gerealiseerd	2018
Onderwerp	0-meting
Beleid	50%
Processen	53%
Organisatorische inbedding	74%
Rechten van betrokkenen	45%
Samenwerking	58%
Beveiliging	86%
Verantwoording	62%
Totaal gewogen norm gerealiseerd	62%

 

Beveiligingsincidenten

Beveiligingsincidenten zijn niet te voorkomen, maar kunnen wel geminimaliseerd worden door het treffen van preventieve maatregelen. Beveiligingsincidenten kunnen als graadmeter dienen en bieden input om de kwaliteit van informatiebeveiliging verder te verbeteren.

 

Beveiligingsincidenten 2018	Classificatie
Categorie	Hoog	Gemiddeld	Laag	Totaal
Computervirus
Cyberaanval
Technische storingen
Uitval outsourcing
Systeemmisbruik	1			1
Diefstal, verlies, vernieling
Inloggen en wachtwoorden		2	1	3
Gebruikersincidenten		1		1
Overig				10
Totaal				14

 

Datalekken

Er zijn 12 datalekken geweest in 2018 waarvan er 5 aan de Autoriteit Persoonsgegevens zijn gemeld. Van deze 5 gevallen is het 2 keer aan betrokkenen gemeld. 

 

Wat gaan we doen in 2019?

Privacywetgeving

Voor 2019 zal de ingezette lijn worden doorgezet en aansluiting worden gemaakt met de ontwikkelingen op het gebied van de privacybescherming. Vanaf 25 mei 2018 moet de gemeente Waalwijk voldoen aan de verplichtingen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De nieuwe verplichtingen brengen een grotere documentatieplicht met zich mee, een verantwoordingskader en het inbedden van de toepassing van de nieuwe wetgeving in de processen waar persoonsgegevens worden verwerkt. Er is een projectorganisatie gevormd, waarbij een projectleider de implementatie van de AVG onder zijn hoede neemt. In de projectorganisatie nemen de directeur bedrijfsvoering en dienstverlening, de programmamanager Veiligheid, de FG en uiteraard de projectleider zelf deel.

Onderstaande tabel met aanbevelingen komen uit het jaarrapport van de FG.

 

	Aanbeveling
1	Beleid op deelthema's maken en communiceren
2	Benoemen van een CISO en een Privacy Officer
3	Teams rapporteren jaarlijks op aspecten van privacyborging
4	Beschrijven en vaststellen van avg-processen
5	Vaststellen procedures voor de rechten van de burger
6	In beeld brengen gegevensuitwisselingen met andere organisaties
7	Naleving van verwerkersovereenkomsten door leverancier aantonen
8	Beoordelen lopende overeenkomsten/convenanten
9	Zorg voor een vastgesteld beleid rond logging.
10	Implementatie BIO
11	Register PIA's aanleggen en beheren
12	Procedure rond het werken met toestemming
13	Onderzoek verhogen veiligheid van het gebruik van e-mail

 

De projectleider AVG en de CISO leveren plannen op om deze aanbevelingen op te volgen, afgestemd met de directie en de teams.

Informatiebeveiliging

In het jaarplan zijn diverse projecten en normen benoemd die prioriteit krijgen in 2019. Onder meer:

De kern van onze doelstellingen voor 2018 staat beschreven in de notitie “Waalwijk werkt aan communicatie 2.0” die door het college is vastgesteld. In deze notitie wordt onder meer benadrukt dat wij die middelen inzetten die passen bij onze doelgroepen, op maat en op een persoonlijke manier. Waar mogelijk kiezen we bij voorkeur voor digitale middelen, maar andere vormen blijven uiteraard beschikbaar. We werken met minder tekst en meer beeld, aansluitend bij de belevingswereld van onze inwoners en huidige beeldcultuur.

In 2018 hebben we - evenals in voorgaande jaren - gewerkt aan de juiste inzet van diverse sociale media. Het meeste aandacht gaven wij aan Facebook, juist omdat met dit middel interactie en participatie mogelijk is. Twitter zetten we in voor korte servicegerichte berichten, Instagram is vooral geschikt voor beelden. Onze website www.waalwijk.nl is het online platform voor productinformatie, digitale transacties, korte zakelijke mededelingen en achtergrondinformatie. Het onderdeel voor ondernemers op de website is in 2018 uitgebreid.

Het monitoren van alle sociale media en het reageren op berichten (webcare) is een steeds belangrijker onderdeel van elke communicatiestrategie geworden. Hierin hebben we stappen gezet, vooral in rapportages (analyses van OBI4wan uitkomsten) die duidelijk maken hoe de buitenwereld reageert en welk sentiment mensen koppelen aan een bepaald thema.

Wat betreft interne communicatie heeft in 2018 de methodiek van Factor C (uitgebreide omgevingsanalyse als vertrekpunt voor heldere projectcommunicatie) in de organisatie steeds meer voeten aan de grond gekregen. In 2019 gaan deze methodiek nog verder uitrollen in de organisatie. In 2018 is een start gemaakt met de uitrol van de nieuwe HRM-strategie. Daar gaan we in 2019 mee verder.

In 2018 hebben we een pilot gedaan met de inzet van WhatsApp.

 

Wat hebben we gedaan in 2018

In 2018 hebben we veel energie gestoken in het formatief op orde krijgen van bureau Communicatie. Dat is gelukt. In 2019 gaan we werken aan een betere balans tussen bestuursondersteuning en beleidscommunicatie en benaderen we communicatievraagstukken vanuit integraliteit.

 

Wat hebben we niet gedaan en waarom niet?

Wat we in 2018 hebben laten liggen is het interne taaltraject. Het opleiden en inzetten van zogenaamde taalcoaches om een verbeterslag te kunnen aanbrengen in de schrijfvaardigheid van collega's.

De overgang van (een deel van) de webcare naar het KCC is op verzoek van team Publiekszaken in 2018 nog niet gerealiseerd (ivm KCC op sterkte krijgen/andere prioriteiten). Inmiddels hebben we hier begin 2019 een start mee gemaakt. In het eerste kwartaal van 2019 krijgt dit verder vorm.

 

 Bij team inkoop  zijn  in januari 2018 in totaal 85 trajecten aangemeld. Gedurende het jaar zijn hier nog 32 trajecten aan toegevoegd. Er zijn in totaal 90 trajecten afgerond in 2018. De overige trajecten zijn nog in behandeling of op verzoek van de teams doorgeschoven naar 2019 of zijn te komen vervallen. Van het totaal aantal trajecten heeft team TOOR 26 trajecten zelfstandig uitgevoerd. Verder zijn er 26 trajecten enkelvoudig onderhands (1op1 gegund) middels een portefeuille stuk, motiveringsmemo of volstaat een enkelvoudig onderhandse procedure gezien de opdrachtwaarde.

Het overall inkoopresultaat in 2018 betreft 12% (2017: 16%). De daling wordt veroorzaakt doordat de ramingen van trajecten dichterbij de daadwerkelijke inschrijfsom liggen of nagenoeg gelijk zijn. Geconstateerd wordt dat de tarieven van goederen en diensten stijgen ten opzichte van andere jaren.

In 2018 is er 20 keer middels een portefeuille stuk of motiveringsmemo gevraagd om af te wijken van de gebruikelijke inkoopprocedure. Teams maken steeds vaker gebruik van een marktverkenning en/of een marktconsultatie. Gedurende dit proces wordt het eisen en wensen pakket getoetst in de markt. Op deze manier wordt inzicht verkregen over wat er in de markt te verkrijgen is. Dit kan leiden tot het gunnen van een opdracht middels een enkelvoudig onderhandse procedure. In het inkoophandboek zal een aanpassing plaatsvinden dat trajecten na het doorlopen van een marktverkenning en/of marktconsultatie middels een motiveringsmemo mogelijk enkelvoudig onderhands gegund mogen worden bij een akkoord van inkoop en van de teammanager van het betreffende team.

Het aantal aanbestedingen, waarbij lokale ondernemers zijn uitgenodigd in 2018 is 55% (2017: 59%). Conform het inkoopbeleid heeft de gemeente oog voor de lokale economie en probeert bij meervoudig onderhandse aanbestedingen waar mogelijk lokale ondernemers uit te nodigen. In sommige gevallen is er voor een specifieke opdracht geen lokale ondernemer gevestigd. Verder kan er geen invloed worden uitgeoefend tot deelneming bij openbare procedures. Op het inkooptrajectformulier dient per inkooptraject gemotiveerd worden of er oog is voor lokale ondernemers. 

Duurzaam inkopen 2018:44%, 2017 34%)  wordt gerealiseerd door het opnemen van duurzaamheidcriteria in de inkoop- en aanbestedingsprocedure. Voor diverse productgroepen zijn duurzaamheidcriteria ontwikkeld, die waar mogelijk worden toegepast. Wanneer er geen criteria zijn uitgewerkt voor een betreffende productgroep is het criteriadocument niet van toepassing op de betreffende inkoop- en aanbestedingsprocedure. Op het inkooptrajectformulier dient per inkooptraject gemotiveerd worden of er duurzaamheidscriteria zijn toegepast.

 Conform het social return beleid en de aanbestedingswet wordt social return niet opgenomen bij: een opdrachtwaarde lager dan € 30.000,-, een doorlooptijd korter dan 6 maanden, bij leveringen en bij opdrachten waarbij de bijzondere voorwaarden niet van toepassing is op de uitvoering van de overheidsopdracht. Op basis van deze voorwaarden is de toepassing van social return bij inkoop- en aanbestedingstrajecten licht teruggelopen (2018: 5%, 2017: 8%). Op het inkooptrajectformulier dient per inkooptraject gemotiveerd te worden of social return wordt toegepast. Met TMAO en Baanbrekers wordt momenteel onderzocht hoe op dit onderdeel weer een impuls kan worden gegeven. 

Het aantal aanbestedingen dat op de beste prijs-kwaliteitverhouding wordt gegund is lager ten opzichte van de andere jaren (2018: 34%, 2017: 41%). Ondanks dat de Aanbestedingswet voorschrijft om op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding te gunnen mag nog op laagste prijs worden gegund middels motivering. In 2018 heeft team TOOR meer aanbestedingen in de markt gezet ten opzichte van andere jaren. Veelal worden deze aanbestedingen op laagste prijs gegund, gezien de kwaliteit meestal al is omschreven in de besteksposten en de prijs uiteindelijk de doorslag geeft.

In 2018 is geconstateerd dat een kwaliteitsimpuls voor contractbeheer en contractmanagement noodzakelijk is.  Het contractbeheer en contractmanagement zal worden ondersteund door het onlangs aangeschafte systeem Inproces. Eind 2018 is gestart met de strategische visie op inkoop. Het verder  doorontwikkeling en professionalisering van in de inkoopfunctie zal in 2019 verder worden vormgegeven.

Team inkoop heeft in 2018 de navolgende prioritering aangehouden bij inkoop- en aanbestedingstrajecten:

1. Europese aanbesteding en politiek belangrijke trajecten
2. Openbare aanbesteding
3. Meervoudig onderhandse aanbesteding
4. Enkelvoudig onderhandse aanbesteding

Bovenstaande prioritering heeft geresulteerd dat de teams in 2018  meer trajecten zelfstandig hebben uitgevoerd. Team inkoop heeft daarbij een meer coördineerde rol gekregen.

Middels het E-aanbesteden worden (Europese) aanbestedingen volledig digitaal in de markt gezet en doorlopen. In 2018 is een vervolg gegeven aan het E-aanbesteden door de aanbestedingen digitaal te laten doorlopen middels de aangeschafte tendermodule van Negometrix en via Tenderned.

Met de Hart van Brabant gemeenten heeft periodiek afstemming plaatsgevonden omtrent verdere samenwerking op inkoopgebied om zodoende kennis te delen en beleid, gezamenlijke inkoop- en aanbestedingstrajecten te organiseren en werkwijze op elkaar af te stemmen.

In de begroting 2018 is het programma Binnenstad niet expliciet opgenomen. Dit geldt ook voor de andere programma's Veiligheid, Economie en Duurzaamheid (opgestart nadat de nieuwe coalitie in 2018 van start is gegaan). Vanaf de begroting 2019 zijn deze programma's als afzonderlijk hoofdstuk opgenomen, waarbij ambitie, doelstellingen (Wat willen we bereiken?) en maatregelen (Zo gaan we dat doen?) zijn benoemd. In de begroting 2018 is slechts summier binnen Programma 10 Ruimtelijke Strategie een algemene toelichting opgenomen over de Centrumvisie Waalwijk. In deze jaarrekening is ervoor gekozen om de programma's op te nemen in de paragraaf Bedrijfsvoering. De basis is de toelichting, die is opgesteld om de stand van zaken van de strategische visie weer te geven.

 

Leegstand winkelvastgoed (circa 8.500 m2 - 21% van het totaal) omzetten naar andere functies / supermarktaanbod in cenrum versterken)

Wyne Strategy & Innnovation is ingeschakeld  om voor het gehele centrum te werken aan  herpostionering , revitalisatie en gerichte  acquisitie.  Parallel daaraan wordt m.i.v. 2019 deelgenomen aan het provinciaal initiatief voor lokaal leegstandsbeheer naar recept van Volop Den Bosch. Beide projecten  worden op basis van cofinanciering door Centrumanagement getrokken.

Organisatiestructuur en slagkracht van de stakeholders versterken door het oprichten van een Bedrijven Investeringszone  is eind 2018 helaas (nog) niet gelukt. Begin 2019 zal dit proces breed worden geevalueerd en een nieuwe draagvlakmeting worden gedaan. Rond de jaarwisseling heeft De Els besloten herpositionering van het winkelcentrum te gaan onderzoeken.  Toevoegen van woningen en trekkers, waaronder een supermarkt, zijn daarbij het vertrekpunt. 

Ruimtelijke kwaliteit en beleving van het centrum vergroten

Aanleg van de stadstuin is afgerond. Mogelijkheden voor  publiekgericht gebruik van het voormalige bodehuisje worden onderzocht.  Aanpassen van het Raadhuisplein staat voor eerste helft 2019 gepland.  De planstudie voor het verplaatsen van de weekmarkt is zo goed als afgerond.

Meer functies creëren voor vermaak, verblijf en ontmoeting

Het terassenbeleid voor Markt Raadhuisplein is in overleg  met stakeholders herzien.  De eventuele (on)mogelijkheid voor  het realiseren van serres wordt nog onderzocht. Daarbij komen  ook opties als het eventueel autovrij maken en (deels) herinrichten van de Markt aan bod.  De lijn om meer  evenementen te organiseren in het kader van de levendigheid is doorgezet en de agenda is dit jaar opnieuw afgerond met een winterfeest. In 2019 willen we verder uitbouwen toewerkend naar de opening van het museum.

Uitbouwen thema schoenen, leer en mode

De kansen voor het realiseren van een retailcluster leer en schoenen worden samen met stakeholders en het museumbestuur  concreet onderzocht.  De selectie van de architect  voor het museum is voor het centrum als geheel en voor deze activiteit in het bijzonder  van groot belang.

Bereikbaarheid per auto, fiets en openbaar vervoer optimaliseren

De pilot met (deels) gratis parkeren is geevalueerd en wordt voorlopig voortgezet. 

Vanuit het coalitieprogramma 2018 is, aanvullend op de reeds bestaande programma's Binnenstad, Economie en Veiligheid, het programma Duurzaamheid opgestart. In 2018 is een programmamanager geworven. Vanaf 2019 gaat deze aan de slag met het opstellen van een actuele visie op de Duurzame Ontwikkeling van Waalwijk en de onderlinge afstemming van de verschillende activiteiten ter verduurzaming van de gemeente Waalwijk.

De doelstelling van het programma is "een regionaal werkgelegenheidscentrum in Midden-Brabant te zijn, waarbij het werkloosheidscijfer onder het landelijke en Brabantse werkloosheidcijfer ligt."

In het programma Economie hanteren we daarvoor drie programmalijnen, namelijk "ruimte voor bedrijven", "beschikbaar personeel" en "servicegerichte gemeente". Op deze drie lijnen zijn in 2018 acties ingezet. De resultaten van de acties komen terug in de functionele hoofdstukken in de Rekening 2018. Hieronder zijn kort de hoofdzaken weergegeven.

 

Verheugend is dat de werkloosheid in de gemeente Waalwijk in 2018 harder is gedaald dan in de rest van Nederland . Steeds minder inwoners zijn afhankelijk een uitkering. Het aantal inwoners met een werkloosheidsuitkering daalde van 1.011 (december 2017) naar 744 (december 2018). Dit is een daling met meer dan 25%!  De gemeente zit daarmee op een WW percentage van 2,9%, historisch laag en op gelijk niveau met het landelijk en provinciaal percentage.

Onverminderd wordt doorgewerkt aan het verbeteren van het imago en vestigingsklimaat. Voor wat betreft de digitale dienstverlening neemt de gemeente Waalwijk momenteel de eerste plaats in als het gaat om de digitale volwassenheid van de dienstverlening. Het accountmanagement is uitgebreid en er is een accountplan vastgesteld waarmee onze (4669 ondernemingen) gerichter kunnen worden benaderd.

De samenwerking met de gemeenten Loon op Zand en Heusden, via het Economisch Programma de Langstraat (EPL)  wordt doorgezet op de thema’s Arbeidsmarkt, huisvesting arbeidsmigranten en versterking van de Leisuresector. Ook de samenwerking op logistiek gebied met de gemeente Tilburg en het Havenbedrijf Rotterdam wordt voortgezet. Gebleken is dat grote logistieke bedrijven onverminderde belangstelling hebben om zich te vestigen is de logistieke topregio Hart van Brabant. Aan dat soort bedrijven wordt ook commitment gevraagd voor (toekomstig) gebruik van de nieuwe insteekhaven. Momenteel wordt geparticipeerd in een onderzoek dat de ruimtebehoefte voor logistiek op middellange termijn in beeld brengt. Uit een ander onderzoek is gebleken dat  de ruimtevraag van niet-logistieke bedrijven (de MKB sector) vanwege de aantrekkende economie stijgt. Op dit moment wordt bezien in hoeverre die ruimtevraag gefaciliteerd kan worden vanuit de huidige bedrijventerreinen, door middel van herstructurering, danwel door uitbreiding van het bedrijventerrein.  Deze ruimtevraag betreft veelal lokale en regionaal gebonden bedrijven die de gemeente graag wil behouden.

Veel aandacht gaat ook uit aan verduurzaming van de bedrijventerreinen. Onder andere moeten nieuwe bedrijfsgebouwen geschikt zijn voor zonnepanelen en wordt gewerkt aan de plaatsing/vervanging van de windmolens met een hoge opbrengstcapaciteit op het bedrijventerrein. In 2018 is o.a. een havenscan ontwikkeld op basis waarvan een bedrijf kan uitrekenen wat vervoer over water voor hem oplevert. Ook is geparticipeerd in de energiescan die wordt aangeboden door de Stichting Waalwijk CO2-neutraal.

In de begroting 2018 is het programma Veiligheid niet expliciet opgenomen. Dit geldt ook voor de andere programma's Binnenstad, Economie en Duurzaamheid (opgestart nadat de nieuwe coalitie in 2018 van start is gegaan). Vanaf de begroting 2019 zijn deze programma's als afzonderlijk hoofdstuk opgenomen, waarbij ambitie, doelstellingen (Wat willen we bereiken?) en maatregelen (Zo gaan we dat doen?) zijn benoemd. In de begroting 2018 is in het  Programma 1 Kernwaarden, Hoofdstuk 4 Openbare Orde en Veiligheid wel een toelichting gegeven op de uit te voeren werkzaamheden in het kader van veiligheid in 2018. Hieronder wordt een korte toelichting gegeven op de activiteiten in het kader van het programma Veiligheid in 2018. De basis is de verslaglegging van de stand van zaken van de strategische visie.

 

Bewoners en bedrijven stimuleren om actief mee te doen aan vookomen en bestrijden van onveiligheid

Het college heeft met een aantal basisscholen besloten om gedurende twee jaar het project PIB (Preventie Interventie Basischoolkinderen) uit te voeren. Daarin wordt vroegtijdig geïntervenieerd bij afglijdend gedrag. De publiekscampagne Veilig Waalwijk is uitgerold waarbij de vraag aan onze inwoners is om van signalen van onveiligheid melding te doen. Om de veiligheid en aantrekkelijkheid van ons bedrijventerrein te verbeteren is samen met de programma’s Economie en Duurzaamheid gewerkt aan een plan van aanpak dat in 2019 samen met ondernemers zal worden uitgevoerd.

Adequaat inspelen op de dynamiek die veiligheid met zich meebrengt

De informatie op de website van de gemeente ten aanzien van veiligheid is verbeterd. Daarnaast is het aantal mogelijkheden om melding te kunnen doen uitgebreid. Het BIT heeft onderzocht hoe er naast de aanpak van overlast, ook kan worden gewertk aan bijvoorbeeld ondermijningscasussen. Dit krijgt verder vorm in 2019. Naast de reguliere zorg vanuit team Wijz wordt sinds 2018 ook specifieke coaching ingezet voor jongeren die wat extra’s nodig hebben. Er is een start gemaakt met de evaluatie van het jeugdbeleid, dit wordt gecontinueerd in 2019.

Informatie die nodig is om veilig(er) te worden beschikbaar en bruikbaar maken

Het cameratoezicht in het centrum is geoptimaliseerd door blinde vlekken te elimineren en softwarematig te upgraden. De informatieuitwisseling tussen domeinen sociaal en veiligheid is verder doorontwikkeld om zowel de preventieve als de repressieve activiteiten beter uit te kunnen voeren.

Zorgen dat veiligheid een onderwerp is waar de gehele gemeente zich verantwoordelijk voor voelt

Binnen de gemeente zijn aan alle medewerkers bewustwordingsessies aangeboden. Teamspecifieke uitdagingen op veiligheidsgebied zijn intensief besproken. 

Ervoor zorgen dat wij maximaal weerbaar zijn

Alle medewerkers hebben een weerbaarheidstraining gevolgd. In 2018 en 2019 worden tevens verdiepingstrainingen aangeboden aan risicogroepen zoals het interne interventieteam, de Boa’s en specifieke medewerkers van het zorgteam. Daarnaast is intensief gesproken over integriteit en zijn afspraken gemaakt over de werkwijze bij (vermoedens van) integriteitsdilemma’s.

Voornoemde acties zijn niet eenmalig uitgevoerd maar worden structureel geborgd binnen de organisatie.