Op 1 mei 2022 is de Wet open overheid (Woo) voor een deel ingegaan. In artikel 3.5 van deze wet staat dat een bestuursorgaan elk jaar moet uitleggen hoe de wet is uitgevoerd. Daarbij moet ook worden gekeken naar de plannen voor het beleid.
De Woo bestaat uit drie onderdelen:
- Actief openbaar maken van informatie
- Passief openbaar maken van informatie
- Het op orde brengen van de informatiehuishouding
Actief openbaar maken
De Woo verplicht gemeenten om informatie uit 11 vastgestelde categorieën actief openbaar te maken. Deze verplichting geldt niet meteen voor alle categorieën tegelijk.
Vanaf 1 november 2024 zijn de eerste categorieën verplicht geworden via een Koninklijk Besluit. Voor de gemeente Waalwijk had dit weinig gevolgen, omdat deze informatie al eerder openbaar was gemaakt.
In 2025 zijn er geen nieuwe categorieën bijgekomen. We volgen de ontwikkelingen op landelijk niveau.
Passief openbaar maken
Naast het actief delen van informatie kan iedereen bij de gemeente Waalwijk publieke informatie opvragen via een Woo-verzoek. Wij proberen zo veel mogelijk informatie openbaar te maken, behalve als daar een wettelijke reden voor is.
In 2025 zijn er 46 Woo-verzoeken ingediend bij de gemeente Waalwijk.
De afhandeling was als volgt:
- 14 verzoeken zijn toegekend
- 3 verzoeken zijn afgewezen
- 5 verzoeken zijn stopgezet (wegens intrekking door verzoeker)
- 7 verzoeken zijn niet in behandeling genomen (wegens niet aanleveren van gevraagde extra informatie)
- 15 verzoeken zijn informeel afgehandeld
- 2 verzoeken zijn nog niet afgehandeld
Informatiehuishouding op orde
De Woo verplicht gemeenten om hun digitale informatiehuishouding binnen 8 jaar op orde te brengen, gerekend vanaf mei 2022. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) heeft hiervoor een meerjarenplan gemaakt. In dit plan staan eisen waaraan gemeenten moeten voldoen.
- E-depotvoorziening
Elke gemeente moet een e-depot hebben of hierbij zijn aangesloten.
De gemeente is aangesloten bij Streekarchief Langstraat Heusden en Altena (SALHA). SALHA beschikt over een e-depot. Vanaf februari 2025 is het zaaksysteem Djuma in gebruik genomen. De zaken die in het vorige zaaksysteem stonden zijn uitgeplaatst naar het e-depot. Het is de bedoeling om in de toekomst tevens vanuit het raadsinformatiesysteem over te brengen. - Selectielijst in applicaties
In elke applicatie moet een selectielijst zijn opgenomen. Dit zorgt ervoor dat informatie op tijd wordt verwijderd.
Dit is een meerjarige taak. In 2025 zijn belangrijke stappen gezet. Bij nieuwe software is de selectielijst toegepast of zijn afspraken gemaakt over het verwijderen van informatie. - Beheer van e-mailarchivering
De gemeente heeft beleid voor het beheren van e-mails.
Dit beleid is vastgesteld in 2022. - Beheer van tekstberichten
De gemeente heeft beleid voor het beheren van tekstberichten, zoals chatberichten.
Dit beleid is vastgesteld in 2024. - Informatiebeheerplan
Elke gemeente moet een informatiebeheerplan hebben. Hierin staat onder andere wie verantwoordelijk is, waar informatie wordt opgeslagen en hoe het beheer is geregeld.
De gemeente Waalwijk heeft een informatiebeheerplan en blijft dit bijwerken. Dit is een doorlopend proces. - Kwaliteitssysteem voor informatiebeheer
De gemeente gebruikt een kwaliteitssysteem voor informatiebeheer, zoals beschreven in de Archiefregeling.
Dit systeem wordt steeds verder verbeterd. Het Handboek Kwaliteitszorg is vastgesteld op 15 juli 2022. - Metagegevensschema
De gemeente heeft een metagegevensschema vastgesteld. Dit schema wordt gekoppeld aan informatie die blijvend bewaard moet worden.
Het schema is vastgesteld op 15 november 2022 en wordt verder ontwikkeld om te blijven voldoen aan nieuwe standaarden.