Paragraaf Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoeringsprocessen ondersteunen de uitvoering van de hoofdstukken en programma’s. Denk hierbij aan de inzet van personeel, financiën, informatievoorziening, organisatie en automatisering. De bedrijfsvoering is niet alleen intern gericht. Zo verwachten de Waalwijkse inwoners bijvoorbeeld van een gemeente dat de kwaliteit van de dienstverlening op orde is. In deze paragraaf geven wij inzicht in de beleidsvoornemens rondom de bedrijfsvoering voor zover daarop in de hoofdstukken en programma’s van de begroting niet nader is ingegaan.

De veranderingen in de maatschappij vragen om het voortdurend aanpassen van en bijblijven in ons vakmanschap. In het bijzonder als het gaat om de houding en gedrag van onze organisatie en dus van onze medewerkers. Het is zaak dat we meer dan voorheen extern gericht zijn, dat we de gemeenteraad goed bijstaan in het vervullen van hun taken en verantwoordelijkheden en dat we snel en resultaatgericht te werk gaan. Verder gaan we inwoners, als dat al niet het geval was, snel en adequaat helpen als ze diensten van ons nodig hebben en sturen we aan op een intensieve samenwerking met collega’s binnen de organisatie en daarbuiten.

De uitdagingen waar we voor staan vereisen een duidelijke aansturing, flexibele processen en inzichtelijke informatie.

Wat willen we bereiken op de totale bedrijfsvoering?

• Een meer dienstverlenende en faciliterende gemeente;
• Een meer extern gerichte organisatie;
• Een lerende organisatie;
• Medewerkers met politieke en bestuurlijke sensitiviteit;
• Een zo doelmatig mogelijke bedrijfsvoering;
• Processen die voldoen aan alle eisen op het gebied van rechtmatigheid, informatiebeveiliging en bescherming van persoonsgegevens.

Ambitie
De ambitie van de Interne Controle is het hebben van een beheersbare, financieel in-control zijnde organisatie met een betrouwbare financiële informatievoorziening voor het nemen van de juiste beslissingen door het bestuur.

Wat willen we bereiken?
Het doel van de interne controle is het vaststellen van de juistheid, volledigheid en de rechtmatigheid van de in de financiële administratie verantwoorde opbrengsten en uitgaven. 

 

Wat gaan we daarvoor doen?

• Prioriteren van financiële (bedrijfs)processen die jaarlijks worden gecontroleerd en van daaruit opstellen van jaarplanning
• Monitoren van de opvolging van de verbetermaatregelen die voortkomen uit de controles
• De gemeente wil van achteraf controleren op output naar vooraf controleren op de systemen.  Daarvoor worden de eerstelijnscontroles overgedragen aan de teams en wordt controle op autorisaties van groot belang.
• Bevindingen tweemaal per jaar rapporteren aan DT en College 
  

Indicatoren
Jaarlijks verkrijgen van de goedkeurende accountantsverklaring voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid bij de jaarrekening.

Wat willen we bereiken?

De ambitie van Team ICT is om de gemeentelijke ICT en informatievoorziening zo te organiseren, dat deze ondersteuning biedt voor een moderne, efficiënte, betrouwbare en integere bedrijfsvoering en dienstverlening aan inwoners en ondernemers. Kaders en doelstellingen zijn verwoord in ICT beleids- en jaarplannen en in de strategische ICT meerjarenbeleidsvisie, die jaarlijks wordt geactualiseerd.  In onderstaande figuur zijn de doelstellingen voor de komende jaren op de verschillende terreinen schematisch weergegeven.  Team ICT is adviserend, ondersteunend en neemt graag een aanjagende rol aan bij het realiseren van de digitale ambities van onze gemeente.

Wat gaan we er voor doen?

Onderstaand figuur geeft in de tijdlijn de belangrijkste projecten weer die team ICT met de organisatie uitvoert om bovengenoemde ambities te realiseren. 

Wat zijn de indicatoren?
Het dashboard 'Dienstverlening en digitalisering' op de site www.waarstaatjegemeente.nl toont indicatoren en inzicht in de status van de digitale dienstverlening, de informatievoorziening, het gebruik van landelijke en collectieve voorzieningen en de digitale volwassenheid van onze producten en diensten aan inwoners en bedrijven. 

Uit een onlangs uitgevoerd intern klanttevredenheidsonderzoek naar de beschikbaarheid en kwaliteit van Team ICT en de ICT-voorzieningen onder collega’s scoorde we respectievelijk een 8,1 en een 7,7. Deze hoge scores willen we komend jaar minimaal handhaven.

Ambitie
De gemeente Waalwijk moet voldoen aan privacywetgeving en moet haar bedrijfsinformatie (waaronder persoonsgegevens) optimaal beveiligingen. Voor het beveiligen van informatie passen we de Baseline Informatiebeveiliging voor Gemeenten toe (BIG).

Wat willen we bereiken?
De gemeentelijke organisatie is aantoonbaar in control op het gebied van de bescherming van (persoons)gegevens. Te treffen maatregelen worden genomen op basis van een risico-analyse en tegen aanvaardbare kosten. 

Privacywetgeving
Vanaf 25 mei 2018 moet de gemeente Waalwijk voldoen aan de verplichtingen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De nieuwe verplichtingen brengen een grotere documentatieplicht met zich mee, een verantwoordingskader en het inbedden van de toepassing van de nieuwe wetgeving in de processen waar persoonsgegevens worden verwerkt. Er is een functionaris gegevensbescherming die onafhankelijk toezicht houdt en rapporteert over de implementatie van de AVG.

Informatiebeveiliging
Over de breedte van de implementatie van de BIG worden verdere verbeteringen gerealiseerd met een focus op de onderdelen waar nu relatief lager op gescoord wordt.

	2015	2016		2017
onderwerp:	0-meting	1-meting	Verschil	2-meting	verschil
Beveiligingsbeleid	100%	100%	0%	100%	0%
Organisatie van de beveiliging	47%	84%	37%	89%	5%
Beheer van middelen voor de informatievoorziening	48%	55%	7%	100%	45%
Beveiligingseisen tav het personeel	19%	54%	35%	82%	28%
Fysieke beveiliging	56%	97%	41%	94%	-3%
Beheer bedieningsprocessen	58%	63%	5%	90%	27%
Toegangsbeveiliging	59%	72%	13%	90%	18%
Aanschaf, ontwikkeling, OH Informatiesystemen	40%	51%	11%	88%	37%
Beheer van incidenten	26%	97%	71%	100%	3%
Continuiteitsbeheer	30%	56%	26%	54%	-2%
Naleving	67%	89%	22%	97%	8%
Totaal gewogen norm	48%	72%	24%	85%	13%

 
De normen voor informatiebeveiliging zijn talrijk en verdeeld over verschillende teams. Er zijn ook verschillende toezichthouders buiten de gemeente waaraan gerapporteerd moet worden. In 2017 is daarom vanuit het landelijke project ENSIA gestart met het bundelen van de normen, het rapporteren op die normen en het toezicht van de verschillende stakeholders.

Met de komst van ENSIA kan er een onderscheid worden gemaakt tussen horizontale en verticale verantwoording op het gebied van informatiebeveiliging. De horizontale verantwoording betreft de hele organisatie en meet in hoeverre er wordt voldaan aan de normen uit de Baseline Informatiebeveiliging voor Gemeenten. De verticale verantwoording zijn de aanvullende eisen die door externe stakeholders zijn gesteld. Hierover moet naar hun apart worden gerapporteerd.

Rapportage over 2017

Gebied	Toezichthouder	Verantwoordelijk team	Resultaat
BRP	RvIG	Publiekszaken	Goed
PNIK	RviG	Publiekszaken	Goed
Digid	Logius (Min. BzK)	Publiekszaken	Goed
Suwi Baanbrekers	Min. Sociale zaken	Baanbrekers	Goed
Suwi-inkijk GBD	Min. Sociale zaken	Financiën	Goed
BGT	Min. I en M	TORV	Voldaan
BAG	Min. I en M	TVVB	Voldaan
BIG (ENSIA)	De eigen CISO	Directie	85% implementatie

 Evaluatie Informatiebeveiligingsbeleid
Het informatiebeveiligingsbeleid dat in 2015 is vastgesteld zal in 2018 worden geëvalueerd. Op basis van deze evaluatie zal het informatiebeveiligingsbeleid 2019-2022 worden vastgesteld. Verder zullen we de bewustwordingscampagne Informatieveiligheid en Privacy voortzetten.

Wat gaan we daarvoor doen?
Om verbeteringen uit te voeren op het gebied van privacywetgeving en informatiebeveiliging wordt jaarlijks een jaarplan gemaakt en vastgesteld. Verbeteringen zijn onder meer:

• Onderzoek naar formatiecapaciteit en positionering van de rollen FG / CISO en Security & Privacy Officer
• Optimaliseren loggingfunctie van diverse systemen
• Optimaliseren bedrijfscontinuïteitsplannen

Voor de toepassing van de AVG voerden we een nulmeting uit. Het daaruit opgestelde implementatieplan wordt in 2018 afgerond zodat we in control zijn op het privacyvlak. Hiermee is de basis op orde. In 2019 werken we verder aan bewustwording en opleiding van medewerkers. Ook zullen er (nieuwe) privacyvraagstukken moeten worden opgepakt. Deze vraagstukken kunnen vaak alleen worden opgepakt in breder verband, in samenwerking met leveranciers, de VNG en andere partijen. In 2019 wordt het toezicht door de FG planmatig ingericht, daar waar dit in 2018 nog projectmatig was.

Wat mag dat kosten?
De kosten verbonden aan de inzet van eigen personeel zijn niet begroot. Deze worden geacht onderdeel te vormen van de bestaande begroting van de organisatie.

Toch moet er met de komst van de AVG en de specifieke werkzaamheden in het kader van de informatiebeveiliging rekening worden gehouden met een aanslag op de beschikbare uren. Dit zal per team verschillen. Privacy en informatiebeveiliging brengt echter ook specialistische en teamoverschrijdende werkzaamheden met zich mee, vandaar dat wordt onderzocht om hiervoor specifieke capaciteit in te zetten.

De kosten voor de uitvoering van de audits zijn ten laste van de eigenaar van de aansluiting en de kosten voor het uitvoeren van pentesten komen te laste van team ICT.

In de begroting 2019 is voor informatiebeveiliging en privacy rekening gehouden met een bedrag van € 23.230.

Omschrijving	Begroot 2019
Gebruik ISMS tooling	€ 12.500
Externe kosten uitvoering communicatieplan	€ 2.000
Advies- en onderzoekskosten	€ 8.730
Totaal	€23.230

 

 

 

Indicatoren
Voor privacy wordt een meting gedaan op basis van het normenkader van CIP-overheid. Vanaf 2019 wordt als indicator het volwassenheidsmodel gehanteerd. De te behalen norm is hier niveau 4: voorspelbaar proces.

Voor Informatiebeveiliging moeten de vereiste normen in ENSIA minimaal op niveau voldaan worden gehaald.

Andere indicatoren die worden bijgehouden zijn:

• Aantal klachten
• Aantal inzageverzoeken en overige rechten van de burger ingevolge de AVG
• Aantal (gemelde)beveiligingsincidenten en/of datalekken

Wat zijn de kaders?

Eind 2017 is de visie op communicatie vastgesteld door het college. De gemeente Waalwijk werkt aan communicatie 2.0. De uitgangspunten uit deze visie gelden nog steeds:

• Communicatie en bestuurlijke representatie zijn onlosmakelijk onderdeel van primaire processen binnen de gemeente Waalwijk;
• Bureau Communicatie heeft hierbij een ondersteunende rol;
• Om de organisatie betaalbaar te houden, letten we op de mogelijkheden om communicatie en bestuurlijke representatie effectief en efficiënt in te zetten;
• We luisteren, bespreken, vertellen en presenteren.

Naast deze vertrouwde uitgangpunten zijn er nieuwe uitdagingen. Die hangen samen met trends in de samenleving en het communicatievak; de wens om het luisteren en bespreken te richten op wat mensen daadwerkelijk bezighoudt (werken vanuit de bedoeling); de ambitie om als overheid te willen participeren; de organisatieontwikkeling naar een organisatie die betrokken, flexibel, ondernemend is en partnerschap nastreeft (Vanzelfsprekend Waalwijk/Vanzelfsprekend dienstbaar).

Dit alles brengt met zich mee dat we nog bewuster dan voorheen zullen moeten bepalen in overleg met onze collega’s of bestuurders wat onze rol als gemeente is per opgave die er ligt (reguleren, regisseren, stimuleren, faciliteren of loslaten). Bureau Communicatie blijft -ongeacht welke keuze wordt gemaakt- altijd adviserend en ondersteunend.

 

Wat willen we bereiken?
De bestuurlijke doelen zijn vastgelegd in het coalitieakkoord 2018-2022: ’ Samen duurzaam vooruit’.

Voor bureau Communicatie ligt er de opgave om een beweging te maken:

Van buiten naar binnen
We gaan in de opgaven uit van de behoeften en belangen van inwoners, ondernemers en andere betrokkenen. We gaan in gesprek met hen, luisteren actief naar hun signalen en spelen in op wat zij belangrijk vinden. Als het kan sluiten we aan bij hun ideeën en hun energie.

Onderbouwing op argumenten
We zijn zo transparant mogelijk over eerder genomen besluiten die het speelveld bepalen. Daarbinnen maken we expliciet welke keuzemogelijkheden we zien, wat de impact daarvan is op belanghebbenden en welke afwegingen we maken. We baseren ons op kennis uit de wetenschap, de leefwereld en onze eigen expertise. Op die manier leggen we helder uit waarom we een bepaald besluit nemen.

Communiceren over dilemma’s
We laten openlijk zien welke afwegingen we maken, in elke fase van de besluitvorming. We zijn helder over situaties waarin we te maken hebben met verschillende opvattingen en belangen van partijen in de stad. Door te laten zien hoe we omgaan met dilemma’s en door helder uit te leggen waarom we bepaalde besluiten nemen, dragen we bij aan een geloofwaardig openbaar bestuur.

Wereld van mensen
We sluiten in woord en beeld altijd aan bij waar de inwoners zich in herkennen. We gebruiken kanalen die voor hen te vinden zijn. Ons werk draait om mensen.

Focus op de maatschappelijke opgave
We ondersteunen collega’s en bestuurders om hun focus gericht te houden op de maatschappelijke opgave. Dat wil zeggen dat we niet zomaar een greep doen uit ons pakket middelen. En ook niet zomaar maken wat de opdrachtgever vraagt. We leveren maatwerk en passen daarbij –indien mogelijk en wenselijk - ook inzichten toe uit andere vakgebieden

Anderen in positie brengen
We helpen collega’s en bestuurders om in hun opgaven scherp te letten op momenten die voor belanghebbenden relevant zijn. We ondersteunen hen met advies en geschikte communicatievormen, waardoor zij zelf met verve kunnen communiceren.

 

Wat gaan we er voor doen?

Kabinetszaken/representatie
Bij bureau Communicatie is kabinetszaken/representatie belegd. De medewerker Kabinetszaken/Representatie  geeft advies en ondersteuning op het moment dat er zich een gebeurtenis voordoet die representatie verlangt richting inwoners, bestuurders, hoogwaardigheidsbekleders en/of eigen medewerkers. Ook de organisatie van Waalwijk Ontmoet, de lintjesregen, de Koninklijke en gemeentelijke onderscheidingen, het organiseren van de herdenkingsbijeenkomst op 4/5 mei, het eindejaarsgeschenk, het organiseren van de eindejaars-bijeenkomst en relatiegeschenken maken deel van uit van de werkzaamheden.

De budgetten die ingezet worden voor de uitvoering van dit representatiebeleid zijn op verschillende plaatsen in de organisatie ondergebracht. Het budget voor representatie richting medewerkers ligt bij team HRM. Voor de representatie richting en door bestuurders is het budget ondergebracht bij Concernstaf/representatie.

Bestuursondersteuning
Evenals in voorgaande jaren zullen wij de bestuurders en managers ondersteunen in hun in- en externe optredens. Ook woordvoering maakt een belangrijk deel uit van bestuurondersteuning.

Beleidscommunicatie
We ondersteunen – meer dan in de voorgaande jaren - beleidsmedewerkers communicatief op grotere projecten die zijn opgenomen in het coalitieakkoord, zoals Haven 8, insteekhaven, Museum Plus, arbeidsmigranten, GO Waalwijk en het Sportbedrijf. Dit doen we onder meer door het inzetten van de Factor C-technieken (omgevingsanalyses, kritiek-repliek sessies, communicatiestrategieën, communicatiekalender en formulering kernboodschappen), maar ook door uitvoerende werkzaamheden. Bij de keuze voor de middelen leveren we steeds maatwerk.

Als we zelf de capaciteit niet hebben, huren we als een soort ‘uitzendbureau’  derden in onder regie van Bureau Communicatie. Betaling hiervan vindt plaats door de beleidsafdeling die de benodigde capaciteit gevraagd heeft (flexibele schil).

Verder verzorgen we in 2019 schrijftrainingen voor beleidsmedewerkers. Deze trainingen wordt gegeven onder de vlag van Vanzelfsprekend Waalwijk in samenwerking met bureau Loo van Eck.

Online communicatie
In de uitvoering leggen we ook in 2019 meer accent op online communicatie. Ons uitgangspunt is digitaal, tenzij….

We zetten een online strategie op voor alle social media (Facebook, Whatapp, Instragram, Youtube, Twitter, Linkedin). We stellen een contentkalender op. We actualiseren de richtlijnen voor webcare en stellen richtlijnen op voor het gebruik van social media. We optimaliseren de inzet van de middelen. En proberen de beweging te maken van zenden naar meer interactie. Om in te kunnen spelen op gevoelens en emoties van buiten, nemen we actief deel aan gesprekken op social media. We monitoren (OBI), luisteren en reageren actief. We taggen berichten op onderwerp zodat we nog beter weten wat er buiten speelt en we daar nog beter op in kunnen spelen. We delen dit met onze beleidscollega’s en bestuurders. Ook maken we vrijwel dagelijks een overzicht van wat er speelt in de media (Wie, wat, Waalwijk) en plaatsen dat op intranet.

De website www.waalwijk.nl blijft ons belangrijkste dienstverleningskanaal. We blijven ook in 2019 doorontwikkelen en hanteren hierbij het toptakenprincipe.

Sociaal intranet vormt de basis van onze interne communicatie. Ook in 2019 gaan we intern de boer op om de mogelijkheden en best practices van intranet zichtbaar te maken.

Vormgeving
Qua vormgeving gaan we de huisstijl van de gemeente Waalwijk doorontwikkelen. Deze wordt meer in lijn gebracht met de stijl die gekozen is voor de strategische visie Waalwijk 2025. Het kleurgebruik wordt frisser en eigentijdser en de op te stellen regels in het huisstijlhandboek geven wat meer ruimte. Op deze manier willen we voorkomen dat er een wildgroei ontstaat aan eigen identiteiten en labels. 

 

Wat mag het kosten?
Zoals eerder aangegeven leggen we in 2019 een groter accent op beleidscommunicatie. Daarvoor hebben we extra handjes en geld nodig.

 

Wat zijn de indicatoren?
Uit een interne klanttevredenheidsonderzoek naar de beschikbaarheid en kwaliteit van Bureau Communicatie onder collega’s scoorden we een 7,4. Komend jaar gaan we voor een 8.

 

 

Ambitie
De gemeente Waalwijk voert een inkoop- en aanbestedingsbeleid waarbij het de relevante wet- en regel;geving naleeft en waarbij tegen zo laag mogelijke kosten kwalitatief hoogwaardige producten en diensten worden ingekocht.

 

Belangrijke kaders
Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2016

 

Wat willen we bereiken?
De inkoopprocessen worden getoetst op de beoordelingscriteria prijs- kwaliteitverhouding, duurzaam inkopen, innovatie, product-marktanalyse, onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie, ruimte geven voor lokale ondernemers en toepassen van social return.

Wat gaan we daarvoor doen?

• Realisatie van circa 80 inkoop- en aanbestedingstrajecten, waarvan 60% Europees dan wel meervoudig ondershands wordt aanbesteed. Bij 40% van de aanbestedingen wordt gegund op basis van prijs-kwaliteitverhouding en bij 60% van de trajecten worden lokale ondernemers uitgenodigd.
• Doorontwikkeling en professionalisering contractbeheer en contractmanagement binnen de inkoopfunctie
• Het E-aanbesteden verder uitrollen. Middels E-aanbesteden worden aanbestedingen volledig digitaal in de markt gezet en wordt het traject digitaal doorlopen.