Op 1 mei 2022 is de Wet open overheid (Woo) gedeeltelijk in werking getreden. Artikel 3.5 van de Woo geeft aan dat een bestuursorgaan in de jaarlijkse verantwoording verslag doet van de uitvoering ervan, mede in relatie tot de beleidsvoornemens.
De onderdelen van de Woo zijn als volgt:
- Actief openbaar maken van documenten ;
- Passief openbaar maken van documenten;
- Het op orde brengen van de informatiehuishouding.
Actief openbaar maken
De Woo stelt de verplichting aan gemeenten om 11 benoemde informatiecategorieën actief te publiceren. Deze verplichting geldt niet voor alle 11 categorieën tegelijk. Op 1 november 2024 zijn de eerste categorieën per Koninklijk Besluit verplicht gemaakt. Voor gemeente Waalwijk heeft deze verplichting geen grote impact gehad omdat we gegevens uit deze categorieën al in een eerder stadium openbaar maakten.
Passief openbaar maken
Naast het actief delen van onze informatie, is het voor iedereen mogelijk om bij gemeente Waalwijk publieke informatie op te vragen door het indienen van een Woo-verzoek. We streven ernaar om zo veel mogelijk openbaar te maken, tenzij er sprake is van een uitzonderingsgrond.
In 2024 zijn er 41 Woo-verzoeken bij de gemeente Waalwijk binnengekomen. Daarvan zijn 15 verzoeken toegekend, 4 deels toegekend, 6 afgewezen, 4 afgebroken, 2 buiten behandeling gesteld en 10 informeel afgehandeld.
Informatiehuishouding op orde
De Woo verplicht dat de digitale informatiehuishouding binnen 8 jaar – gerekend vanaf mei 2022 - op orde wordt gebracht. De VNG heeft een meerjarenplan voor gemeenten opgeleverd. Dit plan bevat o.a. een opsomming van eisen die van belang zijn om aan de wet te voldoen.
- Iedere gemeente heeft de beschikking over of is aangesloten op een e-depotvoorziening. In 2024 zijn stappen ondernomen om aan te sluiten op een e-epotvoorziening. Dit is een inspanning die doorloopt in 2025.
- Binnen iedere applicatie is de selectielijst geïmplementeerd. Dit betreft het tijdig vernietigen van informatie. Dit is een meerjarige inspanning waarbij we in 2024 de nodige stappen hebben gezet. Bij elke relevante nieuwe software is de selectielijst geïmplementeerd of zijn er afspraken gemaakt over de vernietiging van informatie.
- Iedere gemeente heeft beheer georganiseerd op emailarchivering. In 2022 is dit beleid vastgesteld.
- Iedere gemeente heeft beheer georganiseerd op tekstberichten. In 2024 is dit beleid vastgesteld.
- Iedere gemeente heeft een informatiebeheerplan (minimaal ingericht in werkprocessen, proceseigenaar, in welke applicaties welke data/documenten staat, hoe het beheer is geregeld). Wij hebben een informatiebeheerplan en blijven dit onderhouden. Dit is een doorlopende inspanning.
- Iedere gemeente hanteert een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer, zoals vastgelegd in artikel 16 van de Archiefregeling. We hebben een kwaliteitssysteem voor informatiebeheer en blijven dit uitbreiden. Dit is een doorlopende inspanning. Het Handboek Kwaliteitszorg is op 15-07-2022 vastgesteld.
- Iedere gemeente heeft een metagegevensschema vastgelegd en aan elk blijvend te bewaren informatieobject metagegevens gekoppeld. Wij hebben het metagegevensschema vastgesteld op 15-11-2022. We blijven dit ontwikkelen om te voldoen aan dan geldende standaarden en ontwikkelingen. Dit is een doorlopende inspanning.