Paragraaf Bedrijfsvoering

Inleiding

In de paragraaf Bedrijfsvoering wordt op basis van de begroting 2023 verantwoording afgelegd. De paragraaf is conform de begroting 2023 uitgesplitst naar drie thema's: Informatie, P&C/IC/Inkoop en HRM & Communicatie.

Daarnaast zijn er op basis van toezeggingen aan de gemeenteraad en nieuwe wetgeving nog enkele onderdelen toegevoegd:

Overzicht subsidieverwerving.
Verantwoording gedragscode integer handelen.
Frauderisico.
Uitwerking controleverklaring oordeel rechtmatigheid. De gemeente Waalwijk is vanaf 2023 wettelijk verplicht om het college van B&W een rechtmatigheidsverantwoording te laten geven. Daarmee wordt duidelijk in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het college dient in de jaarrekening te rapporteren over het voldoen aan drie criteria, namelijk het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. Tot en met de jaarrekening 2022 werd dit oordeel gegeven door de externe accountant bij de controle op de jaarrekening.

Ambities

Wij streven naar een efficiënte bedrijfsvoering die optimaal bijdraagt aan de ambities van Waalwijk. Bedrijfsvoeringsprocessen ondersteunen de uitvoering van de hoofdstukken en programma’s. Denk hierbij aan de inzet van personeel, financiën, informatievoorziening, organisatie en automatisering. De bedrijfsvoering is niet alleen intern gericht. Zo verwachten de Waalwijkse inwoners van een gemeente dat de kwaliteit van de dienstverlening op orde is. In deze paragraaf geven wij inzicht in de beleidsvoornemens rondom de bedrijfsvoering, voor zover daarop in de hoofdstukken en programma’s van de begroting niet nader is ingegaan.

Wij werken aan een samenwerkingsgerichte ontwikkelcultuur. De veranderingen in de maatschappij vragen om het voortdurend aanpassen van ons vakmanschap. Dat geldt vooral waar het gaat om de houding en gedrag van onze organisatie (en dus van onze medewerkers). Het is zaak dat we meer dan voorheen extern gericht zijn, dat we de gemeenteraad goed bijstaan in het vervullen van hun taken en verantwoordelijkheden en dat we snel en resultaatgericht te werk gaan. Verder gaan we inwoners, als dat al niet het geval was, snel en adequaat helpen als ze diensten van ons nodig hebben. We sturen dus aan op een intensieve samenwerking met collega’s binnen de organisatie en daarbuiten. De uitdagingen waar we voor staan vereisen een duidelijke aansturing, flexibele processen en inzichtelijke informatie.

Strategische doelen op de totale bedrijfsvoering

Wij werken samen aan een adequate manier van communiceren;
We beschikken over vitale en flexibele medewerkers die eigenaarschap tonen, zich blijven ontwikkelen en goed samenwerken;
Wij ondersteunen de teams van de gemeente Waalwijk optimaal;
We werken meer samen in de keten, in een multidisciplinair teamverband;
We streven naar een bedrijfsvoering die in control is;
We streven naar een innovatieve bedrijfsvoering, waarbij een cultuur van leren en ontwikkelen vanzelfsprekend is.

Informatie

Wat willen we bereiken?

De in de begroting 2023 geformuleerde doelstellingen voor het onderdeel Informatie zijn:

De gemeentelijke informatie is altijd optimaal beschermd, betrouwbaar en beschikbaar;
De complete informatiehuishouding is in kaart gebracht in 2025;
Het maximaal ondersteunen van de organisatie in het digitaal en zaakgericht werken;
Een data-gedreven organisatie zijn voor 2025.

Wat hebben we in 2023 gedaan?

In 2023 hebben we uitvoering gegeven aan het meerjaren ICT-plan om de bedrijfsvoering, dienstverlening en informatievoorziening te verbeteren. Monitoring en response zijn geïmplementeerd om de informatieveiligheid significant te verhogen, diverse ICT-systemen zijn gemoderniseerd en in de cloud geplaatst, waaronder de zorg- en financiële applicatie. Ook hebben we een verkenning uitgevoerd naar de inzet van artificial intelligence. De voorbereidingen zijn getroffen voor het verbeteren van de informatiehuishouding en het moderne werken met o.a. de aanbesteding van de applicatie voor digitaal en zaakgericht werken. Er zijn diverse applicaties ten voorbereiding van de Omgevingswet aangekocht, geïmplementeerd en in productie genomen. Daarnaast zijn diverse dashboards opgeleverd of voorbereid voor het inzichtelijk maken van sturingsinformatie voor onder meer duurzaamheid, ondermijning en zorg.

In 2023 waren er geen klachten rond de uitvoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Er kwamen vijf inzageverzoeken in het kader van de AVG geweest en waren er 24 datalekken, met een beperkte impact voor betrokkenen. De organisatie behaalde goede resultaten op de verschillende beveiligingsnormen voor basisregistraties en de beveiliging van Digid-toepassingen. Ten aanzien van de uitvoering van de AVG scoort de organisatie een voldoende. Er is nog ruimte voor verbetering.

P&C / Interne controle / Inkoop

Wat willen we bereiken?

De in de begroting 2023 geformuleerde doelstellingen voor het onderdeel P&C/Interne Controle/Inkoop zijn:

Een inkoop- en aanbestedingsbeleid voeren waarbij de relevante wet- en regelgeving wordt nageleefd en tegen zo laag mogelijke kosten kwalitatief hoogwaardige en duurzame producten en diensten worden ingekocht;
Elk jaar een betrouwbaar oordeel geven over de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van de kosten en opbrengsten van de gemeente;
Elk jaar een volledig digitaal en kwalitatief hoogstaand P&C-instrumentarium realiseren.

Wat hebben we in 2023 gedaan?

Planning & Control

In de begroting 2023 is als doelstelling geformuleerd om elk jaar een volledig digitaal en kwalitatief hoogstaand P&C instrumentarium te realiseren. Er is met name een verbeterslag doorgevoerd in de begroting 2024, op basis van de motie van de gemeenteraad van 7 juli 2022 bij de behandeling van de jaarrekening 2021. De belangrijkste verbeteringen zijn:

Betere aansluiting van de thema-indeling en geformuleerde doelstellingen binnen programma’s en beleidsvelden op het collegeprogramma en de door de raad reeds vastgestelde beleidsstukken.
Het eigenaarschap bij de functioneel verantwoordelijke teams is vergroot, doordat de thematische indeling, de omschrijving, doelstellingen en activiteiten vanuit de teams zijn bepaald (bottum-up).
Alle programma’s/beleidsvelden beginnen met een toelichting 'wat houdt het programma/ beleidsveld in', zodat de scope van het programma/beleidsveld duidelijk is voor de raadsleden.
Bij (nagenoeg) alle doelstellingen is minimaal één activiteit opgenomen en de activiteiten zijn zoveel mogelijk geconcretiseerd naar wat we in 2024 daadwerkelijk uitvoeren.
De indicatoren zijn niet meer in een (handmatig te vullen) Pepperflow-rapportage opgenomen, maar via een afzonderlijke begrotingsmonitor van Waalwijk in Cijfers (Zicht op Waalwijk). Deze monitor wordt voor de generieke indicatoren periodiek automatisch bijgewerkt.
Bij 'Wat mag het kosten?' is het inzicht vergroot door per beleidsveld een tabel op te nemen met de budgetverhogingen vanuit de kadernota en het financieel overzicht kan worden uitgeklapt naar totalen per product.

Bij het opstellen van de begroting 2025 wordt ingezet op een verdere ontwikkeling van proces (o.a. verantwoordelijkheden per programma/beleidsveld verbeteren, ‘scrum-achtige’ sessiedagen om de begroting 2025 te actualiseren) en inhoud (o.a. doelstellingen beter afstemmen met indicatoren, begrotingsmonitor uitbouwen tot P&C-monitor en eventueel aanvullen met meer periodiek gemeten eigen indicatoren, activiteiten nog meer SMART formuleren).

Daarnaast waren de belangrijkste activiteiten in 2023:

De 'visie in control' is opgesteld met een gewenste doorontwikkeling van het taakveld P&C in de komende jaren.
Het bestuurlijke besluitvormingsproces (college- en raadsvoorstellen) is in 2023 verbeterd en een nieuw format voor de collegevoorstellen is ingevoerd
Met en door de functioneel verantwoordelijke teams is een gemeentelijke frauderisico-analyse uitgevoerd. In een verbetertraject worden op dit moment de grootste geconstateerde risico's opgepakt.
We hebben een nieuwe notitie ‘projectmatig werken’ opgesteld. Deze zal in 2024 ter besluitvorming worden voorgelegd.
Bij de verdere doorontwikkeling van de P&C-producten is een belangrijk speerpunt om de doelstellingen en activiteiten meer te richten op het effect (outcome) in plaats van alleen wat we gaan doen/hebben gedaan (output).

Verbijzonderde interne controle

Ten behoeve van uniformering van het IC framework (werkwijze, procesgang) en ondersteuning bij de rechtmatigheidsverantwoording is in 2022 een softwarepakket (Key2control) aangeschaft en procesgewijs gestart met de implementatie. In 2023 zijn we hiermee verder gegaan. Van de belangrijkste financieel materiële processen zijn middels teamsessies de knelpunten van de diverse processen in kaart gebracht en verbetertrajecten uitgezet. Door monitoring bewaken we de voortgang van de verbeteracties.
Op basis van het Kaderplan Interne Controle 2023 zijn alle benoemde processen in het jaarplan VIC gecontroleerd. Daarnaast zijn extra processen getoetst voortvloeiende uit de opgestelde frauderisicoanalyse. Dit omdat 2023 het eerste jaar is dat de rechtmatigheidsverantwoording door het college van B&W wordt afgegeven. In 2023 zijn enkele afwijkingen geconstateerd. Deze afwijkingen worden nader toegelicht in deze paragraaf onder 'Uitwerking verantwoording over rechtmatigheid'.

Inkoop / Contractbeheer en contractmanagement

In 2023 heeft Inkoop een groot aantal inkooptrajecten uitgevoerd, in samenwerking met de verschillende teams. Een overzicht van de afgeronde inkooptrajecten in 2023 is hier beschikbaar.
De werkwijze ten aanzien van de halfjaarlijkse spendanalyse is 2023 verder verfijnd en de daaropvolgende accountgesprekken zorgen ervoor dat de grip op de uitgaven wordt verhoogd, de aanbestedingskalender actueel en compleet blijft en de risico’s van onrechtmatigheden in een vroeg stadium worden gezien en beheerst. Door consequent uitvoering te geven aan het gemeentelijk inkoopbeleid verlopen inkooptrajecten volgens een gestructureerd proces waarbij gestart wordt met een uitgebreide behoeftebepaling met aandacht voor prijs, kwaliteit en duurzaamheid. Vervolgens wordt de aanbesteding georganiseerd waarin de leverancier wordt geselecteerd die qua prijs/kwaliteit het beste aansluit bij de behoefte van de gemeente. Tenslotte wordt tijdens de uitvoering van de overeenkomst gelet op de kwaliteit van de geleverde prestatie en mogelijke innovaties in de markt of ontwikkelingen op het gebied van duurzaamheid.
Voor wat betreft dit laatste, actief contractmanagement, heeft een cluster Inkoop met name een actieve rol gespeeld in het registreren, bijhouden en wijzigen van contractregistraties en het tijdig signaleren bij noodzakelijke acties, het zogenoemde contractbeheer. Contractmanagement is op dit moment nog decentraal georganiseerd bij de teams. De behoefte vanuit de teams om hier vanuit inkoop een centrale rol in te spelen wordt onderkend en instrumenten zijn ontwikkeld om de teams hierbij te ondersteunen. In geval van indexeringsverzoeken of bij incidentele conflictsituaties bij de uitvoering van de overeenkomst, speelt Inkoop een adviserende of zelfs leidende rol.

HRM, organisatieontwikkeling & communicatie

Wat willen we bereiken?

De in de begroting 2023 geformuleerde doelstellingen voor het onderdeel HRM, Organisatieontwikkeling & Communicatie zijn:

10% meer beeldende communicatie t.o.v. tekstuele, in intern- en extern gebruik voor 2025;
10% meer doelgroep specifiek communiceren via social media i.p.v. via traditionele middelen voor 2025;
Tweejaarlijks uitvoeren klanttevredenheidsonderzoek met een toename in 2025 van gemiddelde score 7,5 naar 8 over de ondersteunende diensten;
60% van de medewerkers maakt gebruik van de Waalwijk Academie in 2025;
30% van de medewerkers gebruikt een intern mobiliteitsinstrument (stage, detachering, HR marktplaats) in 2025;
75% actieve inzet van de Ynnovators voor meer innovatie in onze organisatie vanaf 2022 en groei naar optimaal gebruik toolkit in 2025.

Wat hebben we in 2023 gedaan?

HRM en Organisatieontwikkeling

De Waalwijk Academie is hét platform in het kader van ons onboardingsprogramma. Dit platform wordt daarnaast goed gebruikt als het gaat om interne cursussen en trainingen te verzorgen. Inmiddels is het platform uitgebreid met inhoudelijke online-trainingen (via GoodHabbitz). Voor alle medewerkers is het een bekend platform. In die zin is de doelstelling gehaald. De komende jaren wordt ingezet op het optimaliseren van het platform.

Voor wat betreft het interne mobiliteitsinstrument heeft dit geleid tot een aantal successen, waarbij medewerkers intern zijn doorgestroomd. Ondanks deze successen heeft het instrument niet geleid tot veel mobiliteit. Vanwege de grote hoeveelheid werk, de krapte op de arbeidsmarkt en de hoge ambities, is mobiliteit op gespannen voet komen te staan met stabiliteit. Voor de korte termijn geeft stabiliteit rust in de teams, maar op de langere termijn heeft dit waarschijnlijk een negatief effect op de werknemerstevredenheid in relatie tot doorgroeimogelijkheden. Daarom wordt ingezet op het maken van een strategische personeelsplanning. Voor nu is de doelstelling niet gehaald.

De inzet van Ynnovators om vraagstukken op te lossen is op gespannen voet te komen staan met werkdruk. Er zijn nog vijf actieve Ynnovators actief binnen de gemeente die worden nog nauwelijks ingezet. Voor nu is de doelstelling niet gehaald.

Communicatie

In 2023 heeft team Communicatie gewerkt aan het vergroten van de beeldende communicatie ten opzichte van tekstuele communicatie (zowel intern als extern) en meer doelgroepspecifiek communiceren

Dan gaat het om online communicatie, maar ook in de traditionele communicatiemiddelen, zoals de gemeentepagina, folders, brochures, beleidsnota’s zien we een verschuiving. Ook daarin worden nu veel vaker beelden in opgenomen of infografics, die in één oogopslag duidelijk maken wat er bedoeld wordt. Voor het inwonerjaarverslag in Weekblad Waalwijk hebben we het afgelopen jaar een alternatief gevonden. We hebben filmpjes opgenomen van alle leden van het college en hen kort laten terugblikken op 2023. Ook vertelden zij wat er voor hen op de rol staat voor 2024. Deze filmpjes zijn begin 2024 verspreid via social media.

Social media zijn populair en een groot deel van de inwoners van gemeente Waalwijk is via deze platformen te bereiken. Een voordeel van social media is dat we zelf het verspreidingsgebied en de doelgroep kunnen bepalen, en dus gerichter kunnen focussen. Een ander voordeel is dat de inwoner snel kan reageren op een door ons gepost bericht, maar wij ook op berichten van anderen. Een snelle vorm van interactie. Social media kennen bepaalde voorwaarden: weinig tekst, veel beeld.[MB1]
De inzet van social media draagt voor ons bij aan de communicatie met de buitenwereld, onze inwoners. Onze doelgroep volgt ons niet voor niets. Ze hebben interesse in wat we doen, de producten en diensten die we leveren. Het is daarom belangrijk om precies datgene te delen waar de doelgroep op zit te wachten. Daarnaast kunnen de gebruikers op social mediakanalen ook contact opnemen als zij een vraag of klacht hebben. En natuurlijk is social media de plek om het allerlaatste nieuws te delen. Een actievere inzet van social media stelt ons in staat om meer doelgroepspecifiek te communiceren. Voor met name Facebook, LinkedIn en Instragram hebben we een contentstrategie.

Vrijwel iedere dag wordt er brieven, nota’s, persberichten en e-mails verstuurd met de gemeente als afzender. Wij hechten al jaren veel waarde aan de begrijpelijkheid van onze schriftelijke communicatie. Zeker richting onze inwoners. In 2019 hebben we bureau Loo van Eck ingeschakeld om de gemeente Waalwijk te helpen bij Duidelijke Taal. We hebben de afgelopen vier jaar taalcoaches opgeleid, een schrijfwijzer ontwikkeld en een intranetgroep rond Duidelijke Taal aangemaakt. In 2023 hebben we 40 taaltrainingen georganiseerd voor collega’s. Ook hebben we het aantal licenties voor de tool Klinkende taal verdubbeld: van 100 naar 200. Dit is een handig hulpmiddel om snel teksten te controleren en te verbeteren in Word.

Personele lasten 2023 (inclusief inhuur)

In onderstaande tabel zijn de personeelslasten, incl. inhuur, opgenomen.

2023	Budgetten personeel	Werkelijke kosten/baten	Bruto resultaat
Personeelslasten	30.507.440	29.451.202	1.056.238
Totaal personeelslasten (a)	30.507.440	29.451.202	1.056.238
Inhuur	10.103.697	11.050.894	-947.197
Totaal inhuur (b)	10.103.697	11.050.894	-947.197
Vergoedingen personeel	-84.615	-84.492	-123
Totaal inkomsten derden (c)	-84.615	-84.492	-123

Res. pers.In incl. inhuur (a + b + c)	40.526.522	40.417.604	108.918

Als gemeente zetten we in op een gezonde balans tussen vaste medewerkers en tijdelijke inhuurkrachten. Inhuur zetten we bij voorkeur in op tijdelijke extra opgaven óf om tijdelijk werk op te vangen (bijv. bij ziekte).
De afgelopen jaren blijkt dat we vaker moeten terugvallen op inhuurkrachten. De krappe arbeidsmarkt speelt een rol: voor veel vacatures die we uitzetten kunnen we geen geschikte kandidaten vinden. Niet omdat we geen marktconform salaris bieden, maar omdat er te weinig goed aanbod is. Bedrijfsleven en overheid vissen allemaal in dezelfde vijver.

De afgelopen jaren zijn meer taken en opgaven naar de gemeenten toe gekomen en er is veel ingezet op de uitvoering van ambities. Dit heeft er overall toe geleid dat er meer personele capaciteit nodig was.
Vaak is dan maar incidenteel budget beschikbaar. In veel gevallen zijn we om financieel-technische redenen (geen structurele dekking voor de formatie) aangewezen op inhuur. We zoeken hier overigens wel de verantwoorde grenzen op door medewerkers in vaste dienst te nemen, ook al is de dekking incidenteel. Dit doen we als we zien dat incidentele budgetten een structureel karakter krijgen. Zo zien we in het sociaal domein vaak dat vanuit verschillende programma’s of beleidsopgaven het Rijk jaar in jaar uit incidenteel geld beschikbaar stelt.

De begroting voor inhuur bestaat uit twee delen. Enerzijds de beschikbare middelen voor projecten en specifieke (incidentele) opgaven, anderzijds de omzetting van salarisbudget naar inhuur, wanneer (moeilijk vervulbare) vacatures worden ingevuld door inhuur. De overschrijding op inhuur wordt volledig veroorzaakt door inhuur op specifieke projecten, waarbij de begroting niet specifiek is verdeeld naar verschillende kostensoorten. In feite is hier dus geen sprake van een overschrijding van het inhuurbudget. Het inhuurbudget is immers een onderdeel van het totaalbudget, en dat is niet overschreden.

Subsidieverwerving

Onderstaande tabel geeft een overzicht van de subsidiebedragen, die in 2023 zijn ontvangen, van andere instanties dan het Rijk.

Overheids instantie	Subsidieregeling	2023
Provincie Noord-Brabant	Mensgerichte maatregelen	51.354
Provincie Noord-Brabant	Projectsubsidie gebiedstransformatie binnenstad Waalwijk	87.500
Provincie Noord-Brabant	Natuur in de wijk Waalwijk	19.988
Centraal Orgaan opvang asielzoekers	Hotel en Accommodatie Regeling (HAR)	754.800
Gemeente Heusden	Hotel en Accommodatie Regeling (HAR)	133.200
Gemeente Tilburg	Ontwikkelingsgerichte arbeidsmatige dagbesteding	77.714
Provincie Noord-Brabant	SP3 Verduurzaming monument en zwembad	40.000
Provincie Noord-Brabant	SP3 Uniforme aanbesteding	20.000
Provincie Noord-Brabant	Green Deal Grote Oogst gemeente Waalwijk	250.000
Provincie Noord-Brabant	Kwaliteitsverbetering fietsvoorzieningen Burgemeester Smeelelaan	34.845
Totaal		1.469.401

De subsidies van het Rijk zijn Specifieke Uitkeringen en worden verantwoord via de SISA-bijlage bij deze jaarrekening, of toegelicht in het onderdeel "toelichting op de balans" , bij de
vooruitontvangen posten. Ook de ontvangen bedragen van andere instanties die via de SISA-bijlage verantwoord worden, zijn niet opgenomen in deze tabel.

Verantwoording gedragscode integer handelen

Verantwoording toepassing gedragscode integer handelen burgemeester en wethouders

Hieronder wordt een toelichting gegeven op de wijze waarop wij in 2023 de gedragscode integer handelen hebben toegepast.

Belangenverstrengeling en aanbesteding
Jaarlijks wordt er een opgave gedaan van financiële belangen van de bestuurders. Als daar sprake van is, wordt dat gemeld op de gemeentelijke website. Binnen het college wordt open en transparant gesproken over mogelijke ‘gevoelige’ samenwerkingsrelaties. Indien nodig worden er passende besluiten genomen om iedere schijn van belangenverstrengeling tegen te gaan. In 2023 was dit niet aan de orde.

Nevenfuncties
Een overzicht van nevenfuncties wordt openbaar gemaakt op de website. Het onderwerp wordt besproken in het college als dat van toepassing is.

Informatie
Binnen het college worden vertrouwelijke stukken en thema’s ook vertrouwelijk gehouden. De agenda is hier ook op ingericht. Bij twijfel worden hier expliciete afspraken over gemaakt. In 2023 zijn geen situaties bekend waarbij hier niet zorgvuldig in is gehandeld.

Geschenken en giften
Bestuurders zijn bekend met de regeling. Alle geschenken en giften worden door het secretariaat per bestuurder geregistreerd, ongeacht de waarde die het betreft. Een overzicht van de geschenken en giften hier (document: Geschenken college 2023).

Uitgaven en declaraties
Bestuurders zijn bekend met de regels. Via het secretariaat worden de declaraties ingediend, daarna gecontroleerd door HRM en geaccordeerd door de algemeen directeur. Een overzicht van de declaraties wordt per kwartaal openbaar gemaakt via de website. Kosten voor representatie worden eveneens gedeclareerd en via het secretariaat ingediend. Na akkoord van de algemeen directeur wordt een overzicht jaarlijks op de website geplaatst.

Gemeentelijke voorzieningen
Bestuurders hebben een bruikleenovereenkomst gesloten voor het zakelijk gebruik van gemeentelijke voorzieningen.

Reizen buitenland
Bestuurders zijn bekend met de regeling. In 2023 hebben er drie buitenlandse reizen plaatsgevonden:

Wethouder Spierings is naar London en Brno geweest;
- Reis Londen
- Reis Brno
Wethouder Odabasi is in Brussel geweest.
- Reis Brussel

Integriteitstoets
De integriteitstoets heeft plaatsgevonden voor alle bestuurders.

Frauderisico

De gemeente Waalwijk wil een betrouwbare en geloofwaardige organisatie zijn voor burgers, medewerkers, ondernemers, partners en opdrachtgevers. Frauderisicomanagement is onderdeel van integriteitsbeleid.
Onder fraude verstaan we een vorm van bedrog waarbij je jezelf of een ander bevoordeelt middels onrechtmatig handelen. Ook misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) moet aandacht krijgen. M&O kan vanuit twee perspectieven worden benaderd, te weten burgers die misbruik/ oneigenlijk gebruik maken van regelingen etc. EN de mogelijkheid die de organisatie biedt om fraude/ misbruik/ oneigenlijk gebruik te plegen.

Wat hebben we gedaan in 2023?

In 2022 is het plan van aanpak frauderisico-analyse opgesteld. In 2023 is uitvoering gegeven aan dit plan van aanpak.
We hebben ruim 80 risico’s in kaart gebracht middels frauderisicokaarten en deze zijn samen met de teams (proceseigenaar) ingevuld ongeacht of er beheersmaatregelen getroffen zijn. Het betreft hier in kaart brengen van de bruto risico’s die de gemeente Waalwijk loopt.
Per risico is een inschatting gemaakt van de kans dat het risico zich voordoet en de impact die het risico heeft.
Door de teams (proceseigenaar) is aangegeven welke beheersmaatregelen getroffen zijn om de geconstateerde risico’s te mitigeren.
Inzichtelijk is gemaakt voor welke risico’s nog onvoldoende beheersmaatregelen zijn getroffen. Op deze risico’s zijn verbeteracties uitgezet en de risico’s zijn betrokken bij het uitvoeren van (aanvullende) verbijzonderde interne controles.
De applicatie Key2control is in 2022 aangekocht ten behoeve van interne controle en rechtmatigheid; het is een kwaliteitsbeheerssysteem. In 2023 is verder gegaan met de implementatie van de applicatie. De teams zijn als proceseigenaren nauw betrokken bij de implementatie.
In 2023 zijn meet behulp van de applicatie Key2control eerst de processen uit het sociaal domein (Wmo en Jeugd) m.b.t. fraude (integriteit en misbruik en oneigenlijk gebruik) tegen het licht gehouden. Daarna hebben we de processen, crediteuren, debiteuren, financieel beheer, grondexploitaties, inkoop & aanbesteding en subsidiebeheer doorgelicht.
Het fraudebeleid van de gemeente Waalwijk wat verankerd zit in verschillende beleidsnotities en in het personeelshandboek is in kaart gebracht, onderverdeeld naar beleid ten aanzien van preventie, detectie en respons.

Over 2023 zijn het college op basis van de huidige informatie geen indicaties bekend van fraude of onrechtmatig handelen binnen de gemeente Waalwijk die een signaal vormen voor fraude in materiële zin.

Met de ontwikkeling van het frauderisicomanagement hebben we een belangrijke stap gezet in het voorkomen van fraude en misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen binnen onze gemeente. Zowel door burgers als door eigen medewerkers. De analyse heeft duidelijk gemaakt dat we voldoende beheersmaatregelen getroffen hebben ter voorkoming van fraude en misbruik en oneigenlijk gebruik, maar dat continue aandacht voor dit onderwerp essentieel blijft. We zullen daarom ten minste één maal per jaar alle geconstateerde risico’s en genomen beheersmaatregelen blijven toetsen om mogelijke malversaties tot een minimum te beperken.

Uitwerking verantwoording over rechtmatigheid

Verantwoordingscriteria Rechtmatigheid

In de jaarrekening legt het college verantwoording af over negen criteria van rechtmatigheid. De eerste zes criteria, die betrekking hebben op getrouwheid en óók onderdeel zijn van rechtmatigheid, komen tot uitdrukking in de balans en het overzicht van baten en lasten. De drie specifieke rechtmatigheidscriteria komen tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording en betreffen het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium.
Onderstaande afbeelding geeft dit grafisch weer.

Een en ander wordt hieronder nog kort toegelicht.

Voorwaardencriterium:

Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. In het door het Auditcomité vastgestelde normenkader 2023 voor de jaarrekening 2023 is alle externe wetgeving en interne regelgeving per product opgenomen.

In de 1e lijn (binnen de teams) is in eerste instantie geregeld dat de actuele wet- en regelgeving wordt gebruikt, bijvoorbeeld het invoeren van de juiste tarieven 2023 wordt collegiaal gecontroleerd binnen teams. Daarnaast wordt bij de Verbijzonderde Interne Controle ook gecontroleerd of de juiste wet- en regelgeving is toegepast bij de betreffende processen.

In het kader van de rechtmatigheidsverklaring 2023 is ook dit jaar prioriteit gesteld aan de steekproefsgewijze controles op de inkooptrajecten 2023. Sinds 2021 maken we bij de spendanalyse gebruik van het dashboard van inkoop, die meer inzicht geeft op de uitgaven per crediteur.

Begrotingscriterium:

Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). Uitgangspunt is het niveau waarop de raad de budgetten in de begroting en bij investeringen geautoriseerd heeft. In de begroting zijn de bedragen voor de lasten en baten vermeld die door de raad zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de juiste investering, het toereikend zijn van het begrotingsbedrag, alsmede het begrotingsjaar van belang zijn.

Afwijkingen van de begroting (exploitatie en investeringen) (beleidsmatig en/of financieel) moeten geautoriseerd worden door de raad. Hiermee wordt toestemming gevraagd voor het te realiseren beleid en voor de besteding van het benodigde bedrag. Begrotingswijzigingen moeten volgens de Gemeentewet tijdens het jaar zelf nog door de raad worden vastgesteld. In Waalwijk is dit in 2023, evenals de voorgaande jaren, juist uitgevoerd.

In de Financiële jaarrekening 2023, onderdeel Analyse begrotingsafwijkingen is een nadere toelichting opgenomen van de begrotingsafwijkingen. Hierbij is aangegeven dat de overschrijding op beleidsveld 8 niet onrechtmatig is gelet op eerdere besluitvorming hierover door de raad en anderzijds omdat de uitgaven geheel passen binnen het door de raad uitgezette beleid.

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium:

Onder misbruik wordt verstaan:
Het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen.

Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan:
Het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan.

Binnen de gemeente Waalwijk worden zowel preventieve als controlerende acties uitgevoerd om het misbruik en oneigenlijk gebruik tegen te gaan. Preventief zijn de acties vooral gericht op het integer handelen van de ambtelijke organisatie. Daarnaast wordt binnen de administratieve organisatie met name ingezet op relevante functiescheiding en het 4-ogen principe om de kans op misbruik en oneigenlijk gebruik zoveel mogelijk te beperken. Daarnaast wordt vanuit de Verbijzonderde Interne Controle bij de controle op de processen achteraf ook getoetst of regelgeving juist is toegepast met het juiste doel en de strekking daarvan.

In 2023 is daarnaast gestart om de Frauderisicobeheersing binnen de gemeente Waalwijk meer systematisch op te pakken. Ten behoeve van uniformering van het IC framework (werkwijze, procesgang) en ondersteuning bij de rechtmatigheidsverantwoording is in 2022 een softwarepakket (Key2control) aangeschaft en procesgewijs is in 2022 gestart met de implementatie. In 2023 zijn meer processen verder uitgewerkt. Dit proces is nog niet afgerond en zal ook nog in 2024 zijn beslag krijgen.

In 2023 zijn geen bijzonderheden ten aanzien van misbruik en oneigenlijk gebruik geconstateerd.

Aanvullende informatie financiële rechtmatigheid

In deze paragraaf lichten we de geconstateerde rechtmatigheidsafwijkingen boven de € 75.000 toe.

De geconstateerde afwijkingen betreffen:
Begrotingsonrechtmatigheid, maar past binnen het bestaande beleid
Overschrijding lasten beleidsveld 8 Volkshuisvesting, RO en stedelijke vernieuwing € 4.376.000

Voorwaardencriterium
Inkopen ten onrechte niet Europees aanbesteed € 555.000
Ten onrechte geen korting op subsidieaanvraag toegepast € 41.000
Totaal voorwaardencriterium € 596.000

Onderstaand zijn de afwijkingen verder uitgewerkt naar soort rechtmatigheidsafwijking en of deze wel of niet doorwerken naar de rechtmatigheidsverantwoording.

De onderstaande bedragen zijn * € 1.000.

De geconstateerde afwijkingen betreffen:
Begrotingscriterium
1A. Overschrijding lasten programma’s			4.376
1B. Overschrijding investeringsbudgetten (kredieten)			0
2. Ongeautoriseerde reservemutaties			0
3.Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan de raad zijn gemeld			0
Totaal begrotingsonrechtmatigheden			4.376
4. Totaal van de begrotingsonrechtmatigheden (van onderdeel 1 en 2) dat past binnen het vooraf vastgestelde beleid en daarmee vooraf als acceptabel is geduid			4.376
5. Resterend saldo aan begrotingsonrechtmatigheden			0
Voorwaardencriterium
- Inkopen ten onrechte niet Europees aanbesteed			555
- Ten onrechte geen korting op subsidieaanvraag toegepast			41
Saldo aan afwijkingen voorwaardencriterium			596
M&O criterium
Geen bevindingen			0
Saldo aan afwijkingen M&O criterium			0
Totaal van onrechtmatigheden			596

Verantwoordingsgrens
Realisatie uitgaven jaarrekening 2023 (inclusief mutatie reserves)	213.425
% vaststellingsgrens door raad	3%
Vastgestelde verantwoordingsgrens		6.403

De conclusie is dat het totaal van de onrechtmatigheden (596 N) valt binnen de vastgestelde verantwoordingsgrens (6.403).

Conform artikel 11 lid 3 van de financiële verordening gemeente Waalwijk 2023 worden enkel geconstateerde afwijkingen groter dan € 75.000 nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Dit betekent dat we niet nader ingaan op de korting op een subsidieaanvraag.

Totaal van de begrotingsonrechtmatigheden dat past binnen het vooraf vastgestelde beleid en daarmee vooraf als acceptabel is geduid, zoals vastgelegd in artikel 13 van de financiële verordening. Deze worden conform financiële verordening artikel 13 lid 5 niet in deze paragraaf toegelicht, maar wordt verwezen naar de toelichting opgenomen in het programmaverslag bij de programma's en beleidsvelden.

In 2023 is een drietal onrechtmatigheden geconstateerd van in totaal € 555.000. Het betreft hier twee aanbestedingen uit voorgaande jaren, die jaarlijks doorwerken tot het moment dat de contracttermijn verstreken is of een nieuwe aanbesteding heeft plaatsgevonden.

Dat zijn:

De aanbesteding van Parkmanagement ad € 407.000 (uit voorgaande jaren);
De aanbesteding van print- en mailservice ad € 52.000 (uit voorgaande jaren);
Verlenging inhuurcontract proces- en projectmanagement ad € 96.000 (nieuw).

Acties ter voorkoming geconstateerde onrechtmatigheden in de toekomst

De bovenstaande onrechtmatigheden in de jaarrekening 2023 zijn hieronder nader uitgewerkt om te voorkomen dat de onrechtmatigheid in 2024 nog steeds zullen al voortduren.

Deze onrechtmatigheid is in de loop van 2022 geconstateerd bij de controle van de jaarrekening 2021 en deze fout is doorgelopen in 2023. Eind 2022 is het alleenrecht gevestigd wat gold als basisvoorwaarde voor Parkmanagement waardoor zij nu formeel aangemerkt kunnen worden als aanbestedende dienst. Echter dienen zij nog een aparte B.V. op te richten, diens statuten door de gemeente te laten toetsen en te reageren op de conceptovereenkomst. Pas als dit is gebeurd is de onrechtmatigheid verholpen. Hierover zal met Parkmanagement het gesprek worden gevoerd. De verwachting is dat dit in 2024 wordt opgelost.
Eind 2022 is de aanbesteding voor print- en mailservice opnieuw opgestart en op 1 juli 2023 is het nieuwe contract ingaan. Onrechtmatigheid derhalve tot 30 juni 2023 en is inmiddels opgeheven.
In 2023 is ten onrechte een contract verlengd waarbij alle contractuele verlengingstermijnen al verbruikt waren. Eind 2023 heeft een nieuwe aanbesteding via DAS plaatsgevonden, waardoor de geconstateerde onrechtmatigheid is opgeheven. Onrechtmatigheid is derhalve alleen van toepassing voor de periode van verlenging 2023.