Paragraaf 5. Bedrijfsvoering

Werken aan een stabiel en wendbaar fundament voor de opgaven van de gemeente Waalwijk

De bedrijfsvoering van onze organisatie fungeert als stabiel fundament waarop de opgaven van de gemeente Waalwijk gerealiseerd dienen te worden. Wendbaarheid is hiervoor essentieel. Bepalend is dus in hoeverre bedrijfsvoering in staat is mee te bewegen met de opgaven die er liggen. Eerder hebben we al geconstateerd dat we op dit vlak een slag te slaan hebben. Onze systemen, capaciteit en processen vragen een kritische blik om mee te kunnen met de uitdagingen die er liggen.

Om hier meer focus op te krijgen zijn alle bedrijfsvoeringsteams samengevoegd in het domein Bedrijfsvoering en Dienstverlening. Deze stap zorgt voor meer focus, een betere afstemming en meer denkkracht. Hierbij stellen we leidende principes vast voor bedrijfsvoering die bepalend zijn voor de werkzaamheden die we uitvoeren.  Belangrijke uitgangspunten hierbij zijn:

•    Wij streven naar een efficiënte bedrijfsvoering die optimaal bijdraagt aan de ambities van Waalwijk

Bedrijfsvoeringsprocessen ondersteunen de uitvoering van de hoofdstukken in het programma Duurzaamheid en de beleidsvelden . Denk hierbij aan de inzet van personeel, financiën, informatievoorziening, organisatie en ICT. De bedrijfsvoering is niet alleen intern gericht. Zo verwachten de Waalwijkse inwoners bijvoorbeeld van een gemeente dat de kwaliteit van de dienstverlening op orde is. Een goed georganiseerde bedrijfsvoering is hiervoor een belangrijke randvoorwaarde, evenals het 'in control' zijn. 

•    Wij werken aan een samenwerkingsgerichte ontwikkelcultuur

De veranderingen in de maatschappij vragen om het voortdurend aanpassen van en bijblijven in ons vakmanschap. In het bijzonder als het gaat om houding en gedrag van onze organisatie en dus van onze medewerkers. Het is zaak dat we meer dan voorheen extern gericht zijn, dat we de gemeenteraad goed bijstaan in het vervullen van hun taken en verantwoordelijkheden en dat we snel en resultaatgericht te werk gaan. Verder helpen we inwoners snel en adequaat als ze diensten van ons nodig hebben en sturen we aan op een intensieve samenwerking met collega’s binnen de organisatie en daarbuiten. De uitdagingen waar we voor staan vereisen een duidelijke aansturing, flexibele processen en inzichtelijke informatie.

 Om bovenstaande ambities te realiseren ligt de focus in 2025 op de volgende bedrijfsvoering thema’s:

• Verbeteren van integraal samenwerken;
• Het verder op orde brengen van de basis;
• Het zijn van een aantrekkelijke werkgever;
• Het up-to-date houden van onze ICT-omgeving zodat onze processen adequaat worden ondersteund;
• Voldoen aan de eisen van informatiebeveiliging en privacy;
• Doorontwikkelen van datagedreven werken als ondersteunend instrument voor beleid;
• Verbeteren van interne beheersing en rechtmatigheid;
• Adequate managementinformatie en informatievoorziening.

Control

Binnen de gemeente Waalwijk hebben we een Visie op Control opgesteld. Deze visie is het uitgangspunt voor de invulling van control.

Control gaat over de interne beheersing van de organisatie. Wordt de organisatie goed bestuurd en hebben we de processen en de uitvoering van de plannen en activiteiten onder controle. Onze organisatie is 'in control' wanneer de activiteiten, plannen, processen en projecten  bijdragen aan de realisatie van onze beleidsdoelstellingen en hun maatschappelijk effect, zodanig dat er geen grote onverwachte verrassingen zullen optreden. Dit betekent dat we de risico’s onderkennen en maatregelen nemen om de risico’s te beheersen.
Omdat we als overheidsorganisatie gefinancierd worden met maatschappelijk geld mag van onze gemeente verwacht worden dat onze prestaties doelmatig en doeltreffend zijn. En dat we ons houden aan wet- en regelgeving.

Om onze gestelde beleidsdoelen te realiseren zal een vloeiend proces ontwikkeld dienen te worden dat continue monitort, evalueert en bijstelt. In de gemeente Waalwijk hebben we dat als volgt vorm gegeven:

 
‘In control zijn’ betekent dus voor ons niet alleen beheersen: maar beter besturen: meer leren dan controleren!

Visie op Control

Met de gemeenteraad hebben we afgesproken dat we bepaalde doelstellingen bereiken. Dit doen we voor onze inwoners. Control inspanningen dragen bij aan de realisatie van deze doelstellingen. We zijn in staat om als organisatie alle risico’s binnen de processen te onderkennen die de realisatie van de doelstellingen in gevaar brengen. 

We maken hierbij een bewuste afweging of we het risico accepteren, verzekeren of afdekken met diverse beheersmaatregelen. Hierbij speelt een kosten/baten analyse een belangrijke rol.

De control inspanningen hebben een toegevoegde waarde voor de organisatie en daarmee ook voor de gemeenteraad en onze inwoners. Vanuit de intrinsieke motivatie werken we effectief en efficiënt en hebben we de interne beheersing op orde. We doen dit voor ons zelf, het college, de raad en onze inwoners en niet voor externe partijen zoals de accountant.

Het afdelingshoofd is integraal verantwoordelijk voor de uitvoering en beheersing van zijn processen. Ieder afdelingshoofd zorgt ervoor dat de processen binnen zijn afdeling up-to-date zijn en dat de risico’s periodiek worden geactualiseerd. Hierbij wordt hij/zij ondersteund door het team Concern & Strategie (CSTR) en de concerncontroller.

Voor het sturen en beheersen van de processen heeft het afdelingshoofd volledige en tijdige managementinformatie nodig. Op basis van deze managementinformatie kan het afdelingshoofd de juiste beslissingen nemen.

 

Hoe organiseren we control in de Waalwijk?

De basis voor control is het 'Three Lines Model’. Dit model helpt ons om structuren en processen in kaart te brengen, die bijdragen aan het realiseren van de doelstellingen en die een sterke governance en risicomanagement faciliteren.

Dit model is net zoals de planning en control cyclus bij de gemeente Waalwijk gebaseerd op het plan, do, check en act principe. De rapportering vindt dan ook plaats in de planning en control producten van de gemeente Waalwijk.

 

Invulling ‘Three-lines’ binnen de gemeente Waalwijk

Voor de gemeente Waalwijk geven we hier op onderstaande wijze invulling aan:                                               

                                                                                         
De 1e lijn (lichtblauw, binnenring), de binnencirkel is het management. Het management op de diverse organisatieniveaus is dus ook primair verantwoordelijk voor de goede sturing en beheersing van de organisatie, voor het managen van de risico’s die met de bedrijfsvoering samenhangen en voor de volledigheid en betrouwbaarheid van de verantwoordingsinformatie.

De 2e lijn (middelste ring) bestaat uit de functionarissen die geen directe management-verantwoordelijkheid hebben, maar het lijnmanagement ondersteunen op diverse gebieden: THRM, TFIN, TICT, TBIF, CSTR, kwaliteitsmedewerkers binnen de teams, Chief Information Security Officer (CISO)/ Functionaris Gegevensbescherming (FG) en Security & Privacy Officer (SPO). Zij helpen en ondersteunen de 1e lijn bij de beheersing van de diverse processen.

De 3e lijn (donkerblauw, buitenste ring) bestaat uit de medewerkers die de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) uitvoeren en de 213a onderzoekers. De VIC maar ook de medewerkers P&C vallen onder team Concern & Strategie (CSTR) en de concerncontroller stuurt dit team aan. De strategen vallen ook onder team CSTR maar worden aangestuurd door de algemeen directeur. Daarnaast is CSTR ook verantwoordelijk voor de 213a-onderzoeken en opereert daarmee gedeeltelijk in de 2e lijn en gedeeltelijk in de 3e lijn. De CISO en FG hebben ook een onafhankelijke controlerende rol en vallen daarmee ook gedeeltelijk in de 2e lijn als de 3e lijn. In de gemeente Waalwijk is dit een gecombineerde functie.

De 4e lijn bestaat uit (veel) externe partijen die onderzoek doen of controles uitvoeren, bijvoorbeeld accountants, rekenkamercommissie en de Belastingdienst. Deze controles worden niet vanuit de organisatie aangestuurd, vinden vooral achteraf plaats en zijn daarmee geen onderdeel van de interne beheersing. De uitkomsten van deze onderzoeken en controles geven ook een beeld over de mate van interne beheersing van de organisatie.

 

Rechtmatigheidsverantwoording
Vanaf 2023 zijn gemeenten verplicht om in de jaarrekening een rechtmatigheidsverantwoording op te nemen. Hiermee legt het college eigenstandig verantwoording af over de naleving van de geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening. De gemeente Waalwijk streeft ernaar om in de toekomst een volledige ‘In Control Statement’ op te nemen in de jaarrekening. Maar eerst richten we ons op het versterken van de basis ter ondersteuning van de rechtmatigheidsverantwoording.