Paragraaf Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering algemeen

Terug naar navigatie - Bedrijfsvoering algemeen

In de paragraaf Bedrijfsvoering wordt op basis van de begroting 2021 verantwoording afgelegd over de bedrijfsvoeringsactiviteiten, die in 2021 zijn uitgevoerd. De paragraaf Bedrijfsvoering is conform de begroting 2021 uitgesplitst naar drie thema's, namelijk Informatie, P&C/IC/Inkoop en HRM & Communicatie. Daarnaast is een onderdeel opgenomen met betrekking tot Subsidies. Tenslotte is een afzonderlijk onderdeel opgesteld met betrekking tot de Rechtmatigheid. Vanaf 2022 is naar verwachting wettelijk verplicht dat het college van B&W een rechtmatigheidsverantwoording geeft in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Hierbij dient het college in de jaarrekening te rapporteren over  voldoen aan drie criteria, namelijk het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. Tot nu toe wordt dit oordeel gegeven door de externe accountant bij de controle op de jaarrekening. In deze jaarrekening 2021 wordt als pilot reeds de rechtmatigheidsverantwoording gegeven door het college van Burgemeester en Wethouders.

De ambitie met betrekking tot de bedrijfsvoering van de gemeente Waalwijk is als volgt geformuleerd:

Wij streven naar een efficiënte bedrijfsvoering die optimaal bijdraagt aan de ambities van Waalwijk

Bedrijfsvoeringsprocessen ondersteunen de uitvoering van de hoofdstukken en programma’s. Denk hierbij aan de inzet van personeel, financiën, informatievoorziening, organisatie en automatisering. De bedrijfsvoering is niet alleen intern gericht. Zo verwachten de Waalwijkse inwoners bijvoorbeeld van een gemeente dat de kwaliteit van de dienstverlening op orde is. In deze paragraaf geven wij inzicht in de beleidsvoornemens rondom de bedrijfsvoering voor zover daarop in de hoofdstukken en programma’s van de begroting niet nader is ingegaan.

Wij werken aan een samenwerkingsgerichte ontwikkelcultuur

De veranderingen in de maatschappij vragen om het voortdurend aanpassen van en bijblijven in ons vakmanschap. In het bijzonder als het gaat om de houding en gedrag van onze organisatie en dus van onze medewerkers. Het is zaak dat we meer dan voorheen extern gericht zijn, dat we de gemeenteraad goed bijstaan in het vervullen van hun taken en verantwoordelijkheden en dat we snel en resultaatgericht te werk gaan. Verder gaan we inwoners, als dat al niet het geval was, snel en adequaat helpen als ze diensten van ons nodig hebben en sturen we aan op een intensieve samenwerking met collega’s binnen de organisatie en daarbuiten. De uitdagingen waar we voor staan vereisen een duidelijke aansturing, flexibele processen en inzichtelijke informatie.

Informatie

Wat willen we bereiken?

Terug naar navigatie - Wat willen we bereiken?

Wat willen we bereiken?

Terug naar navigatie - Wat willen we bereiken?

In de bovenstaande doelenboom zijn onder "Wat willen we  bereiken?" de doelen vanuit het onderdeel informatie geformuleerd. Dit betreft:

  • De gemeentelijke informatie is altijd optimaal beschermd, betrouwbaar en beschikbaar
  • De complete informatiehuishouding is in kaart gebracht in 2025
  • Het maximaal ondersteunen van de organisatie in het digitaal en zaakgericht werken
  • Een data-gedreven organisatie zijn voor 2025

Wat hebben we gedaan in 2021?

Terug naar navigatie - Wat hebben we gedaan in 2021?

In 2021 is de ICT omgeving verder vernieuwd met de aandacht op informatiebeveiliging. (1) De back-up omgeving is compleet vervangen. De back-up is onderdeel van een pakket van maatregelen om informatie beter te beschermen tegen verlies van data bijv. n.a.v. een cyberincident. (2) De noodstroomvoorziening van de serverruimte is vernieuwd. (3) Op meer software toepassingen is multi-factor authenticatie toegepast. (4) Een penetratietest heeft plaatsgevonden om kwetsbaarheden te vinden in de gemeentelijke ICT. (5) Maatregelen zijn geplaatst om eenvoudig laptops, mobiele telefoons en iPhones te beheren en te beveiligen. (6) De software van de gemeentelijke server omgeving is geactualiseerd naar de meest recente versie.

In het kader van datagedreven werken heeft in 2021 een verkenning plaatsgevonden naar:

  1. Wat datagedreven werken is;
  2. Waarom het Waalwijk kan helpen;
  3. Hoe we slim en verantwoord met data om kunnen gaan en wat daarvoor nodig is.

De uitkomsten van deze verkenning zijn gepresenteerd en toegelicht aan de Raad in de e-informatiebijeenkomst van 10 februari 2022.

In 2021 zijn meerdere datapilots uitgevoerd op verschillende beleidsterreinen. Deze datapilots hebben het volgende opgeleverd:

  1. Verschillende data- en informatieproducten (data-analyses, dashboards, visualisaties) met aantoonbare (publieke) meerwaarde;
  2. Ervaring met het werken met data;
  3. Draagvlak, databewustzijn en enthousiasme binnen de organisatie door te laten zien wat je met data kunt;
  4. Groeimodel voor de ontwikkeling naar een datagedreven organisatie.

In 2021 is een scan (nulmeting) uitgevoerd waarbij de datavolwassenheid én de ambitie met betrekking tot datagedreven werken in kaart is gebracht. Ook is op basis van deze scan een handelingsperspectief (groeimodel) voor verdere ontwikkeling bepaald.

Ten slotte is in 2021 op hoofdlijnen een concept visie en strategie geformuleerd als integraal thema van de in ontwikkeling zijnde visie op onze informatievoorziening (iVisie). E.e.a. is ook gepresenteerd in voornoemde e-informatiebijeenkomst.

Zo gaan we dat doen

P&C / Interne controle / Inkoop

Wat willen we bereiken?

Terug naar navigatie - Wat willen we bereiken?

Wat willen we bereiken?

Terug naar navigatie - Wat willen we bereiken?

In de bovenstaande doelenboom zijn onder "Wat willen we bereiken?" de doelen vanuit het thema Planning & Control / Interne Controle / Inkoop geformuleerd. Dit betreft:

  • Een inkoop- en aanbestedingsbeleid voeren waarbij het de relevante wet- en regelgeving naleeft en waarbij tegen zo laag mogelijke kosten kwalitatief hoogwaardige en duurzame producten en diensten worden ingekocht.
  • Elk jaar een betrouwbaar oordeel kunnen geven over de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van de kosten en opbrengsten van de gemeente.
  • Elk jaar een volledig digitaal en kwalitatief hoogstaan P&C-instrumentarium

Wat hebben we gedaan in 2021?

Terug naar navigatie - Wat hebben we gedaan in 2021?

Hieronder zijn in hoofdlijnen de relevante activiteiten opgenomen, die met betrekking tot Inkoop, Planning & Control en  Interne Controle in 2021 zijn uitgevoerd. De basis zijn de maatregelen, die in de (actualisatie) begroting 2021 zijn opgenomen.

B21 | 10.007 Professionalisering inkoop: Een opleidingsprogramma voor de gemeentelijke organisatie op het gebied van inkoop en aanbesteding is in 2021 ontwikkeld en in 2022 zal worden gestart met de uitrol in de organisatie.

Daarnaast is in 2021 gestart met het uitvoeren van een halfjaarlijkse spendanalyse. Deze levert een schat aan informatie op om risico’s op rechtmatigheid op tijd te signaleren en kansen op doelmatig inkopen zichtbaar te maken. Twee keer per jaar gaan we met de teams in gesprek om de uitkomsten van de analyse toe te lichten en verbeteringen aan te brengen in de inkoopstrategie.

B21 | 10.008 Doorontwikkeling van contractbeheer en contractmanagement: In 2021 heeft de nadruk gelegen op het onderdeel contractbeheer, het ervoor zorgen dat alle contracten op het juiste moment worden verlengd, beëindigd of opnieuw worden aanbesteed. In 2022 zal de focus liggen op een doorontwikkeling van contractmanagement, ofwel de manier waarop de gemeente Waalwijk de contracten nog beter kan uitnutten, de prestaties van leveranciers nog beter kan beoordelen of de strategische relatie met bepaalde leveranciers nog waardevoller kan maken.

B21 | 10.009 Optimaliseren Control Framework t.b.v. rechtmatigheidsverklaring door college: De ingangsdatum van de wetgeving inzake de rechtmatigheidsverklaring door het college is uitgesteld tot de jaarrekening 2022. Hierdoor is 2021 een soort "proefjaar" geweest om de structuur cq. opzet van de interne beheersing binnen de gemeente Waalwijk  verder te optimaliseren en is in de jaarrekening 2021 al een rechtmatigheidsverklaring van het college van B&W opgenomen.
In 2020 is gestart met de inventarisatie van de zaken die mee dienen te worden genomen bij de optimalisatie van het Controle Framework. In 2021 is dit verder uitgewerkt in overleg met de externe accountant en het audit comité.

B21 | 10.010 Doorontwikkeling Q&A in begrotingsapp: In 2020 is ambtelijk en bij raadsleden gevraagd naar de ervaringen van de Q&A. Op basis van deze evaluatie is in samenwerking met Pepperflow in 2021 gewerkt aan een aantal verbeteringen (bv. delen van aantekening in de begrotingsapp met andere raadsleden en fractievolgers, verbetering vraag/antwoord overzetten naar Excel/pdf). Vanwege capaciteitsproblemen (vertrek medewerker) is vanaf de zomer van 2021 de verdere doorontwikkeling op een lager pitje komen te staan. In 2022 is deze functie, binnen team Financiën, weer ingevuld.

Zo gaan we dat doen

HRM, Organisatieontwikkeling & Communicatie

Wat willen we bereiken?

Terug naar navigatie - Wat willen we bereiken?

Wat willen we bereiken?

Terug naar navigatie - Wat willen we bereiken?

In de bovenstaande doelenboom zijn onder "Wat willen we bereiken?" de doelen vanuit het thema HRM, organisatieontwikkeling en communicatie opgenomen. Dit betreft:

  • 10% meer beeldende communicatie t.o.v. tekstuele, in intern- en extern gebruik voor 2025
  • 10% meer doelgroep specifiek communiceren via social media i.p.v. via traditionele middelen voor 2025
  • Tweejaarlijks uitvoeren klanttevredenheidsonderzoek met een toename in 2025 van gemiddelde score 7,5 naar 8 over de ondersteunende diensten
  • 60% van de medewerkers maakt gebruik van de Waalwijk Academie in 2025
  • 30% van de medewerkers gebruikt een intern mobiliteitsinstrument (stage, detachering, HR marktplaats) in 2025
  • 75% actieve inzet van de Ynnovators voor meer innovatie in onze organisatie in 2021 en groei naar 100% inzet in 2025

Wat hebben we gedaan in 2021?

Terug naar navigatie - Wat hebben we gedaan in 2021?

Communicatiestrategie

In het laatste kwartaal van 2021 is gestart met het opstellen van een communicatiestrategie en een jaarplanning. Deze is begin 2022 afgerond en besproken met de burgemeester en de gemeentesecretaris. Het is de bedoeling deze strategie intern uit te rollen in 2022. 
Uitgangspunt hierbij: communicatie is niet alleen van ons als gemeentelijke organisatie. Het is iets van ons allemaal: inwoners, (maatschappelijke) partners, ondernemers, collega's en het gemeentebestuur. Maar het vak is van professionals.

Beeldstudio

De laatste jaren deelt de gemeente Waalwijk steeds meer informatie via videoberichten. Van duurzaamheid tot veiligheid, van arbeidsmarktcommunicatie tot interne communicatie. Voor ieder (klein) filmpje een extern bedrijf inhuren gaat behoorlijk in de papieren lopen. 

Als bezuiniging op het produceren van deze video’s is ruimte 2.74 in het najaar van 2020 deels ingericht als beeldstudio om video’s te maken. Hier was een kleine investering voor nodig. Met de eigen smartphone kan er nu relatief gemakkelijk een eenvoudige opname gemaakt worden. Deze opnames worden door onszelf gemonteerd tot video. In totaal zijn er nu circa 30 video’s gemaakt. De investering heeft zich al ruim terugverdiend.

Duidelijke taal 

Taaltraining: In 2021 is twee keer de taaltraining ‘Schrijven op taalniveau B1’ georganiseerd (20 collega’s opgeleid).

Klinkende Taal: vanaf oktober 2021 is een proef gestart met Klinkende Taal. Dit is een handig hulpmiddel om gemakkelijk je teksten te controleren en te verbeteren. De software werkt met Word. Het is een laagdrempelig hulpmiddel met kant-en-klare tips. Zo'n 100 collega's kregen een licentie om met deze tool te werken. De proef duurt een jaar.

Brieven herschrijven: Met een groepje taalcoaches zijn in 2021 standaardbrieven van verschillende teams herschreven. Dit zijn brieven die de gemeente dagelijks naar de inwoners stuurt. Veel van die brieven zijn niet op B1-niveau. Voor team WijZ en team LTH zijn zo’n 130 standaardbrieven duidelijker gemaakt. 

Tjooner: Op de schermen in het stadhuis lieten we vervangwoorden zien. Dat zijn simpele alternatieven voor moeilijke woorden die vaak worden gebruikt. Elke 2 weken verscheen een nieuwe tabel met vijf vervangwoorden. Zo confronteerden we collega’s met hun dagelijkse taalgebruik. 

Docu-filler
Eind 2019 heeft team Communicatie docufiller aangeschaft: een eenvoudig online opmaakprogramma waarmee collega's zelf communicatiemiddelen opmaken, delen op social media of op de website, versturen als emailing, printen of naar de drukker sturen.  Docufiller is gebruiksvriendelijk, je hebt er geen kennis of opleiding voor nodig. Docufiller bespaart tijd, bespaart kosten en met docufiller is een juist gebruik van de huisstijl gewaarborgd. Docufiller is in 2020 uitgerold in de organisatie en verschillende teams werken er mee. Het meest populair in 2021 waren de HTML-nieuwsbrieven.

Interne Mobiliteit

In 2021 zijn medewerkers gewisseld van team (doorstroomcijfer is hoog) door een andere functie te gaan vervullen. Ook zijn medewerkers tijdelijk gedetacheerd geweest of hebben ergens stage gelopen. De HR Marktplaats is één van de instrumenten die we gebruiken. In november 2021 hebben we aandacht gegeven aan mobiliteit door een uitwisseling te organiseren (‘mijn werk + jouw werk = ons werk’). Medewerkers konden een dag of dagdeel in de keuken van een ander kijken. Dat heeft 10 uitwisselingen opgeleverd. Mobiliteit gaat gepaard met kleine stapjes. Zeker nu er sprake is van landelijke personeelskrapte verwachten we dat interne doorstroom nog verder gaat toenemen. Mobiliteit en duurzame inzetbaarheid stimuleren we door  kleine stapjes te zetten, zoals een meeloopdag, een stage of het meer gaan werken met talenten en rollen (zie ook FITT gesprek).

Ynnovate

De methode Ynnovate is als gevolg van Corona niet zo uitgebreid getest en ingevoerd als het plan was. Wél zijn er Ynnovators opgeleid en hebben we hiermee wat stappen gemaakt. De methode leende zich vooral voor fysieke bijeenkomsten. Dat kon door corona niet. In 2020 hebben de Ynnovators geleerd om de brainstormsessies digitaal te organiseren. In 2021 hebben we wel een aantal online bijeenkomsten met deze methode begeleid. Ook online genereert deze methode innovatie. In 2022 heroverwegen we hoe en of we verder gaan met Ynnovate. Ynnovate is één van de instrumenten die we als organisatie in onze toolkit hebben om processen te begeleiden, specifiek om innovatiekracht te vergroten.

Klanttevredenheidsonderzoek

In 2021 is binnen de bedrijfsvoeringsteams afgesproken dat ieder jaar twee teams een uitgebreid KTO houden. Om de organisatie niet te overbelasten en om een kwalitatief goed onderzoek te doen. Hiermee bedoelen we dat het KTO duidelijke verbeterpunten oplevert. Om deze reden hebben we in 2021 de vraagstelling in het KTO verbeterd. Eerdere KTO’s bleven erg algemeen van aard in verbeterpunten waardoor de kans van slagen van verbeteracties giswerk was. In 2021 heeft Team ICT als eerste het nieuwe KTO gehouden. Het gemiddelde cijfer dat interne klanten Team ICT geven is een 8,0.

Waalwijk Academie en FITT

60% van de medewerkers maakt gebruik van de Waalwijk Academie in 2025 is het doel. Mede door Corona (tijdens opstellen begroting 2021, medio 2020, hadden we écht niet verwacht dat we hier nog het héle jaar te maken zouden hebben in 2021). Het feit dat we willen dat veel medewerkers gebruik maken van de Waalwijk Academie hangt samen met het inhoudelijke doel dat medewerkers die leren en ontwikkelen meer plezier in hun werk hebben en betere prestaties leveren dan medewerkers die dat niet doen. Om daarvoor dat te stimuleren zorgen we voor een integraal en compleet leerplatform. In 2021 is de FITT module in gebruik genomen. Er is een communicatiecampagne opgezet met de voordelen van het initiëren en voeren van het gesprek. Digitaal zijn alle teams bezocht en is stilgestaan bij het waarom van FITT en het ontwikkelgesprek. Alle medewerkers hebben via de WaalwijkAcademie op intranet toegang tot FITT. We zien dat medewerkers voorzichtig aan de slag zijn met hun ontwikkeling. Daarnaast is een leerpad gemaakt voor nieuwe medewerkers (Ik (b)en Waalwijk). Tot slot is omdat het online leren en ontwikkelen in opmars de content van GoodHabitz toegevoegd aan onze Waalwijk Academie.

Zo gaan we dat doen

Personele formatie en lasten 2021 (inclusief inhuur)

Terug naar navigatie - Personele formatie en lasten 2021 (inclusief inhuur)
Onderstaand overzicht geeft de ontwikkeling van de begrote formatie volgens de jaarlijkse B2-staat en de personele bezetting per ultimo jaar voor de periode 2016-2021.
 
Omschrijving 2016 2017 2018 2019 2020 2021
Begrote formatie B2-staat 334,9 336,6 333,3 335,1 352,3 347,6
Bezetting per ultimo jaar 317,6 312,4 312,9 323,9 323,1 336,13

Voor wat betreft de formatie is de B2-staat 2021 ruim 4 fte lager dan de B2-staat 2020. Dit komt met name doordat in de oorspronkelijke begroting 2021 de functies met tijdelijke dekkingsmiddelen tot 2021 niet zijn opgenomen. Een voorbeeld hiervan is de functie programmamanager (4 fte). Met het vaststellen van de (actualisatie) begroting 2021 is een deel van deze functies alsnog geformaliseerd (vast of tijdelijk), zoals 2 fte voor programmamanager Binnenstad en Duurzaamheid.

De bezetting is in 2021 wel aanzienlijk verhoogd. Dit is een wat uitgesteld resultaat van de formatie-uitbreiding in de B2-staat 2020, waarbij het onder andere bij TWYZ lastig bleek de formatieuitbreiding direct met vast personeel in te vullen. Daarnaast is in 2020 vanuit de onzekerheid met de coronacrisis, de beperkte beschikbaarheid van geschikte kandidaten op specifieke taakvelden (bv. sociaal domein, ruimtelijke ontwikkeling, mobiliteit) en interne mobiliteit is nog relatief vaak uitgekomen op tijdelijke contracten. In 2021 is het gelukt om de vacatures beter in te vullen met vaste contracten.

In het volgende overzicht is in lijn met de afgelopen jaren op de personeelslasten (inclusief inhuur) van 2021 opgenomen.

2021 Budgetten personeel Werkelijke kosten/baten Bruto resultaat
Personeelslasten producten 1.456.634 1.336.335 120.299
Personeelslasten kostenplaatsen 25.183.662 24.095.608 1.088.054
Nabetaling cf CAO 0   540.336 -540.336
Totaal personeelslasten (a) 26.640.296 25.972.279 668.017
Inhuur producten 2.907.343 2.406.103 501.240
Inhuur kostenplaatsen 5.765.643 5.849.206 -83.563
Inhuur kredieten 198.982 198.982 0
Totaal inhuur (b) 8.871.968 8.454.291 417.677
Vergoedingen personeel -79.000 -138.831 59.831
Totaal inkomsten derden (c) -79.000 -138.831 59.831
       
Res. pers.In incl. inhuur (a + b + c) 35.433.264 34.287.739 1.145.525

Het totaalresultaat 2021 op personeelslasten (inclusief inhuur) bedraagt ruim € 1.100.000 positief, waarvan ruim € 660.000 voordeel op de personeelslasten en ruim € 400.000 op inhuur. Naast de verklaring van het resultaat wordt hieronder ook de ontwikkeling van personeelslasten en inhuur ten opzichte van 2020 kort toegelicht.

Het voordeel op de personeelslasten is veroorzaakt doordat de ingecalculeerde salarisstijging in 2021 door de lange CAO-onderhandelingen pas later is gerealiseerd. Hierdoor is een incidenteel voordeel ontstaan, die is beperkt door het opnemen van een bedrag van ruim € 540.000 als nog te betalen salarissen in de jaarrekening 2021. Dit betreft de eenmalige incidentele uitkering voor medewerkers in december 2021 conform de CAO-afspraken, die pas in januari 2022 wordt uitbetaald. Daarnaast is abusievelijk bij enkele teams het vacaturevoordeel 2021 niet overgeboekt naar inhuurbudget.
De werkelijke personeelslasten 2021 (uitbetaalde salarissen) zijn ruim € 1,0 mln hoger dan in 2020 (exclusief de nog te betalen eenmalige uitkering december 2021). Dit is het gevolg van de hogere personele bezetting, de periodieke loonstijgingen, de stijging van de werkgeverslasten in 2021 en de salarisstijging met ingang van december 2021.

De beschikbare inhuurbudgetten (reguliere inhuurbudgetten, overige budgetten/subsidies ingezet voor inhuur, vacaturevoordelen en projectbudgetten) waren in 2021 meer dan toereikend om de inhuurkosten van ruim € 8,4 mln af te dekken. Uiteindelijk resteert op totaalniveau een positief resultaat van ruim € 400.000. De inhuurkosten zijn in 2021 ongeveer € 100.000 lager dan in 2020.

Juridische kosten

Terug naar navigatie - Juridische kosten
  2019 2020 2021
Advocaatkosten € 49.868  € 95.877 € 84.203
Proceskosten € 12.012 € 6.889 € 6.303
Griffie € 348 € 356 € 356
Overig   € 138 € 1.390

De juridische kosten bedroegen in 2021 € 92.252. Deze juridische kosten hadden grofweg betrekking op:

•    Advisering rondom actuele (beleids)thema’s: € 28.019
•    Advisering / kosten inzake 3 inwoners: € 18.281
•    Advisering inzake huurovereenkomsten Altenaweg: € 593
•    Advisering rondom eigendomsrechten percelen/gronden: € 7.914
•    Overige: € 37.445

 

Subsidieverwerving

Overzicht verkregen subsidiebedragen 2021

Terug naar navigatie - Overzicht verkregen subsidiebedragen 2021

Onderstaande tabel geeft een overzicht van de subsidiebedragen, die voor het subsidiejaar 2021 zijn geworven en ontvangen, van andere instanties dan het Rijk.

Subsidie project  

Subsidieregeling

Fase

Subsidie

Energie installatie locatie Tavenu (2018-2033)

Stimulering Duurzame Energieproductie (SDE+) afgerond

4.885

Energie installatie locatie de Leest (2018-2033)

Stimulering Duurzame Energieproductie (SDE+)

afgerond

4.652

Energie installatie locatie zwembad (periode 2016-2030)

Stimulering Duurzame Energieproductie (SDE+)

afgerond

 

16.024

Energie installatie locatie gemeentewerf (periode 2016-2030)

Stimulering Duurzame Energieproductie (SDE+)

afgerond

 

16.864

Energie installatie locatie sporthal De Zeine (periode 2016-2030)

Stimulering Duurzame Energieproductie (SDE+)

afgerond

 

19.283

Energie installatie locatie sporthal De Slagen (periode 2016-2030)

Stimulering Duurzame Energieproductie (SDE+)

afgerond

 

27.931

Energie installatie locatie stadhuis (periode 2016-2030)

Stimulering Duurzame Energieproductie (SDE+)

afgerond

 

12.267

Energie installatie locatie Schoolstraat (periode 2011-2026)

Stimulering Duurzame Energieproductie (SDE+)

afgerond

 

12.030

Mensgerichte maatregelen 2021

Provincie Noord-Brabant-

Regeling Verkeer en Vervoer GGA

afgerond

60.000

Samen vitaal in de wijk ZonMw afgerond 8.562
Verbindend samenwerken Gemeente Tilburg   60.000
Ondersteuning corona toegangsbewijs VRMWB afgerond 125.694
Energy Citys EUCF     42.000
Perspectief voor de jeugd met MDT ZonMw eenmalig 34.697
Kunstlocatie Brabant Provincie Noord-Brabant   38.110
VVE aanpak Stimulans Programma management   29.631
Extern Advies Warmtetransitie (EAW) Regeling Advies Warmtetransitie eenmalig afgerond 20.660
Onderzoek doorontwikkeling OV-Bereikbaarheid Provincie N-Br - Regeling Verkeer en Vervoer GGA afgerond 14.460
Verkeersveiligheid schoolomgeving Kindcentrum Zanddonk Provincie N-Br - Regeling Verkeer en Vervoer GGA afgerond 32.974
Verkeersveiligheid schoolomgevingen Provincie N-Br - Regeling Verkeer en Vervoer GGA   6.921
Smart Port Europese City facility EUCF   60.000
Zwerfavalvergoeding Stichting Afvalfonds Verpakkingen   97.312

 

 

Totaal bedrag

744.957

 

Pilot Rechtmatigheidsverantwoording 2021 door College van B&W

Algemene informatie rechtmatigheidsverantwoording

Terug naar navigatie - Algemene informatie rechtmatigheidsverantwoording

Het streven was dat over het verantwoordingsjaar 2021 het College van burgemeester en wethouders, in plaats van de externe accountant,  voor het eerst een rechtmatigheidsverklaring zou moeten afgeven. Met deze verklaring zou het college aangeven in hoeverre de in de jaarrekening 2021 verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met door de gemeenteraad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Deze verantwoording betreft de rechtmatige uitvoering van de taken en omvat het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium bij de desbetreffende financiële beheershandelingen en transacties.

Het wetstraject om dit te regelen is echter nog niet afgerond, waardoor over het verantwoordingsjaar 2021 de externe accountant wederom de rechtmatigheid toetst en hierover een verklaring afgeeft. Omdat binnen de gemeente Waalwijk in aanloop naar de wetswijziging hard is gewerkt om in 2021 zelf een rechtmatigheidsverklaring af te kunnen geven, is in overleg met de externe accountant besloten om de pilot rechtmatigheidsverantwoording 2021 door het College van B&W op te nemen in de paragraaf Bedrijfsvoering.

Op 14 februari 2019 is door de gemeenteraad het controleprotocol rechtmatigheid en normenkader voor de accountantscontrole 2018-2021 geaccordeerd. Hierbij is afgesproken het geactualiseerde normenkader jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole voor de jaarrekening te laten vaststellen door het auditcomité. Het normenkader voor de jaarrekening 2021 is op 18-02-2022 in het auditcomité vastgesteld.

Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze verantwoordingsgrens is door de gemeenteraad bepaald en bedraagt 1% van de totale lasten en is daarmee vastgesteld op € 1.840.000. 

Het juridische begrip rechtmatigheid heeft betrekking op alle geldende wetten en regels. Rechtmatigheid is dan het handelen in overeenstemming met alle wetten en regels. Het begrip rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is een minder omvattend begrip, want er bestaat dan een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet immers worden verantwoord dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat om de financiële beheershandelingen.

Conclusie

Het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Waalwijk is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. In 2021 is voor een bedrag van € 337.550,- aan financiële onrechtmatigheden geconstateerd. Dit is bij het voorwaardencriterium nader toegelicht.

In deze paragraaf is hierna nog een nadere toelichting gemaakt op de rechtmatigheidsverantwoording, waarbij kort wordt ingegaan op de organisatie van de Interne Controle in de gemeente Waalwijk (IC framework) en tenslotte worden de verantwoordingscriteria van rechtmatigheid nader uitgewerkt.

IC Framework

Terug naar navigatie - IC Framework

De inrichting van de (interne) "control" organisatie van de gemeente Waalwijk is, zoals bij veel andere gemeenten, gebaseerd op het model van de zogeheten “Three Lines of Defence”. Hieronder een korte toelichting op dit model, een korte analyse van de situatie Waalwijk en de verbeterpunten voor 2022.

“Three Lines of Defence” model:

Allereerst moet worden opgemerkt dat er verschillende interpretaties in omloop zijn over het model. In het algemeen kenmerken de meeste varianten zich door een aantal principiële uitgangspunten:

1. Het management is primair verantwoordelijk voor de realisatie van de strategie en voor de daarvan afgeleide doelstellingen;
2. Het lijnmanagement op de diverse organisatieniveaus is primair verantwoordelijk voor de goede sturing en beheersing van de organisatie, op het managen van de risico’s die met de bedrijfsvoering samenhangen en op de volledigheid en betrouwbaarheid van de verantwoordingsinformatie
3. De tweede lijn is verantwoordelijk voor de structuur en inrichting van de organisatie;
4. De derde lijn in het model staat voor de interne auditfunctie: deze voorziet de hoogste leiding van aanvullende zekerheid over de kwaliteit van sturing en beheersing.

Waarvoor zijn de “Three Lines of Defence” verantwoordelijk?

De 1e lijn:
a. is primair verantwoordelijk voor een goede interne beheersing;
b. past de (door de 2e lijn ontwikkelde methoden en technieken) toe.

De 2e lijn:
a. ondersteunt het verantwoordelijke management bij het identificeren en bewaken van risico’s;
b. ontwikkelt systemen voor procesbeheersing, planning & control, informatieverwerking, communicatie en rapportage, dit ter ondersteuning van de decentrale lijnmanager bij het bijsturen van de procesvoering, het uitvoeren van evaluaties en het afleggen van verantwoording;
c. fungeert als een collectief van “architecten” voor de vormgeving van de structuur, de systemen en de procedures die nodig zijn voor de inrichting en het doen functioneren van de strategische, tactische en operationele processen.

De 3e lijn:
a. voorziet de hoogste leiding van aanvullende zekerheid over de kwaliteit van sturing en beheersing;
b. is dus niet in directe zin verantwoordelijk voor de kwaliteit van het in control zijn van de organisatie;
c. Is wel verantwoordelijk voor de mate waarin ze in staat is om de inconsistenties in de opzet en het bestaan van de control frameworks te analyseren en zichtbaar te maken.

De “Three Lines of Defence” bij een gemeente

Als het model, beschreven voor een onderneming, wordt toegepast op een gemeente, dan kunnen de volgende rollen worden onderscheiden:

 

Het "Three lines of Defence"-model in de gemeente Waalwijk

Het bovenstaande model is niet binnen alle teams en bij alle processen consequent doorgevoerd. De inrichting van 1e lijns-, 2e lijns- en 3e lijn is bij meerdere processen onduidelijk, de verantwoordelijkheden zijn niet altijd  afgebakend en functies functioneren vaak in meerdere “lijnen” (bv. kwaliteitsmedewerkers veelal in 1e en 2e lijn, IC in 1e, 2e en 3e lijn en P&C in 2e en 3e lijn). Ook de rol en verantwoordelijkheid van de teammanager (bijvoorbeeld voor wat betreft aansturing van kwaliteitsmedewerkers in 2e lijn) en de gecombineerde functie van concerncontroller/directeur bedrijfsvoering kunnen worden aangescherpt.

De afgelopen jaren heeft de accountant bij de jaarrekeningcontrole aangegeven dat de Interne Controle op een voldoende niveau functioneert ter ondersteuning van de jaarrekeningcontrole door de externe accountant en dat de IC-werkzaamheden over het algemeen op een goed niveau worden uitgevoerd. De onderstaande aandachtspunten voor 2022 betreffen dus een verdere optimalisatie van IC framework, ingegeven vanuit de ontwikkelingen rechtmatigheidsverklaring door het college per 2022 en prioriteit binnen gemeenten voor frauderisico.

 

Verdere optimalisatie "control"organisatie Waalwijk

  1. In overleg en in samenwerking met de verantwoordelijke teams wordt de afbakening van 1e, 2e en 3e lijn geoptimaliseerd, waarbij de lijnmanager verantwoordelijk is en blijft voor de goede beheersing van de eigen processen.
  2. Frauderisicobeheersing wordt als nieuwe taak opgepakt.
  3. De registratie van (financiële) onrechtmatigheden en frauderisico wordt centraal georganiseerd binnen de Concernstaf.
  4. Ten behoeve van uniformering van het IC framework (werkwijze, procesgang)) wordt overwogen een softwarepakket te gaan gebruiken/implementeren.

 

Verbijzonderde Interne Controle 2021

In overleg met de accountant zijn over het verantwoordingsjaar 2021 de volgende processen gecontroleerd:

Autorisaties, crediteuren, debiteuren, WMO & Jeugd, Salarisadministratie, Investeringen & Aanbestedingen, Subsidies, WOZ/OZB, Grondexploitatie, Afvalstoffenheffing, Rioolrecht, Treasury en Grafrechten.

Van ieder proces worden de controles volgens een vast controleprotocol uitgevoerd, resulterend in een IC-rapportage met bevindingen en aanbevelingen. Deze rapportages worden vervolgens teruggekoppeld en vastgesteld door de verantwoordelijke en betrokken teams/medewerkers. 

Vanuit de Verbijzonderde Interne Controle zijn met betrekking tot het verantwoordingsjaar 2021 op de bovengenoemde processen geen onrechtmatigheden geconstateerd. De onrechtmatigheid met betrekking tot Inkoop & Aanbestedingen is in de 1e lijn geconstateerd en hieronder nader toegelicht bij het voorwaardencriterium.

Verantwoordingscriteria Rechtmatigheid

Terug naar navigatie - Verantwoordingscriteria Rechtmatigheid

In de jaarrekening legt het college verantwoording af over negen criteria van rechtmatigheid. De eerste zes criteria, die betrekking hebben op getrouwheid en óók onderdeel zijn van rechtmatigheid, komen tot uitdrukking in de balans en het overzicht van baten en lasten. De drie specifieke rechtmatigheidscriteria komen tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording en betreffen het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. Een en ander wordt hieronder nog kort toegelicht.

Voorwaardencriterium:

Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. In het door het auditcomité vastgestelde normenkader 2021 voor de jaarrekening 2021 is alle externe wetgeving en interne regelgeving per product opgenomen.

In de 1e lijn (binnen de teams) is in eerste instantie geregeld dat de actuele wet- en regelgeving wordt gebruikt, bijvoorbeeld het invoeren van de juiste tarieven 2021 wordt collegiaal gecontroleerd binnen teams. Daarnaast wordt bij de Verbijzonderde Interne Controle ook gecontroleerd of de juiste wet- en regelgeving is toegepast bij de betreffende processen. 

In het kader van de rechtmatigheidsverklaring 2021 is dit jaar extra prioriteit gesteld aan de steekproefsgewijze controles op de inkooptrajecten 2021. Hiervoor zijn 31 crediteuren geselecteerd in afstemming met onze accountant PWC. Sinds dit jaar maken we bij de spendanalyses gebruik van het dashboard van inkoop, die meer inzicht geeft op de uitgaven per crediteur. Deze steekproeven en uitgebreide controles hebben geresulteerd in een onrechtmatigheid van totaal € 337.550,-. Deze onrechtmatigheid heeft betrekking op het contract met een leverancier waarvan is vastgesteld dat niet is voldaan aan de eisen van quasi inbesteding en wordt daarom gezien als een onrechtmatigheid. Om in de toekomst te komen tot een rechtmatige rechtsverhouding dient er tussen de gemeente en deze partij een overeenkomst te komen op basis van alleenrecht. Gedurende 2022 zal deze overeenkomst ingeregeld worden waarmee een rechtmatige rechtsverhouding wordt geborgd. 

Begrotingscriterium:

Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). Uitgangspunt is het niveau waarop de raad de budgetten in de begroting en bij investeringen geautoriseerd heeft. In de begroting zijn de bedragen voor de lasten en baten vermeld die door de raad zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de juiste investering, het toereikend zijn van het begrotingsbedrag, alsmede het begrotingsjaar van belang zijn.

Afwijkingen van de begroting (exploitatie en investeringen) (beleidsmatig en/of financieel) moeten geautoriseerd worden door de raad. Hiermee wordt toestemming gevraagd voor het te realiseren beleid en voor de besteding van het benodigde bedrag. Begrotingswijzigingen moeten volgens de Gemeentewet tijdens het jaar zelf nog door de raad worden vastgesteld. In Waalwijk is dit in 2021, evenals de voorgaande jaren, juist uitgevoerd.

In de Financiële jaarrekening 2021, onderdeel Analyse begrotingsafwijkingen is een nadere toelichting opgenomen van de begrotingsafwijkingen. Hierbij is aangegeven dat een aantal overschrijdingen niet onrechtmatig is in verband met eerdere besluitvorming hierover en/of ontvangen subsidies/bijdragen. Daarnaast is geconstateerd op product 853 Grondexploitatie bedrijven- en winkelgebieden en product 961 Mutaties reserves grondexploitatie beleidsveld 3 dat deze overschrijding onrechtmatig is, maar niet meetelt voor het oordeel. De uitgaven passen binnen het door de raad uitgezette beleid. Dit laatste geldt ook voor de overschrijdingen op beleidsveld 2 en 7.

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium:

Onder misbruik wordt verstaan:
Het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. 

Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan:
Het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan.

Binnen de gemeente Waalwijk worden zowel preventieve als controlerende acties uitgevoerd om het misbruik en oneigenlijk gebruik tegen te gaan. Preventief zijn de acties vooral gericht op het integer handelen van de ambtelijke organisatie. Daarnaast wordt binnen de administratieve organisatie met name ingezet op relevante functiescheiding en het 4-ogen principe om de kans op misbruik en oneigenlijk gebruik zoveel mogelijk te beperken. Daarnaast wordt vanuit de Verbijzonderde Interne Controle bij de controle op de processen achteraf ook getoetst of regelgeving juist is toegepast met het juiste doel en de strekking daarvan.

In 2021 is daarnaast gestart om de Frauderisicobeheersing binnen de gemeente Waalwijk meer systematisch op te pakken. Dit zal in 2022 verder worden uitgewerkt.

In 2021 zijn geen bijzonderheden ten aanzien van misbruik en oneigenlijk gebruik geconstateerd.

Verantwoording gedragscode integer handelen

Verantwoording toepassing gedragscode integer handelen burgemeester en wethouders 2021

Terug naar navigatie - Verantwoording toepassing gedragscode integer handelen burgemeester en wethouders 2021

 

Hieronder wordt een toelichting gegeven op de wijze waarop wij in 2021 de gedragscode integer handelen hebben toegepast.

Belangenverstrengeling en aanbesteding
Jaarlijks wordt er een opgave gedaan van financiële belangen van de bestuurders en indien die er zijn geplaatst op de website van Waalwijk.
Binnen het college wordt open en transparant gesproken over mogelijke ‘gevoelige’ samenwerkingsrelaties en dan worden er passende besluiten op genomen om iedere schijn van belangenverstrengeling tegen te gaan. In 2021 is dit niet aan de orde geweest. 

Nevenfuncties
Het onderwerp nevenfuncties wordt indien aan de orde besproken in het college en een overzicht van nevenfuncties wordt openbaar gemaakt op de website.

Informatie
Binnen het college worden vertrouwelijke stukken en thema’s ook vertrouwelijk gehouden. De agenda is hier ook op ingericht. Bij twijfel worden hier expliciete afspraken over gemaakt. In 2021 zijn geen situaties bekend waar hier niet zorgvuldig in is gehandeld.

Geschenken en giften
Bestuurders zijn bekend met de regeling. Alle geschenken en giften worden door het secretariaat per bestuurder geregistreerd ongeacht de waarde die het betreft. Een overzicht van de geschenken en giften vindt u hier (document: Geschenken college 2021). 

Uitgaven en declaraties
Bestuurders zijn bekend met de regels. Via het secretariaat worden de declaraties ingediend en vervolgens gecontroleerd door HRM en geaccordeerd door de algemeen directeur. Een overzicht van de declaraties worden per kwartaal openbaar gemaakt via de website.

Kosten voor representatie worden eveneens gedeclareerd en via het secretariaat ingediend. Na akkoord van de algemeen directeur wordt een overzicht jaarlijks op de website openbaar gemaakt.

Gemeentelijke voorzieningen
Bestuurders hebben een bruikleenovereenkomst gesloten voor het zakelijk gebruik van gemeentelijke voorzieningen.

Reizen buitenland
Bestuurders zijn bekend met de regeling. In 2021 hebben zich geen buitenlandse reizen voor gedaan.

Integriteitstoets
De integriteitstoets heeft plaatsgevonden voor alle bestuurders.