Paragraaf 5. Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering in Waalwijk

Algemene toelichting

De afgelopen jaren is gericht gewerkt aan het versterken van het fundament van bedrijfsvoering van onze gemeente. Hiervoor zijn eerder leidende principes vastgesteld en is een uitvoeringsplan opgesteld voor 2025 en 2026. In het tweede deel van 2026 gaan we aan de slag met een nieuw uitvoeringsplan voor de komende jaren waarbij we voort bouwen op het eerdere uitvoeringsplan. Hierbij verschuift de focus meer en meer van het op orde brengen van de bedrijfsvoering naar het verder professionaliseren en benutten daarvan, met als doel de organisatie slagvaardiger en efficiënter te laten functioneren.

Goed werkgeverschap
Het succes van onze gemeente wordt bepaald door onze medewerkers. Tegelijkertijd is het (nog) steeds lastiger om voldoende en goed gekwalificeerd personeel te vinden. In 2027 gebruiken we de resultaten van de eerste cyclus van strategische personeelsplanning om gericht te bepalen welke capaciteit en deskundigheid de organisatie nodig heeft. We investeren in de ontwikkeling van leidinggevenden, via een vervolg op het management development traject, zodat zij beter in staat zijn om medewerkers te begeleiden, prestaties te verbeteren en verzuim terug te dringen. Ook verbeteren we de onboarding van nieuwe medewerkers zodat we hen een goede start kunnen bieden. In lijn met het coalitieakkoord maken we een plan waarbij we organisatiebreed de omvang, aard, duur en financiering van externe inhuur in beeld brengen en maken we onderscheid tussen tijdelijke en structurele inzet. Op basis daarvan stellen we een plan op om structurele inhuur waar mogelijk en financieel verantwoord om te zetten naar eigen formatie.

Datagedreven werken en grip op informatie
Goede informatie is essentieel om de organisatie effectief te kunnen sturen en besluiten goed te kunnen onderbouwen. In 2027 zetten we daarom verdere stappen in het datagedreven werken en ontwikkelen we bedrijfsvoeringsdashboards die inzicht geven in prestaties, capaciteit en middelen. Tegelijkertijd verbeteren we de grip op de digitale informatie die binnen de organisatie wordt opgeslagen en gebruikt. Hiermee versterken we de informatiehuishouding, voldoen we aan wet- en regelgeving en bereiden we ons voor op de nieuwe Archiefwet.

AI en modernisering ICT
Nieuwe technologie en AI bieden kansen om de dienstverlening aan inwoners en de bedrijfsvoering van de gemeente te verbeteren. In 2027 onderzoeken we waar deze toepassingen daadwerkelijk meerwaarde bieden en werken we aan verantwoord gebruik ervan. Daarbij staan privacy, informatiebeveiliging, transparantie en menselijke verantwoordelijkheid voorop. Tegelijkertijd moderniseren we waar nodig onze ICT en gemeentelijke systemen, zodat deze de dienstverlening en uitvoering ook in de toekomst goed ondersteunen.

Informatieveiligheid en privacy
De toenemende cyberdreiging en de groeiende hoeveelheid gevoelige informatie vragen om een goede bescherming van de gemeentelijke informatie en systemen. In 2027 versterken we daarom de informatiebeveiliging en privacy en werken we verder aan het voldoen aan de Cyberbeveiligingswet, BIO 2.0 en AVG. We richten ons daarbij op een risicogestuurde aanpak en zorgen dat informatiebeveiliging en privacy een vast onderdeel zijn van onze processen en projecten. Ook blijven we investeren in bewustwording en het vermogen van de organisatie om cyberincidenten te voorkomen en er adequaat op te reageren.

Optimaliseren P&C-cyclus
De P&C-cyclus wordt verder ontwikkeld als onderdeel van een bredere verbinding tussen de raadscyclus, beleidscycli en P&C-cyclus. We streven naar een meer outcome- en resultaatgerichte verantwoording, met duidelijke doelen en indicatoren. Ook kijken we naar de timing en bruikbaarheid van rapportages. Hiermee beogen we de raad beter in positie te brengen om op hoofdlijnen te sturen, ontwikkelingen te monitoren en resultaten te beoordelen. Richting de Kadernota 2028 wordt hierover een eerste concept aan het Auditcomité voorgelegd.

Communicatie
Goede communicatie draagt bij aan een toegankelijke en begrijpelijke dienstverlening en aan het betrekken van inwoners bij gemeentelijke plannen en besluiten. In 2027 maken we binnen de beschikbare middelen verdere stappen in de ontwikkeling van communicatie. We verbeteren de digitale informatievoorziening via de website en het intranet en concretiseren de klantreis binnen het sociaal domein. Ook versterken we publiekscommunicatie en participatie door beter inzicht te krijgen in de behoeften en ervaringen van inwoners. Zo zorgen we ervoor dat inwoners de juiste informatie op het juiste moment en via het juiste kanaal ontvangen.

Juridische kwaliteit
Een goede juridische kwaliteit is belangrijk voor zorgvuldige besluitvorming, het beperken van risico’s en het voorkomen van juridische problemen achteraf. In 2027 versterken we daarom de juridische kwaliteitszorg binnen de organisatie en zorgen we dat juridische kennis en advisering tijdig worden ingezet bij beleid en uitvoering.

Op weg naar een organisatie die in control is

Algemene toelichting

Op weg naar een organisatie die in control is

Binnen de gemeente Waalwijk werken we samen aan een doelmatige, doeltreffende en rechtmatige organisatie. Dit doen we op basis van vertrouwen, openheid en transparantie. Wij streven naar een organisatie die in control is: een organisatie die grip heeft op haar processen, weet wat ze doet en waarom, en in staat is om verantwoording af te leggen en door te ontwikkelen.

Om dit te bereiken richten we ons op drie kernvragen:
• Doen we de goede dingen? (Doeltreffendheid)
• Doen we de dingen goed? (Doelmatigheid)
• Doen we dit op een rechtmatige manier? (Rechtmatigheid volgens wet- en regelgeving)

De speerpunten voor 2027 in het kader van de controlfunctie zijn hieronder kort uitgewerkt.

Doorontwikkeling risicomanagement
De ontwikkelingen waarmee de gemeente Waalwijk te maken heeft, volgen elkaar in hoog tempo op. Tegelijkertijd nemen de financiële en maatschappelijke risico’s in omvang en complexiteit toe. Dit vraagt om een manier van werken waarbij risico’s tijdig worden gesignaleerd en meegewogen bij besluiten. In 2026 is hiervoor de basis gelegd met onder andere het doelmatigheidsonderzoek naar de risico’s van de grondexploitaties en de nieuwe nota Weerstandsvermogen en risicomanagement. In 2027 worden deze kaders vertaald naar de dagelijkse praktijk. Hierdoor worden risico’s eerder en beter in beeld gebracht, worden beheersmaatregelen duidelijker belegd en kunnen bestuur en organisatie beter sturen op de belangrijkste risico’s.

Update visie op control
De visie op control vormt het kader voor de manier waarop de gemeente Waalwijk haar organisatie en bedrijfsvoering beheerst en verbetert. In 2026 is onderzoek gedaan naar de toekomstige inrichting van de controlorganisatie, vanuit een brede visie op control. In 2027 worden de conclusies en aanbevelingen uitgewerkt en vertaald naar concrete verbeteringen in de controlfunctie. Daarmee wordt control meer gericht op wat de organisatie nodig heeft om in control te zijn en te blijven, met meer aandacht voor risico’s, prestaties en verbetering en minder nadruk op uitsluitend controle achteraf. Dit draagt bij aan betere sturing door het management en het bestuur.

Planmatig werken
We gaan werken aan een meer eenduidige en gestructureerde aanpak van opdrachten. In 2026 zijn hiervoor kaders ontwikkeld voor zowel projectmatig als procesgericht werken. In 2027 worden deze kaders in de organisatie geborgd. Hierdoor worden rollen, verantwoordelijkheden en werkwijzen duidelijker en wordt beter gestuurd op de kwaliteit, voortgang en beheersing van opdrachten. Dit moet bijdragen aan een organisatie die voorspelbaarder en slagvaardiger werkt.

Onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid
Ook in 2027 voeren we jaarlijks onderzoek uit naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gemeentelijk handelen, conform de vastgestelde regelgeving en werkwijze. Op basis van bestuurlijke en ambtelijke input bepaalt het college welk thema wordt onderzocht. Het onderzoek resulteert in conclusies en aanbevelingen waarmee de uitvoering en inzet van middelen waar mogelijk kunnen worden verbeterd. De resultaten worden met een raadsinformatiebrief met de gemeenteraad gedeeld. De opvolging van de aanbevelingen wordt vervolgens bewaakt.

Frauderisicoanalyse
Ook in 2027 actualiseren we de frauderisicoanalyse. In de afgelopen jaren zijn binnen de organisatie ongeveer 90 frauderisicogebieden geïdentificeerd en uitgewerkt in frauderisicokaarten. Deze vormen de basis voor de jaarlijkse analyse van risico’s op fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik. Per risico beoordelen we de kans en impact en de aanwezige beheersmaatregelen. Op basis hiervan worden waar nodig beheersmaatregelen aangescherpt of aanvullende maatregelen getroffen. Zo houden we zicht op de belangrijkste frauderisico’s en werken we gericht aan het voorkomen en beheersen daarvan.

ESG-rapportage

Toelichting

In de jaarrekening 2027 blijven we rapporteren over de eigen bijdrage van de gemeente aan duurzaamheid en maatschappelijke verantwoordelijkheid aan de hand van ESG-indicatoren (Environmental, Social en Governance). Hiermee wordt de ontwikkeling van een aantal relevante aspecten binnen de eigen gemeentelijke organisatie inzichtelijk gemaakt.

We rapporteren daarbij over dezelfde indicatoren als in de voorgaande jaren. Binnen de dimensie Environmental gaat het om het elektriciteits-, gas- en watergebruik van de gemeentelijke organisatie, het energieverbruik van de openbare verlichting en het aantal inkooptrajecten waarin duurzaamheidscriteria zijn toegepast. Binnen Social rapporteren we over de verhouding man-vrouw en leeftijdsopbouw van de ambtelijke organisatie en gemeenteraad, het ziekteverzuim en het aantal participatietrajecten. Binnen Governance rapporteren we over het aantal fraudemeldingen.

Door deze indicatoren jaarlijks op te nemen in de jaarrekening kunnen ontwikkelingen in de tijd worden gevolgd en ontstaat steeds meer inzicht in de wijze waarop de gemeente zelf bijdraagt aan verduurzaming, een inclusieve organisatie en goed bestuur.