Paragraaf 5. Bedrijfsvoering

Als fundament voor de organisatie is bedrijfsvoering essentieel. Belangrijke opgaven kunnen alleen gerealiseerd worden als de basis van de bedrijfsvoering op orde is. Binnen de gemeente Waalwijk wordt hard gewerkt om dit fundament te versterken en zo van waarde te kunnen zijn. Om dit te kunnen realiseren zijn eerder leidende principes vastgesteld voor bedrijfsvoering en is een uitvoeringsplan gemaakt voor 2025 en 2026.

Hieronder geven we weer waar we ons op gaan richten in 2026 en wat we gaan om de bedrijfsvoering basis te verstevigen.

Goed werkgeverschap
Het succes van onze gemeente wordt bepaald door onze medewerkers en dus is het essentieel hierin te blijven investeren. In 2026 wordt daarom HR21 geïmplementeerd, een functiebeschrijvings- en waarderingssysteem dat flexibeler en transparanter is voor medewerkerkers maar ook minder arbeidsintensief. In 2026 gaan we verder aan de slag met een strategische personeelsplanning. Strategische personeelsplanning heeft als doel om de juiste mensen, met de juiste vaardigheden, op het juiste moment en tegen de juiste kosten beschikbaar te hebben voor de gemeente Waalwijk. Daarnaast investeren we in het optimaliseren van ons inwerkprogramma zodat medewerkers zich nog sneller thuis voelen bij onze organisatie. 

Datagedreven werken
Door de toegenomen hoeveelheid data is er een enorme schat aan gegevens beschikbaar waarmee analyses, monitoring en besluitvorming kan worden verbeterd. Eerder is binnen onze gemeente al een beweging ingezet om data te gebruiken in de bedrijfsvoering. We investeren verder in dashboards en uitgangspunten voor datagedreven werken om inzicht, sturing en besluitvorming in de organisatie te versterken.

Optimaliseren P&C cyclus
De huidige P&C cyclus kan verbeterd worden als het gaat om de beleidsmatige verantwoording en de timing. Als het gaat om de beleidsmatige verantwoording streven we naar een meer outcome gerichte rapportage waarbij we ons willen focussen op het realiseren van doelstellingen en het effect hiervan. Ook willen we rapportages beter wegzetten in de tijd zodat ze meer waarde toevoegen en gebruik maken van landelijke rapportages (o.a. CBS). Daarbij zullen we richting de nieuwe coalitie ook kijken naar de huidige indeling van de beleidsvelden. Voorstellen hiervoor zullen besproken worden met het auditcomité.

Communicatie
Eerder is er door een onafhankelijk bureau onderzoek gedaan naar de ontwikkeling van de afdeling communicatie. Hierbij is gekeken naar hoe werd gewerkt, met welke formatie en de taakinhoud. Conclusie was dat er een disbalans was tussen de ambitie, de communicatieve vraag en de beschikbare capaciteit. Inmiddels zijn de eerste stappen genomen om dit te verbeteren. Zo is een aanzienlijk deel van de inhuur vertrokken, is kritisch gekeken naar de manier van werken en is een strategisch communicatie adviseur aangetrokken. Tegelijkertijd dient zich nu een nieuwe fase aan waarbij de ingezette weg moet worden volmaakt door het completeren van het team. In deze begroting zijn hiervoor middelen opgenomen zodat communicatie klaar is voor de toekomst. 

Informatieveiligheid en privacy
Op het gebied van informatieveiligheid en privacy gebeurt veel. Er is een toenemende cyberdreiging en de hoeveelheid gevoelige data die goed moet worden beheerd groeit. Daarnaast neemt de wet- en regelgeving op dit vlak toe waaraan voldaan moet worden. Dit alles maakt extra inzet, in ieder geval voor de komende twee jaren, noodzakelijk. Hiervoor vragen we in deze begroting extra middelen.

Bedrijfscontinuïteit
Als gemeente voeren wij taken uit die van  belang zijn voor onze inwoners en organisaties. Gemeentelijke dienstverlening moet altijd goed kunnen doorgaan en geen last ondervinden van verstoringen. Tegelijkertijd zien we dat het risico op stroomuitval toeneemt, net als cyberdreiging of andere calamiteiten. Om in deze gevallen ook continuïteit te kunnen garanderen kijken we kritisch naar onze processen en updaten we ons bedrijfscontinuïteitsplan.  
 
Contractmanagement
Het doorontwikkelen van contractmanagement is een belangrijk speerpunt. Als gemeentelijke organisatie hebben we immers een groot aantal contracten voor dienstverlening aan de gemeente Waalwijk. Een goed contractmanagement is nodig om de grip op deze contracten te vergroten, het tijdig kunnen ingrijpen bij problemen maar ook om ervoor te zorgen dat deze voldoende toepasbaar zijn in de toekomst. Als laatste kunnen we op deze manier informatie ook beter borgen. We starten daarom met het professionaliseren van het contractmanagement in de organisatie.  

Op weg naar een organisatie die in control is

Binnen de gemeente Waalwijk werken we samen aan een doelmatige, doeltreffende en rechtmatige organisatie. Dit doen we op basis van vertrouwen, openheid en transparantie. Wij streven naar een organisatie die in control is: een organisatie die grip heeft op haar processen, weet wat ze doet en waarom, en in staat is om verantwoording af te leggen.

Om dit te bereiken richten we ons op drie kernvragen:
•    Doen we de goede dingen? (Doeltreffendheid)
•    Doen we de dingen goed? (Doelmatigheid)
•    Doen we dit op een rechtmatige manier? (Rechtmatigheid volgens wet- en regelgeving)

Voor het boekjaar 2026 geven we hier o.a. invulling aan via het kaderplan verbijzonderde interne controle. Dit plan vormt het kader voor onze werkzaamheden en verantwoording op het gebied van rechtmatigheid.

Onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid
In lijn met de in 2023 vastgestelde Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid (op basis van artikel 213a van de Gemeentewet), voeren we in 2026 onderzoek uit naar hoe effectief en efficiënt het gemeentebestuur functioneert.

We streven ernaar een onderzoeksplan op te stellen met thema’s die onderzocht kunnen worden. Deze thema’s worden bepaald op basis van ambtelijke en bestuurlijke gesprekken. Doel is om onderwerpen te kiezen die breed worden gedragen en die bijdragen aan het leren en verbeteren van onze organisatie.

Frauderisicoanalyse
Ook in 2026 voeren wij weer een frauderisicoanalyse uit. In totaal zijn eerder 89 risicogebieden geïdentificeerd door de organisatie. Deze zijn uitgewerkt in risicokaarten die de basis vormen voor deze analyse. Per risicokaart zijn de mogelijke risico’s op fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik, kans en impact dat dit risico en / of misbruik en oneigenlijk gebruik zich voordoet en door de organisatie getroffen beheersmaatregelen in kaart gebracht. Jaarlijks actualiseren wij deze analyse en gaan we aan slag met de aangetroffen risico’s.

Risicomanagement
De ontwikkelingen waarmee wij als gemeente Waalwijk te maken hebben, volgen elkaar in hoog tempo op. Tegelijkertijd nemen de (financiële) risico’s in omvang en complexiteit toe. Dit vraagt om inzicht, proactief risicomanagement en passende beheersmaatregelen.

Om de gemeentelijke risicobeheersing te versterken, evalueren we onze huidige werkwijzen kritisch. We brengen in kaart waar verbeteringen mogelijk en nodig zijn, zodat we gericht kunnen werken aan de doorontwikkeling van de risicobeheersing.

Updaten visie op control
De visie op control van de gemeente Waalwijk vormt het kader voor onze werkzaamheden. In 2026 evalueren en updaten we deze visie zodat we weer een actueel richtinggevend kader hebben.

Planmatig werken
We gaan werken aan een meer eenduidige en gestructureerde aanpak van onze opdrachten. Voordat we starten met de uitvoering, worden opdrachten eerst helder geformuleerd en afgestemd. Daarbij maken we bewust onderscheid tussen processen, projecten en programma’s, zodat de juiste werkwijze, rollen en verantwoordelijkheden per type opdracht worden toegepast.

In 2026 zetten we als gemeente Waalwijk verdere stappen in het zichtbaar maken van onze bijdrage aan verduurzaming, inclusie en goed bestuur. We doen dit aan de hand van het ESG-model (Environmental, Social, Governance), dat in lijn is met Europese ontwikkelingen zoals de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD).
Hoewel gemeenten formeel (nog) niet onder deze regelgeving vallen, zien wij ESG-rapportage als kans om op een meer gestructureerde manier te laten zien hoe we als organisatie bijdragen aan brede welvaart en de Sustainable Development Goals (SDG’s). Waar de SDG’s en Brede Welvaart zich richten op de hele samenleving, focust ESG op de interne gemeentelijke organisatie.
Voor de drie ESG-dimensies hebben we in 2024 eerste indicatoren in kaart gebracht:

•    Environmental: We hebben een methodiek ontwikkeld om onze eigen CO2-voetafdruk te meten. De eerste volledige dataset verwachten we in 2025 beschikbaar te hebben.
•    Social: We rapporteren over de samenstelling van onze organisatie, met in 2024 een personeelsbestand dat voor 58,5% uit vrouwen en 41,5% uit mannen bestond, met een brede spreiding in leeftijd.
•    Governance: In 2024 zijn 30 WOO-verzoeken ontvangen, waarvan er 29 binnen de wettelijke termijn zijn afgehandeld.

De komende jaren bouwen we deze rapportage verder uit als onderdeel van de optimalisering van de P&C cyclus. We sluiten hierbij aan op landelijke handreikingen en werken samen met de raad en onze accountant aan verdere integratie van ESG in onze planning- en controlcyclus.