Paragraaf Bedrijfsvoering

Zonder informatie geen dienstverlening. Het is essentieel dat de gemeente Waalwijk blind kan varen op haar informatie want er worden voor haar inwoners en haar werknemers steeds in meer of mindere mate belangrijke beslissingen genomen. Hierbij geldt dat de informatie op het juiste moment beschikbaar is, dat die informatie correct is en dat de informatie alleen gedeeld wordt met daarvoor bevoegde personen. De veiligheid van de informatie kan helaas niet tot de volle honderd procent worden gegarandeerd, gezien de steeds voortschrijdende techniek en de toename van cybercrime. Ook blijft het werken met informatie mensenwerk. We streven echter naar een optimaal pakket aan maatregelen waarbij de mate van risico bepalend is voor onze acties.

Informatie zit in veel systemen en er vindt onderling veel uitwisseling plaats. Van belang is dat er goed beheer plaatsvindt op zowel de centrale als de centrale systemen. Dat vraagt eerst om inzicht in de informatiehuishouding en vervolgens om procedures en afspraken over beheer.

De gemeente werkt volledig digitaal en zaakgericht. Dit betekent dat informatiesystemen een hoge mate hebben van beschikbaarheid (99%) en dat gebruikers tevreden zijn over de systemen die we inzetten om processen te ondersteunen.

De gemeente Waalwijk zit in de beginfase van datagedreven werken en alle aspecten die daarmee samenhangen. Waalwijk ziet datagedreven werken als middel en niet als doel op zich: het leveren van publieke waarde aan inwoners en ondernemers staat centraal. We vliegen datagedreven werken niet aan als een technische exercitie, maar als een veranderopgave voor de hele organisatie. Het vraagt om een samenhangende investering in organisatieaspecten als leiderschap, visie en strategie, technologie, data, processen, cultuur en medewerkers. In het teken van leren en experimenteren en om op een praktische manier de gemeente bewust te maken van de kansen en risico’s van werken met data, zijn we gestart met data-pilots. Deze pilots beogen een gerichte inzet van data bij een aantal maatschappelijke opgaven en bij onze dienstverlening en bedrijfsvoering. Daarnaast geven deze pilots inzicht in waar we staan op voornoemde organisatieaspecten en welk groeimodel nodig is om te komen tot een datagedreven organisatie. De komende periode blijven we datapilots en dataprojecten uitvoeren, een 0-meting data-volwassenheid doen op bovenstaande aspecten en een visie en strategie (roadmap) ontwikkelen op datagedreven werken.

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid zorgt ervoor dat alle inkooptrajecten worden doorlopen in overeenstemming met de actuele wet- en regelgeving. Door intern steekproeven te nemen wordt steekproefsgewijs vastgesteld of de interne organisatie hieraan voldoet. Waar nodig worden dan extra maatregelen genomen.

We willen jaarlijks een oordeel kunnen geven over de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van de kosten en opbrengsten van de gemeente om vast te kunnen stellen dat de organisatie in control is. Dit is mede van belang voor het jaarlijks vaststellen van de rechtmatigheid door het college. Tot en met 2022 stelde de accountant jaarlijks de rechtmatigheidsverklaring vast. Vanaf 2023 is het de bedoeling dat het college dit doet. 

De afgelopen jaren heeft de focus gelegen op de digitalisering van de P&C cyclus. Nu deze werkzaamheden erop zitten is de focus verlegd naar de kwalitatieve verbetering van verschillende rapportages. Dit jaar heeft bijvoorbeeld de focus gelegen op het beter verbinden tussen doelstellingen en indicatoren, waarbij er ook in samenwerking met onder andere het CBS nieuwe indicatoren zijn toegevoegd. Deze ingeslagen weg wordt in 2023 gecontinueerd. Daarnaast hebben we als eerste gemeente in Nederland de zogenoemde "Q&A" functionaliteit geïntroduceerd waarin raadsleden de mogelijkheid kregen om aantekeningen te maken en vragen te stellen. 

Ook hebben we de doelenbomen systematiek die we in de programma’s en beleidsvelden hanteren doorgetrokken naar de paragraaf bedrijfsvoering om ook hierin effectiever te kunnen sturen op onze ambities, doelstellingen en uitvoeringsmaatregelen.

Beeld is niet meer weg te denken in de interne en externe communicatie. Soms wordt tekst zelfs helemaal vervangen. Social media (Facebook, Twitter, You Tube, Vimeo, LinkedIn en Instagram) zijn populairder dan ooit en een groot deel van de inwoners is via deze platformen te bereiken. Een groot voordeel van social media is dat we zelf het verspreidingsgebied en de doelgroep kunnen bepalen. Dus gerichter kunnen focussen op een specifieke doelgroep. Ander voordeel is dat de inwoner snel kan reageren op een door ons gepost bericht, maar ook wij op berichten van anderen. Een snelle vorm van interactie. Social media kennen bepaalde voorwaarden: weinig tekst, veel beeld. Maar ook in de traditionele communicatiemiddelen, zoals onder meer de gemeentepagina, folders, brochures, beleidsnota’s zien we een verschuiving. Ook daarin worden nu veel vaker beelden in opgenomen of infografics waarbij in één oogopslag duidelijk wordt wat er bedoeld wordt.

Social media is een verzamelbegrip voor online platformen waar gebruikers, zonder of met minimale tussenkomst van een professionele redactie de inhoud verzorgen. Hoofdkenmerken zijn interactie en dialoog tussen gebruikers. Via deze media delen mensen verhalen, kennis en ervaringen. Dit doen zij door berichten te publiceren of door gebruik te maken van ingebouwde reactiemogelijkheden. Ieder platform is uniek, maar heeft zo ook zijn eigen voor- en nadelen. Zo kan Facebook bijvoorbeeld meer gebruikt worden voor informatieve content en kan Instagram daarentegen meer speelser worden ingezet.
De gebruikers van onze social media kunnen we verdelen in verschillende typen gebruikers: zij die consumeren, zij die bijdragen en zij die creëren. Gebruikers binnen het type ‘consumeren’ zijn het minst actief. Gebruikers binnen het type ‘bijdragen’ zijn gebruikers die wel reageren op foto’s en video’s, artikelen of die bijdragen aan een discussie. Gebruikers binnen het type ‘creëren’ zijn actieve producenten van zoals foto’s, video’s, reviews of artikelen. Degenen die consumeren en bijdragen vormen onze hoofdmoot.
De inzet van social media draagt voor ons bij aan de communicatie naar de buitenwereld, onze inwoners. Onze doelgroep volgt ons niet voor niets. Ze hebben interesse in wat we doen, de producten en diensten die we leveren. Het is daarom belangrijk om precies datgene te delen waar de doelgroep op zit te wachten. Daarnaast kunnen de gebruikers op social mediakanalen ook contact opnemen als zij een vraag of klacht hebben. En natuurlijk is social media de plek om het allerlaatste nieuws te delen. Kortom een actievere inzet van social media stellen ons in staat meer doelgroepspecifiek te communiceren.  Het is de bedoeling om een contentstrategie te ontwikkelen voor met name Facebook, LinkedIn en Instagram.

Dit onderzoek naar de tevredenheid van interne klanten houden de ondersteunende diensten (concernstaf en control, TIBF, TFIN, THRM & Ondersteuning, TICT en communicatie gezamenlijk. In 2018 is een gemiddelde score van rond de 7,5 gehaald met een aantal verbetersuggesties op onderdelen. Het betrof een nul-meting. Door periodiek dit onderzoek te herhalen kunnen we op onderdelen zien of de verbetermaatregelen in de beleving van onze klanten effect hebben en geldt de uitkomst als een 1 meting. Het is ambitieus om een groei met 0,5 punt te verwachten en tegelijk onze uitdaging. We zijn tevreden met het handhaven van de gemiddelde 7,5 en geslaagd bij het behalen van een 8,0.

Elke medewerker van de gemeente Waalwijk beschikt over een account van de Waalwijk Academie. Hiermee hebben ze toegang tot e-learnings, quick-learnings (filmpjes en andere korte instructies) en allerlei workshops , seminars, et cetera via een opleidingskalender. Hieronder staat een overzicht van de laatste categorie vanaf de start tot nu toe (2018-2019-aug 2020).

We willen de inzetbaarheid van medewerkers bevorderen en hun talent maximaal benutten. Dit doen we door de inzet van allerlei mobiliteitsinstrumenten. Om hieraan een boost te geven hebben we een HR Marktplaats ingericht. Via interne werving van talent hebben we hiervoor twee recruiters beschikbaar; zij gaan projecten in de organisatie ophalen en matchen deze met het talent van onze medewerkers

De methode Ynnovate hebben we als gevolg van Corona niet zo uitgebreid kunnen testen én invoeren als we van plan waren. Wél zijn er Ynnovators opgeleid en hebben we hiermee wat stappen gemaakt. Zo zijn de fysieke Ynnovate bijeenkomsten bijvoorbeeld omgebogen naar digitale sessies. Dit heeft extra tijd gekost. In 2023 gaan we hiermee door en worden ook nog andere manieren van werken of procesbegeleidingstools ontwikkeld. Zodat we over een goede toolkit kunnen beschikken om de ontwikkel- en innovatiekracht van Waalwijk te vergroten.