B21 | 10.003 Beheercontracten opstellen en borgen

In de loop van de jaren zijn steeds meer regelingen gekomen op het gebied van privacy en informatiebeveiliging.  Tegelijkertijd is er de afgelopen tien jaar veel geautomatiseerd waardoor de gemeente zeer veel software producten/applicaties in huis heeft. Om alles zo goed mogelijk in beeld te houden gaan we voor de applicaties waar ook documenten of gegevens in staan die bewaard moeten worden (archief) of waar privacygevoelige gegevens in staan inventariseren en prioriteren. In 2020 is hiermee al geëxperimenteerd en dit is een goede werkwijze gebleken.  In 2021 is een nulmeting uitgevoerd en gebleken dat er 181 applicaties zijn waar we naar moeten kijken.  We zijn in 2021 gestart om voor 10% van deze applicaties een beheercontract op te stellen.  In 2022 gaan we verder met het opstellen van beheercontracten voor  de applicaties met daarin archiefwaardige stukken, dan wel privacygegevens.  (doel  is 15% gereed in 2022, dat betekent 27 beheercontracten gereed in 2022). Daardoor is op 1 punt in de organisatie inzichtelijk welke processen in welke systemen worden uitgevoerd en zijn er afspraken gemaakt over periodieke vernietiging dan wel bewaring van gegevens uit die systemen. Ook kan veel eenvoudiger een verwerkingsregister worden opgesteld.