Paragraaf Bedrijfsvoering

Ambitie

Terug naar navigatie - Ambitie

Wij streven naar een efficiënte bedrijfsvoering die optimaal bijdraagt aan de ambities van Waalwijk

Bedrijfsvoeringsprocessen ondersteunen de uitvoering van de hoofdstukken en programma’s. Denk hierbij aan de inzet van personeel, financiën, informatievoorziening, organisatie en automatisering. De bedrijfsvoering is niet alleen intern gericht. Zo verwachten de Waalwijkse inwoners bijvoorbeeld van een gemeente dat de kwaliteit van de dienstverlening op orde is. In deze paragraaf geven wij inzicht in de beleidsvoornemens rondom de bedrijfsvoering voor zover daarop in de hoofdstukken en programma’s van de begroting niet nader is ingegaan.

Wij werken aan een samenwerkingsgerichte ontwikkelcultuur

De veranderingen in de maatschappij vragen om het voortdurend aanpassen van en bijblijven in ons vakmanschap. In het bijzonder als het gaat om de houding en gedrag van onze organisatie en dus van onze medewerkers. Het is zaak dat we meer dan voorheen extern gericht zijn, dat we de gemeenteraad goed bijstaan in het vervullen van hun taken en verantwoordelijkheden en dat we snel en resultaatgericht te werk gaan. Verder gaan we inwoners, als dat al niet het geval was, snel en adequaat helpen als ze diensten van ons nodig hebben en sturen we aan op een intensieve samenwerking met collega’s binnen de organisatie en daarbuiten. De uitdagingen waar we voor staan vereisen een duidelijke aansturing, flexibele processen en inzichtelijke informatie.

Wat zijn onze strategische doelen op de totale bedrijfsvoering?

  • Wij werken samen aan een adequatere manier van communiceren;
  • We beschikken over vitale en flexibele medewerkers die eigenaarschap tonen en zich blijven ontwikkelen en goed samenwerken;
  • Wij ondersteunen de teams van de gemeente Waalwijk optimaal;
  • We werken meer samen in de keten/multidisciplinair teamverband;
  • We streven naar een bedrijfsvoering die in control is;
  • We streven naar een innovatievere bedrijfsvoering waarbij een cultuur van leren en ontwikkelen vanzelfsprekend is.

Informatie

Wat willen we bereiken?

Terug naar navigatie - Wat willen we bereiken?

D.099 | Gemeentelijke informatie is altijd optimaal beschermd, betrouwbaar en beschikbaar

Terug naar navigatie - D.099 | Gemeentelijke informatie is altijd optimaal beschermd, betrouwbaar en beschikbaar

Zonder informatie geen dienstverlening. Het is essentieel dat de gemeente Waalwijk blind kan varen op haar informatie want er worden voor haar inwoners en haar werknemers steeds in meer of mindere mate belangrijke beslissingen genomen. Hierbij geldt dat de informatie op het juiste moment beschikbaar is, dat die informatie correct is en dat de informatie alleen gedeeld wordt met daarvoor bevoegde personen. De veiligheid van de informatie kan helaas niet tot de volle honderd procent worden gegarandeerd, gezien de steeds voortschrijdende techniek en de toename van cybercrime. Ook blijft het werken met informatie mensenwerk. We streven echter naar een optimaal pakket aan maatregelen waarbij de mate van risico bepalend is voor onze acties.

IND 10.001 | Informatiebeveiliging

Zo gaan we dat doen

D.100 | De complete informatiehuishouding is in kaart gebracht in 2025

Terug naar navigatie - D.100 | De complete informatiehuishouding is in kaart gebracht in 2025

Informatie zit in veel systemen en er vindt onderling veel uitwisseling plaats. Van belang is dat er goed beheer plaatsvindt op zowel de centrale als de centrale systemen. Dat vraagt eerst om inzicht in de informatiehuishouding en vervolgens om procedures en afspraken over beheer.

Zo gaan we dat doen

D.101 | Maximaal ondersteunen van de organisatie in het digitaal en zaakgericht werken

Terug naar navigatie - D.101 | Maximaal ondersteunen van de organisatie in het digitaal en zaakgericht werken

De gemeente werkt volledig digitaal en zaakgericht. Dit betekent dat informatiesystemen een hoge mate hebben van beschikbaarheid (99%) en dat gebruikers tevreden zijn over de systemen die we inzetten om processen te ondersteunen.

IND 10.002 | Uptime systemen

Zo gaan we dat doen

D.102 | Een data-gedreven organisatie zijn voor 2025

Terug naar navigatie - D.102 | Een data-gedreven organisatie zijn voor 2025

De gemeente Waalwijk zit in de beginfase van datagedreven werken en alle aspecten die daarmee samenhangen. Waalwijk ziet datagedreven werken als middel en niet als doel op zich: het leveren van publieke waarde aan inwoners en ondernemers staat centraal. We vliegen datagedreven werken niet aan als een technische exercitie, maar als een veranderopgave voor de hele organisatie. Het vraagt om een samenhangende investering in organisatieaspecten als leiderschap, visie en strategie, technologie, data, processen, cultuur en medewerkers. In het teken van leren en experimenteren en om op een praktische manier de gemeente bewust te maken van de kansen en risico’s van werken met data, zijn we gestart met data-pilots. Deze pilots beogen een gerichte inzet van data bij een aantal maatschappelijke opgaven en bij onze dienstverlening en bedrijfsvoering. Daarnaast geven deze pilots inzicht in waar we staan op voornoemde organisatieaspecten en welk groeimodel nodig is om te komen tot een datagedreven organisatie. De komende periode blijven we datapilots en dataprojecten uitvoeren, een 0-meting data-volwassenheid doen op bovenstaande aspecten en een visie en strategie (roadmap) ontwikkelen op datagedreven werken.

Zo gaan we dat doen

P&C/IC/Inkoop

Wat willen we bereiken?

Terug naar navigatie - Wat willen we bereiken?

D.103 | Een inkoop- en aanbestedingsbeleid voeren waarbij het de relevante wet- en regelgeving naleeft en waarbij tegen zo laag mogelijke kosten kwalitatief hoogwaardige en duurzame producten en diensten worden ingekocht.

Terug naar navigatie - D.103 | Een inkoop- en aanbestedingsbeleid voeren waarbij het de relevante wet- en regelgeving naleeft en waarbij tegen zo laag mogelijke kosten kwalitatief hoogwaardige en duurzame producten en diensten worden ingekocht.

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid zorgt ervoor dat alle inkooptrajecten worden doorlopen in overeenstemming met de actuele wet- en regelgeving. Door intern steekproeven te nemen wordt steekproefsgewijs vastgesteld of de interne organisatie hieraan voldoet. Waar nodig worden dan extra maatregelen genomen.

Zo gaan we dat doen

D.105 | Elk jaar een volledig digitaal en kwalitatief hoogstaand P&C instrumentarium

Terug naar navigatie - D.105 | Elk jaar een volledig digitaal en kwalitatief hoogstaand P&C instrumentarium

De afgelopen jaren heeft de focus gelegen op de digitalisering van de P&C cyclus. Nu deze werkzaamheden erop zitten is de focus verlegd naar de kwalitatieve verbetering van verschillende rapportages. Dit jaar heeft bijvoorbeeld de focus gelegen op het beter verbinden tussen doelstellingen en indicatoren, waarbij er ook in samenwerking met onder andere het CBS nieuwe indicatoren zijn toegevoegd. Deze ingeslagen weg wordt in 2022 gecontinueerd. Daarnaast hebben we als eerste gemeente in Nederland de zogenoemde "Q&A" functionaliteit geïntroduceerd waarin raadsleden de mogelijkheid kregen om aantekeningen te maken en vragen te stellen. 

Ook hebben we de doelenbomen systematiek die we in de programma’s en beleidsvelden hanteren doorgetrokken naar de paragraaf bedrijfsvoering om ook hierin effectiever te kunnen sturen op onze ambities, doelstellingen en uitvoeringsmaatregelen.

Zo gaan we dat doen

HRM & Communicatie

Wat willen we bereiken?

Terug naar navigatie - Wat willen we bereiken?

D.106 | 10% meer beeldende communicatie t.o.v. tekstuele, in intern- en extern gebruik voor 2025

Terug naar navigatie - D.106 | 10% meer beeldende communicatie t.o.v. tekstuele, in intern- en extern gebruik voor 2025

Beeld is niet meer weg te denken in de interne en externe communicatie. Soms wordt tekst zelfs helemaal vervangen. Social media (Facebook, Twitter, You Tube, Vimeo, LinkedIn en Instagram) zijn populairder dan ooit en een groot deel van de inwoners is via deze platformen te bereiken. Een groot voordeel van social media is dat we zelf het verspreidingsgebied en de doelgroep kunnen bepalen. Dus gerichter kunnen focussen op een specifieke doelgroep. Ander voordeel is dat de inwoner snel kan reageren op een door ons gepost bericht, maar ook wij op berichten van anderen. Een snelle vorm van interactie. Social media kennen bepaalde voorwaarden: weinig tekst, veel beeld. Maar ook in de traditionele communicatiemiddelen, zoals onder meer de gemeentepagina, folders, brochures, beleidsnota’s zien we een verschuiving. Ook daarin worden nu veel vaker beelden in opgenomen of infografics waarbij in één oogopslag duidelijk wordt wat er bedoeld wordt.

IND 10.003 | Grafische vormgeving

IND 10.004 | Gelezen / op gereageerde communicatieuitingen

Zo gaan we dat doen

D.107 | 10% meer doelgroep specifiek communiceren via social media i.p.v. via traditionele middelen voor 2025

Terug naar navigatie - D.107 | 10% meer doelgroep specifiek communiceren via social media i.p.v. via traditionele middelen voor 2025

Social media is een verzamelbegrip voor online platformen waar gebruikers, zonder of met minimale tussenkomst van een professionele redactie de inhoud verzorgen. Hoofdkenmerken zijn interactie en dialoog tussen gebruikers. Via deze media delen mensen verhalen, kennis en ervaringen. Dit doen zij door berichten te publiceren of door gebruik te maken van ingebouwde reactiemogelijkheden. Ieder platform is uniek, maar heeft zo ook zijn eigen voor- en nadelen. Zo kan Facebook bijvoorbeeld meer gebruikt worden voor informatieve content en kan Instagram daarentegen meer speelser worden ingezet.
De gebruikers van onze social media kunnen we verdelen in verschillende typen gebruikers: zij die consumeren, zij die bijdragen en zij die creëren. Gebruikers binnen het type ‘consumeren’ zijn het minst actief. Gebruikers binnen het type ‘bijdragen’ zijn gebruikers die wel reageren op foto’s en video’s, artikelen of die bijdragen aan een discussie. Gebruikers binnen het type ‘creëren’ zijn actieve producenten van zoals foto’s, video’s, reviews of artikelen. Degenen die consumeren en bijdragen vormen onze hoofdmoot.
De inzet van social media draagt voor ons bij aan de communicatie naar de buitenwereld, onze inwoners. Onze doelgroep volgt ons niet voor niets. Ze hebben interesse in wat we doen, de producten en diensten die we leveren. Het is daarom belangrijk om precies datgene te delen waar de doelgroep op zit te wachten. Daarnaast kunnen de gebruikers op social mediakanalen ook contact opnemen als zij een vraag of klacht hebben. En natuurlijk is social media de plek om het allerlaatste nieuws te delen. Kortom een actievere inzet van social media stellen ons in staat meer doelgroepspecifiek te communiceren. Het is de bedoeling om voor 2022 een contentstrategie te ontwikkelen voor met name Facebook, LinkedIn en Instagram.

IND 10.005 | Volgers social media

Zo gaan we dat doen

D.108 | Tweejaarlijks uitvoeren klanttevredenheidsonderzoek met een toename in 2025 van gemiddelde score 7,5 naar 8 over de ondersteunende diensten

Terug naar navigatie - D.108 | Tweejaarlijks uitvoeren klanttevredenheidsonderzoek met een toename in 2025 van gemiddelde score 7,5 naar 8 over de ondersteunende diensten

Dit onderzoek naar de tevredenheid van interne klanten houden de ondersteunende diensten (concernstaf en control, TIBF, TFIN, THRM & Ondersteuning, TICT en communicatie gezamenlijk. In 2018 is een gemiddelde score van rond de 7,5 gehaald met een aantal verbetersuggesties op onderdelen. Het betrof een nul-meting. Door periodiek dit onderzoek te herhalen kunnen we op onderdelen zien of de verbetermaatregelen in de beleving van onze klanten effect hebben en geldt de uitkomst als een 1 meting. Het is ambitieus om een groei met 0,5 punt te verwachten en tegelijk onze uitdaging. We zijn tevreden met het handhaven van de gemiddelde 7,5 en geslaagd bij het behalen van een 8,0.

D.109 | 60% van de medewerkers maakt gebruik van de Waalwijk Academie in 2025

Terug naar navigatie - D.109 | 60% van de medewerkers maakt gebruik van de Waalwijk Academie in 2025

Elke medewerker van de gemeente Waalwijk beschikt over een account van de Waalwijk Academie. Hiermee hebben ze toegang tot e-learnings, quick-learnings (filmpjes en andere korte instructies) en allerlei workshops , seminars, et cetera via een opleidingskalender. Hieronder staat een overzicht van de laatste categorie vanaf de start tot nu toe (2018-2019-aug 2020).

IND 10.006 | Inschrijvingen cursussen Waalwijk Academie

IND 10.007 | Geplande cursussen Waalwijk academie

Zo gaan we dat doen

D.110 | 30% van de medewerkers gebruikt een intern mobiliteitsinstrument (stage, detachering, HR marktplaats) in 2025

Terug naar navigatie - D.110 | 30% van de medewerkers gebruikt een intern mobiliteitsinstrument (stage, detachering, HR marktplaats) in 2025

We willen de inzetbaarheid van medewerkers bevorderen en hun talent maximaal benutten. Dit doen we door de inzet van allerlei mobiliteitsinstrumenten. Om hieraan een boost te geven hebben we een HR Marktplaats ingericht. Via interne werving van talent hebben we hiervoor twee recruiters beschikbaar; zij gaan projecten in de organisatie ophalen en matchen deze met het talent van onze medewerkers

Zo gaan we dat doen

D.111 | 75% actieve inzet van de Ynnovators voor meer innovatie in onze organisatie vanaf 2022 en groei naar optimaal gebruik toolkit in 2025

Terug naar navigatie - D.111 | 75% actieve inzet van de Ynnovators voor meer innovatie in onze organisatie vanaf 2022 en groei naar optimaal gebruik toolkit in 2025

De methode Ynnovate hebben we als gevolg van Corona niet zo uitgebreid kunnen testen én invoeren als we van plan waren. Wél zijn er Ynnovators opgeleid en hebben we hiermee wat stappen gemaakt. Zo zijn de fysieke Ynnovate bijeenkomsten bijvoorbeeld omgebogen naar digitale sessies. Dit heeft extra tijd gekost. In 2022 gaan we hiermee door en worden ook nog andere manieren van werken of procesbegeleidingstools ontwikkeld. Zodat we over een goede toolkit kunnen beschikken om de ontwikkel- en innovatiekracht van Waalwijk te vergroten.

Zo gaan we dat doen