Control
Binnen de gemeente Waalwijk hebben we een Visie op Control opgesteld. Deze visie is het uitgangspunt voor de invulling van control.
Control gaat over de interne beheersing van de organisatie. Wordt de organisatie goed bestuurd en hebben we de processen en de uitvoering van de plannen en activiteiten onder controle. Onze organisatie is in control wanneer de activiteiten, plannen, processen en projecten bijdragen aan de realisatie van beleidsdoelstellingen en hun maatschappelijk effect, zodanig dat er geen grote onverwachte verrassingen zullen optreden. Dit betekent dat we de risico’s onderkennen en maatregelen nemen om de risico’s te beheersen.
Omdat we als overheidsorganisatie gefinancierd worden met maatschappelijk geld mag van onze gemeente verwacht worden dat onze prestaties doelmatig en doeltreffend zijn. En dat we ons houden aan wet- en regelgeving.
Om onze gestelde beleidsdoelen te realiseren zal een vloeiend proces ontwikkeld dienen te worden dat continue monitort, evalueert en bijstelt. In de gemeente Waalwijk hebben we dat als volgt vorm gegeven:
‘In control zijn’ betekent dus voor ons niet alleen beheersen: maar beter besturen: meer leren dan controleren!
Visie op Control
Met de gemeenteraad hebben we afgesproken dat we bepaalde doelstellingen bereiken. Dit doen we voor onze inwoners. Control inspanningen dragen bij aan de realisatie van deze doelstellingen. We zijn in staat om als organisatie alle risico’s binnen de processen te onderkennen die de realisatie van de doelstellingen in gevaar brengen.
We maken hierbij een bewuste afweging of we het risico accepteren, verzekeren of afdekken met diverse beheersmaatregelen. Hierbij speelt een kosten/baten analyse een belangrijke rol.
De control inspanningen hebben een toegevoegde waarde voor de organisatie en daarmee ook voor de gemeenteraad en onze inwoners. Vanuit de intrinsieke motivatie werken we effectief en efficiënt en hebben we de interne beheersing op orde. We doen dit voor ons zelf, het college, de raad en onze inwoners en niet voor externe partijen zoals de accountant.
De teammanager is integraal verantwoordelijk voor de uitvoering en beheersing van zijn processen. De teammanager zorgt ervoor dat de processen up-to-date zijn en dat de risico’s periodiek worden geactualiseerd. Hierbij wordt hij ondersteund door het team Concern & Strategie (CSTR) en de concerncontroller.
Voor het sturen en beheersen van de processen heeft de teammanager volledige en tijdige managementinformatie nodig. Op basis van deze managementinformatie kan de teammanager de juiste beslissingen nemen.
Hoe organiseren we control in de Waalwijk?
De basis voor control is het 'Three Lines Model’. Dit model helpt ons om structuren en processen in kaart te brengen, die bijdragen aan het realiseren van de doelstellingen en die een sterke governance en risicomanagement faciliteren.
Dit model is net zoals de planning en control cyclus bij de gemeente Waalwijk gebaseerd op het plan, do, check en act principe. De rapportering vindt dan ook plaats in de planning en control producten van de gemeente Waalwijk.
Invulling ‘Three-lines’ binnen de gemeente Waalwijk
Voor de gemeente Waalwijk geven we hier op onderstaande wijze invulling aan:
De 1e lijn (lichtgroen), de binnencirkel is het management. Het management op de diverse organisatieniveaus is dus ook primair verantwoordelijk voor de goede sturing en beheersing van de organisatie, voor het managen van de risico’s die met de bedrijfsvoering samenhangen en voor de volledigheid en betrouwbaarheid van de verantwoordingsinformatie.
De 2e lijn (geel) bestaat uit de functionarissen die geen directe management-verantwoordelijkheid hebben, maar het lijnmanagement ondersteunen op diverse gebieden: THRM, TFIN, TICT, TBIF, CSTR, kwaliteitsmedewerkers binnen de teams, Chief Information Security Officer (CISO)/ Functionaris Gegevensbescherming (FG) en Security & Privacy Officer (SPO). Zij helpen en ondersteunen de 1e lijn bij de beheersing van de diverse processen.
De 3e lijn (donkergroen) bestaat uit de medewerkers die de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) uitvoeren en de 213a onderzoekers. De VIC maar ook de medewerkers P&C vallen onder team Concern & Strategie (CSTR) en de concerncontroller stuurt dit team aan. De strategen vallen ook onder team CSTR maar worden aangestuurd door de algemeen directeur. Daarnaast is CSTR ook verantwoordelijk voor de 213a-onderzoeken en opereert daarmee gedeeltelijk in de 2e lijn en gedeeltelijk in de 3e lijn. De CISO en FG hebben ook een onafhankelijke controlerende rol en vallen daarmee ook gedeeltelijk in de 2e lijn als de 3e lijn. In de gemeente Waalwijk is dit een gecombineerde functie.
De 4e lijn bestaat uit (veel) externe partijen die onderzoek doen of controles uitvoeren, bijvoorbeeld accountants, rekenkamercommissie en de Belastingdienst. Deze controles worden niet vanuit de organisatie aangestuurd, vinden vooral achteraf plaats en zijn daarmee geen onderdeel van de interne beheersing. De uitkomsten van deze onderzoeken en controles geven ook een beeld over de mate van interne beheersing van de organisatie.
Rechtmatigheidsverantwoording
Vanaf 2023 worden gemeenten verplicht om in de jaarrekening een rechtmatigheidsverantwoording op te nemen. Hiermee legt het college eigenstandig verantwoording af over de naleving van de geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening. De gemeente Waalwijk streeft ernaar om in de toekomst een volledige ‘In Control Statement’ op te nemen in de jaarrekening. Maar eerst richten we ons op de rechtmatigheidsverantwoording.