Paragraaf Bedrijfsvoering

Ambitie

Bedrijfsvoeringsprocessen ondersteunen de uitvoering van de hoofdstukken en programma’s. Denk hierbij aan de inzet van personeel, financiën, informatievoorziening, organisatie en automatisering. De bedrijfsvoering is niet alleen intern gericht. Zo verwachten de Waalwijkse inwoners bijvoorbeeld van een gemeente dat de kwaliteit van de dienstverlening op orde is. In deze paragraaf geven wij inzicht in de beleidsvoornemens rondom de bedrijfsvoering voor zover daarop in de hoofdstukken en programma’s van de begroting niet nader is ingegaan.

De veranderingen in de maatschappij vragen om het voortdurend aanpassen van en bijblijven in ons vakmanschap. In het bijzonder als het gaat om de houding en gedrag van onze organisatie en dus van onze medewerkers. Het is zaak dat we meer dan voorheen extern gericht zijn, dat we de gemeenteraad goed bijstaan in het vervullen van hun taken en verantwoordelijkheden en dat we snel en resultaatgericht te werk gaan. Verder gaan we inwoners, als dat al niet het geval was, snel en adequaat helpen als ze diensten van ons nodig hebben en sturen we aan op een intensieve samenwerking met collega’s binnen de organisatie en daarbuiten.

De uitdagingen waar we voor staan vereisen een duidelijke aansturing, flexibele processen en inzichtelijke informatie.

Wat willen we bereiken op de totale bedrijfsvoering?

Een meer dienstverlenende en faciliterende gemeente;
Een meer extern gerichte organisatie;
Een lerende organisatie;
Medewerkers met politieke en bestuurlijke sensitiviteit;
Een zo doelmatig mogelijke bedrijfsvoering;
Processen die voldoen aan alle eisen op het gebied van rechtmatigheid, informatiebeveiliging en bescherming van persoonsgegevens.

Wat willen we bereiken?

HRM

De wereld om ons heen verandert snel en continue, dat is een feit. We zien een aantal trends en ontwikkelingen waar we mee te maken hebben als organisatie. De arbeidsmarkt die verandert, het werk van onze mensen verandert door digitalisering én we moeten langer werken. We stellen dat ‘leeftijd maar een getal’ is, en dat het meer draait om je bevlogenheid dan om ‘hoe lang je ergens werkt’ of hoe oud je bent. Daarnaast willen we continue werken aan de ontwikkeling van Waalwijk. We willen eigenaarschap bij onze inwoners stimuleren waar dat kan. We willen dat zij zoveel mogelijk verantwoordelijkheid pakken én krijgen voor de dingen die in de stad (moeten) gebeuren. En dat vragen we ook van onze medewerkers. Om dát meer op het netvlies te krijgen hebben we de afgelopen jaren stelselmatig gewerkt aan de ontwikkeling van onze organisatie onder de noemer van Vanzelfsprekend Waalwijk. De HR strategie ‘Goed op weg!’ zetten we in om de organisatie nog verder te brengen en het nemen van eigenaarschap heeft daarin een prominente rol.

Gelet op deze ontwikkelingen zien wij vier speerpunten die samen hangen met onze kerncompetenties:

vitaliteit en duurzame inzetbaarheid (flexibel)
continu leren, evalueren en borgen (ondernemend)
het goede gesprek (gesprekkencyclus die recht doet aan de behoeften van zowel medewerkers als management) (betrokken)
goed werkgeverschap en partnerschap (partnerschap).

Deze speerpunten zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Daarnaast verwachten we dat onze medewerkers aangeven wat ze van de organisatie nodig hebben om onze ambities waar te kunnen maken.

In 2018 hebben we een Periodiek Medisch Onderzoek en een Medewerkerstevredenheidsonderzoek uitgevoerd. Dit geeft een beeld van hoe de organisatie er voor staat en waar extra acties nodig zijn. Daarnaast vragen we de medewerkers wat zij nodig hebben om vitaal en inzetbaar te blijven. Hiervoor zal regelmatig coaching, opleiding en training nodig zijn of financiële ruimte om een medewerker 'stage te laten lopen'. Om de uitval van stressklachten te verminderen is gestart met de inzet van een stresspreventieteam en organisatiecoach waardoor een daling van het verzuim met bijna 2% heeft plaatsgevonden in 12 maanden tijd.

Het Goede Gesprek is van belang om de match tussen de organisatie en de individuele medewerkers optimaal te houden en tijdig te kunnen bijsturen. Waar liggen talenten en hoe zetten wij deze in om de organisatiedoelen te halen? Waar verandert het werk zodanig dat actie vereist is om in de toekomst het werk te kunnen blijven doen?

We zullen er voor zorgen dat wij als werkgever aantrekkelijk zijn en blijven voor medewerkers. Dat doen we door samen te werken met andere werkgevers in de regio en met het onderwijs. We wisselen kennis, ervaring en mensen uit om te leren, ontwikkelen en inspireren. We zetten een arbeidsplatform op en presenteren wat we als werkgever te bieden hebben.

Een greep uit de acties en investeringen die we daarvoor gaan doen:

Nu duidelijk is dat niet gekozen is voor een generatiepact, willen we wel maximaal inspelen op behoeften van verschillende doelgroepen in de organisatie; wat is nodig om hen maximaal te laten presteren en inzetbaar te houden. We organiseren jaarlijks de 'Meester-in-je-werk-week", we investeren in tools die Het Goede Gesprek faciliteren zoals een app voor feedback en het volgen van je ontwikkeldoelen, we maken een promotiepagina van Waalwijk als werkgever middels werkenvoormiddenbrabant.nl, we stimuleren gezondheid en vitaliteit en leren van de verbeterpunten uit het medewerkerstevredenheidsonderzoek.

Daarnaast hebben we hard gewerkt aan de weerbaarheid van onze medewerkers als het gaat om agressie en ongewenst gedrag. Hier zullen we kritisch volgen wat nodig is om onze medewerkers een veilige werkplek te geven en hun werk op een prettige, professionele manier te laten doen.

In 2018 is een aantal medewerkers succesvol geplaatst in het kader van de participatiewet. Tussentijds is het quotum naar boven aangepast en daardoor niet gehaald. Het aanbod van mensen met een doelgroepverklaring is erg klein. De mensen die behoren tot de doelgroep en bij ons bekend zijn, halen we naar binnen. In 2019 breiden we ons netwerk uit en komen we met innovatieve ideeën om sneller en meer in contact te komen met mensen uit de doelgroep. We zien hier al de eerste successen van. Eenmaal binnen bij de gemeente Waalwijk, blijkt dat er goede matches te maken zijn binnen diverse teams en dat de doelgroep graag bij ons blijft werken.

Zo gaan we dat doen

Planning en Control

Ambitie

Er zal worden gewerkt vanuit Strategische Visie 2025 en coalitieprogramma 2018-2022 naar begroting 2020 en volgende jaren en naar prestatieafspraken die de directie vastlegt met de teammanagers. In advisering aan raad en college moet helder zijn waar de verbanden liggen tussen de voormelde documenten.

Wat willen we bereiken?

Kwaliteitsimpuls p en c instrumentarium

In 2018 is gestart met het opzetten van zogenaamde DIN-schema's (Doel-Inspanning-netwerk) per beleidsveld(programma). De schema's worden opgebouwd langs de lijn van strategische niveau-tactisch niveau-doelstellingen niveau-maatregelen. Per niveau wordt zo expliciet mogelijk aangegeven wat we willen bereiken en welke maatregelen willen doorvoeren. De DIN-schema's worden door de teams opgesteld. Op basis van de DIN-schema's worden de doelenbomen opgesteld. De doelenbomen concretiseren hetgeen dat in de DIN-schema's is beschreven. We beschrijven de ambitie voor een beleidsveld en geven concreet aan wat we willen bereiken en daarbij vermelden we effectindicatoren. Om de effecten te bereiken gaan we acties uitvoeren die we monitoren aan de hand van prestatie indicatoren. Deze gehele werkwijze leidt tot een gefundeerde en meetbare begroting op basis waarvan beter kan worden gestuurd en het bestuur een kwantitatieve en kwalitatieve verantwoording kan afleggen aan raad en inwoners.

Optimaliseren uitvoeringsbegroting

De uitvoeringsbegroting is het werkdocument voor het college en de ambtelijke organisatie. In dit document staan alle producten die gekoppeld kunnen worden aan een beleidsveld. In 2020 zal het gehele producten arsenaal gescand worden op kwaliteit van de raming en tevens zal de toelichting sterk worden verbeterd. Daarnaast zal aan elk product een meerjarenraming met toelichting worden toegevoegd. Deze exercitie komt de budgetbewaking ten goede en draagt bij aan een actueel inzicht in de meerjarenraming. Ook is dit van belang om de inzet van middelen en prestatie indicatoren te kunnen matchen: is er sprake van maximaal rendement. Ook in het kader van benchmarks en doelmatigheidsonderzoeken zoals "Vensters voor bedrijfsvoering" en "Waarstaatjegemeente" is het van belang om op detailniveau over de juiste cijfers en toelichting te kunnen beschikken.

Indicatoren
Op verzoek van de raad is de Concernstaf, in samenwerking met de verschillende vakinhoudelijke teams, gestart met het onderzoeken hoe we effectindicatoren beschikbaar uit landelijk beschikbare en vergelijkbare bronnen meetbaar kunnen maken m.b.t. hoe het gesteld is met de voortgang op de door de organisatie gestelde doelstellingen. Een eerste conceptaanpak hiervan is voorgelegd aan uw raad via het Auditcomité van donderdag 14 maart 2019. Hierin is o.a. het concept van de doelenbomen aan u getoond die we met ingang van de begroting 2020 zullen toevoegen aan de rapportage, waarin we effectief de link leggen tussen ambitie/strategische doelen/wat willen we bereiken?/effectindicator(en)/wat gaan we daar voor doen? Het resultaat voor de begroting 2020 is dat we inmiddels de beschikking hebben over 67 effectindicatoren gekoppeld aan de verschillende doelstellingen verspreid over de 4 programma’s en 9 beleidsvelden. Dit is een mix van de indicatoren die we vanuit de BBV verplicht moeten opnemen aangevuld met eigen indicatoren. Zoals u wellicht opgemerkt hebt, worden niet alle gebruikte indicatoren gemeten op dezelfde momenten in het jaar, of met gelijke jaarlijkse intervallen. Het kan dus voorvallen dat de meest recente cijfers stammen uit het jaar 2015. Daarnaast zijn niet voor elke indicator even veel historische gegevens beschikbaar. Zo worden enkele nieuwe indicatoren dit jaar voor het eerst volgens de huidige methodiek gemeten waardoor we nog geen vergelijkingsjaren hebben. Voor beide gevallen (maar ook alle andere indicatoren) geldt dat deze gegevens de komende jaren steeds verder en vollediger aangevuld zullen worden. Ook vergelijken we de effectindicatoren indien mogelijk met vergelijkbare gemeenten zoals Platform Middelgrote Gemeenten (M50), gemiddelde van gemeenten in de provincie Noord-Brabant, Regio Hart van Brabant of Nederland.

Interne Controle

Ambitie
De ambitie van de Interne Controle is het hebben van een beheersbare, financieel in-control zijnde organisatie met een betrouwbare financiële informatievoorziening voor het nemen van de juiste beslissingen door het bestuur.

Wat willen we bereiken?
Het doel van de interne controle is het vaststellen van de juistheid, volledigheid en de rechtmatigheid van de in de financiële administratie verantwoorde opbrengsten en uitgaven.

Wat gaan we daarvoor doen?

Prioriteren van financiële (bedrijfs)processen die jaarlijks worden gecontroleerd en van daaruit opstellen van jaarplanning
Monitoren van de opvolging van de verbetermaatregelen die voortkomen uit de controles
De gemeente wil van achteraf controleren op output naar vooraf controleren op de systemen. Daarvoor worden de eerstelijnscontroles overgedragen aan de teams en is controle op autorisaties van groot belang.
Bevindingen tweemaal per jaar rapporteren aan DT en College

Indicatoren
Jaarlijks verkrijgen van de goedkeurende accountantsverklaring voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid bij de jaarrekening.

ICT

Wat willen we bereiken?

De ambitie van Team ICT is om de gemeentelijke ICT en informatievoorziening zo te organiseren, dat deze ondersteuning biedt voor een moderne, efficiënte, betrouwbare en integere bedrijfsvoering en dienstverlening aan inwoners en ondernemers. Kaders en doelstellingen zijn verwoord in ICT beleids- en jaarplannen en in de strategische ICT meerjarenbeleidsvisie, die jaarlijks wordt geactualiseerd. In onderstaande figuur zijn de doelstellingen voor de komende jaren op de verschillende terreinen schematisch weergegeven. Team ICT is adviserend, ondersteunend en neemt graag een aanjagende rol aan bij het realiseren van de digitale ambities van onze gemeente.

Wat gaan we er voor doen?

Onderstaand figuur geeft in de tijdlijn de belangrijkste projecten weer die team ICT met de organisatie uitvoert om bovengenoemde ambities te realiseren.

Wat zijn de indicatoren?
Het dashboard 'Dienstverlening en digitalisering' op de site www.waarstaatjegemeente.nl toont indicatoren en inzicht in de status van de digitale dienstverlening, de informatievoorziening, het gebruik van landelijke en collectieve voorzieningen en de digitale volwassenheid van onze producten en diensten aan inwoners en ondernemers.

Uit recent uitgevoerd intern klanttevredenheidsonderzoek naar de beschikbaarheid en kwaliteit van Team ICT en de ICT-voorzieningen onder collega’s scoorde we respectievelijk een 8,1 en een 7,7. Deze hoge scores willen we komend jaar minimaal handhaven.

Informatiebeveiliging en bescherming van persoonsgegevens (privacy)

Ambitie
De gemeente Waalwijk moet voldoen aan privacywetgeving en moet haar bedrijfsinformatie (waaronder persoonsgegevens) optimaal beveiligingen. Voor het beveiligen van informatie passen we de Baseline Informatiebeveiliging voor Gemeenten toe (BIG). Vanaf 2020 moet de gemeente gaan voldoen aan een nieuwe versie van de BIG, namelijk de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO)

Wat willen we bereiken?
De gemeentelijke organisatie is aantoonbaar in control op het gebied van de bescherming van (persoons)gegevens. Te treffen maatregelen worden genomen op basis van een risico-analyse en tegen aanvaardbare kosten.

Privacywetgeving
De gemeente Waalwijk moet voldoen aan de verplichtingen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De verplichtingen brengen een grotere documentatieplicht met zich mee, een verantwoordingskader en het inbedden van de toepassing van de nieuwe wetgeving in de processen waar persoonsgegevens worden verwerkt. Er is een functionaris gegevensbescherming die onafhankelijk toezicht houdt en rapporteert over de implementatie van de AVG.

Informatiebeveiliging
Over de breedte van de implementatie van de BIG worden verdere verbeteringen gerealiseerd met een focus op de onderdelen waar nu relatief lager op gescoord wordt. In 2019 bereiden we ons voor op de komst van de BIO. Een aantal maatregelen zijn scherper geformuleerd en er komen een aantal nieuwe verplichte maatregelen. Hierdoor zullen nieuwe actiepunten ontstaan.

Ten opzichte van 2017 is in 2018 niet veel veranderd omdat de beveiliging op adequaat niveau is en de energie met name gericht is op de implementatie van de AVG.

In 2018 liep de actualiteit van het informatiebeveiligingsbeleid af, doordat het in juni 2018 ouder dan drie jaar was.. In 2018 werd ook duidelijk dat de norm voor informatiebeveiliging zou veranderen. Vanaf 2019 gaan we over op de Baseline Informatiebeveiliging Overheid, de BIO. Voor 2019 zullen we dus aan de slag gaan met de implementatie van deze BIO en zal het nieuw vast te stellen beleid hierop gebaseerd worden (dit is inmiddels ook gebeurd).

Over 2018 is het aantal vragen in ENSIA flink teruggebracht. Hierdoor hebben de percentages over 2018 niet dezelfde basis als de drie jaren er voor. Sommige vragen zijn vervangen.

	2016	2017		2018
onderwerp:	0-meting	1-meting	Verschil	2-meting	verschil
Beveiligingsbeleid	100%	100%	0%	95%	-5%
Organisatie van de beveiliging	84%	89%	5%	88%	-1%
Beheer van middelen voor de informatievoorziening	55%	100%	45%	84%	-16%
Beveiligingseisen tav het personeel	54%	82%	28%	84%	2%
Fysieke beveiliging	97%	94%	-3%	95%	1%
Beheer bedieningsprocessen	63%	90%	27%	94%	4%
Toegangsbeveiliging	72%	90%	18%	100%	10%
Aanschaf, ontwikkeling, OH Informatiesystemen	51%	88%	37%	93%	5%
Beheer van incidenten	97%	100%	3%	100%	0%
Continuïteitsbeheer	56%	54%	-2%	50%	-4%
Naleving	89%	97%	8%	100%	3%

Totaal gewogen norm	72%	85%	13%	85%	0%

De normen voor informatiebeveiliging zijn talrijk en verdeeld over verschillende teams. Er zijn ook verschillende toezichthouders buiten de gemeente waaraan gerapporteerd moet worden. In 2017 is daarom vanuit het landelijke project ENSIA gestart met het bundelen van de normen, het rapporteren op die normen en het toezicht van de verschillende stakeholders.

Met de komst van ENSIA kan er een onderscheid worden gemaakt tussen horizontale en verticale verantwoording op het gebied van informatiebeveiliging. De horizontale verantwoording betreft de hele organisatie en meet in hoeverre er wordt voldaan aan de normen uit de Baseline Informatiebeveiliging voor Gemeenten. De verticale verantwoording zijn de aanvullende eisen die door externe stakeholders zijn gesteld. Hierover moet naar hun apart worden gerapporteerd.

Rapportage over 2018

Gebied	Toezichthouder	Verantwoordelijk team	Resultaat
BRP	RvIG	Publiekszaken	Goed
PNIK	RviG	Publiekszaken	Goed
Digid	Logius (Min. BzK)	Publiekszaken	Goed
Suwi Baanbrekers	Min. Sociale zaken	Baanbrekers	Goed
Suwi-inkijk GBD	Min. Sociale zaken	Financiën	Goed
BGT	Min. I en M	TORV	Voldaan
BAG	Min. I en M	TVVB	Voldaan
BRO	Min. I en M	TORV	Onvoldoende (nog niet verplicht)
BIG (ENSIA)	De eigen CISO	Directie	85% implementatie
AVG	De eigen FG	Directie	62% implementatie

Evaluatie Informatiebeveiligingsbeleid
Het informatiebeveiligingsbeleid dat in 2015 is vastgesteld zal in 2018 worden geëvalueerd. Op basis van deze evaluatie zal het informatiebeveiligingsbeleid 2019-2022 worden vastgesteld. Verder zullen we de bewustwordingscampagne Informatieveiligheid en Privacy voortzetten.

Wat gaan we verder voor informatiebeveiliging en privacy doen?
Om verbeteringen uit te voeren op het gebied van privacywetgeving en informatiebeveiliging wordt jaarlijks een jaarplan gemaakt en vastgesteld. Verbeteringen zijn onder meer:

Voldoen aan nieuwe of strengere maatregelen die voortvloeien uit de BIO
Evaluatie bestaand tactisch beleid en aanpassing naar de BIO
Uitvoeren Data Protection Impact Assessments
Optimaliseren loggingfunctie van diverse systemen
Optimaliseren bedrijfscontinuïteitsplannen

Voor de toepassing van de AVG voerden we een nulmeting uit. In 2020 werken we verder aan bewustwording en opleiding van medewerkers. Ook zullen er (nieuwe) privacyvraagstukken moeten worden opgepakt. Deze vraagstukken kunnen vaak alleen worden opgepakt in breder verband, in samenwerking met leveranciers, de VNG en andere partijen. In 2020 wordt het toezicht door de FG planmatig ingericht, daar waar dit in 2018 en 2019 nog projectmatig was.

Wat mag dat kosten?
De kosten verbonden aan de inzet van eigen personeel zijn niet begroot. Deze worden geacht onderdeel te vormen van de bestaande begroting van de organisatie.

Toch moet er met de komst van de AVG en de specifieke werkzaamheden in het kader van de informatiebeveiliging rekening worden gehouden met een aanslag op de beschikbare uren. Dit zal per team verschillen. Privacy en informatiebeveiliging brengt echter ook specialistische en teamoverschrijdende werkzaamheden met zich mee, vandaar dat wordt onderzocht om hiervoor specifieke capaciteit in te zetten.

De kosten voor de uitvoering van de audits zijn ten laste van de eigenaar van de aansluiting en de kosten voor het uitvoeren van pentesten komen te laste van team ICT.

In de begroting 2020 is voor informatiebeveiliging en privacy rekening gehouden met een bedrag van € 85.994, waarvan € 60.000 niet structureel is.

Omschrijving (alle bedragen in €)	Begroot 2020
Gebruik ISMS tooling	€ 12.500
Externe kosten uitvoering communicatieplan	€ 2.000
Advies- en onderzoekskosten	€ 11.494
Ondersteuning 2020 (toelichting Kadernota)	€ 60.000
Totaal	€ 85.994

Indicatoren
Voor privacy wordt een meting gedaan op basis van het normenkader van CIP-overheid. Vanaf 2019 wordt als indicator het volwassenheidsmodel gehanteerd. De te behalen norm is hier niveau 4: voorspelbaar proces.

Voor Informatiebeveiliging moeten de vereiste normen in ENSIA minimaal op niveau voldaan worden gehaald.

Andere indicatoren die worden bijgehouden zijn:

Aantal klachten
Aantal inzageverzoeken en overige rechten van de burger ingevolge de AVG
Aantal (gemelde)beveiligingsincidenten en/of datalekken

Communicatie

Wat zijn de kaders?

Eind 2017 is de visie op communicatie vastgesteld door het college. De gemeente Waalwijk werkt aan communicatie 2.0. De uitgangspunten uit deze visie gelden anno 2020 nog steeds:

Communicatie en bestuurlijke representatie zijn onlosmakelijk onderdeel van de primaire processen binnen de gemeente Waalwijk;
Bureau Communicatie heeft een ondersteunende rol;
Om de organisatie betaalbaar te houden, letten we op de mogelijkheden om communicatie en bestuurlijke representatie effectief en efficiënt in te zetten;
We luisteren, bespreken, vertellen en presenteren.

Naast deze vertrouwde uitgangspunten zijn er nieuwe uitdagingen. Die hangen samen met trends in de samenleving en in het communicatievak. Bureau Communicatie wil het luisteren en bespreken richten op wat mensen daadwerkelijk bezighoudt: ze werkt vanuit de bedoeling: de leefwereld van mensen. Ze heeft de ambitie om samen met andere partijen te werken aan een betere communicatie. En ze helpt mee aan het uitdragen van de kernwaarden van de gemeente Waalwijk (Vanzelfsprekend goed op weg)..

Dit alles brengt met zich mee dat Bureau Communicatie nog bewuster dan voorheen in overleg met onze collega’s of bestuurders moet bepalen wat onze rol als gemeente is per opgave die er ligt (reguleren, regisseren, stimuleren, faciliteren of loslaten). Bureau Communicatie blijft -ongeacht welke keuze wordt gemaakt- hierbij altijd adviserend en ondersteunend.

Wat willen we bereiken?
De bestuurlijke doelen zijn vastgelegd in het coalitieakkoord 2018-2022: ’ Samen duurzaam vooruit’.

Voor bureau Communicatie ligt er de opgave om een beweging te maken:

Van buiten naar binnen
We gaan in de opgaven uit van de behoeften en belangen van inwoners, ondernemers en andere betrokkenen. We gaan in gesprek met hen, luisteren actief naar hun signalen en spelen in op wat zij belangrijk vinden. Als het kan sluiten we aan bij hun ideeën en hun energie.

Onderbouwing op argumenten
We zijn zo transparant mogelijk over besluiten die het speelveld bepalen. Daarbinnen maken we expliciet welke keuzemogelijkheden we zien, wat de impact daarvan is op belanghebbenden en welke afwegingen we maken. We baseren ons op kennis uit de wetenschap, de leefwereld en onze eigen expertise. Op die manier leggen we helder uit waarom we bepaalde dingen doen.

Communiceren over dilemma’s
We laten openlijk zien welke afwegingen we maken, in elke fase van de besluitvorming. We zijn helder over situaties waarin we te maken hebben met verschillende opvattingen en belangen van partijen in de stad. Door te laten zien hoe we omgaan met dilemma’s en door helder uit te leggen waarom we bepaalde besluiten nemen, dragen we bij aan een geloofwaardig openbaar bestuur.

Wereld van mensen
We sluiten in woord en beeld altijd aan bij waar de inwoners zich in herkennen. We gebruiken kanalen die voor hen te vinden zijn. Ons werk draait om mensen.

Focus op de maatschappelijke opgave
We ondersteunen collega’s en bestuurders om hun focus gericht te houden op de maatschappelijke opgave. Dat wil zeggen dat we niet zomaar een greep doen uit ons pakket middelen. En ook niet zomaar maken wat de opdrachtgever vraagt. We leveren maatwerk en passen daarbij –indien mogelijk en wenselijk - ook inzichten toe uit andere vakgebieden.

Anderen in positie brengen
We helpen collega’s en bestuurders om in hun opgaven scherp te letten op momenten die voor belanghebbenden relevant zijn. We ondersteunen hen met advies en geschikte communicatievormen, waardoor zij zelf met verve kunnen communiceren.

Wat gaan we er voor doen?

Kabinetszaken/representatie
Bij Bureau Communicatie is kabinetszaken/representatie belegd. De medewerker Kabinetszaken/Representatie geeft advies en ondersteuning op het moment dat er zich een gebeurtenis voordoet die representatie verlangt richting inwoners, bestuurders, hoogwaardigheidsbekleders en/of eigen medewerkers. Ook de organisatie van Waalwijk Ontmoet, de lintjesregen, de Koninklijke en gemeentelijke onderscheidingen, het organiseren van de herdenkingsbijeenkomst op 4/5 mei, het eindejaarsgeschenk, het organiseren van de eindejaarsbijeenkomst en relatiegeschenken maken deel van uit van de werkzaamheden.

De budgetten die ingezet worden voor de uitvoering van dit representatiebeleid zijn op verschillende plaatsen in de organisatie ondergebracht. Het budget voor representatie richting medewerkers ligt bij team HRM. Voor de representatie richting en door bestuurders is het budget ondergebracht bij Concernstaf/representatie.

Bestuursondersteuning
Evenals in voorgaande jaren zullen wij de bestuurders en managers ondersteunen in hun in- en externe optredens. Ook woordvoering maakt een belangrijk deel uit van bestuursondersteuning.

Beleidscommunicatie
We ondersteunen – meer dan in de voorgaande jaren - beleidsmedewerkers communicatief op de vier programma's en de grotere projecten die zijn opgenomen in het coalitieakkoord. Dit doen we onder meer door het inzetten van de Factor C-technieken (omgevingsanalyses, kritiek-repliek sessies, communicatiestrategieën, communicatiekalender en formulering kernboodschappen), maar ook door uitvoerende werkzaamheden. Bij de keuze voor de middelen leveren we steeds maatwerk. Als we zelf de capaciteit niet hebben, huren we als een soort ‘uitzendbureau’ derden in onder regie van Bureau Communicatie. Betaling hiervan vindt plaats door de beleidsafdeling die de benodigde capaciteit gevraagd heeft (flexibele schil). Verder verzorgen we vanaf eind 2019 schrijftrainingen voor beleidsmedewerkers. Deze trainingen wordt gegeven onder de vlag van de Waalwijk Academie in samenwerking met bureau Loo van Eck.

Online communicatie
In de uitvoering leggen we ook in 2020 meer accent op online communicatie. Ons uitgangspunt is digitaal, tenzij….

We zetten een online strategie op voor alle social media (Facebook, Whatapp, Instragram, Youtube, Twitter, Linkedin). We stellen een contentkalender op. We actualiseren de richtlijnen voor webcare en stellen richtlijnen op voor het gebruik van social media. We optimaliseren de inzet van de middelen. En proberen de beweging te maken van zenden naar meer interactie. Om in te kunnen spelen op gevoelens en emoties van buiten, nemen we actief deel aan gesprekken op social media. We monitoren (OBI), luisteren en reageren actief. We taggen berichten op onderwerp zodat we nog beter weten wat er buiten speelt en we daar nog beter op in kunnen spelen. We delen dit met onze beleidscollega’s en bestuurders.

De website www.waalwijk.nl blijft ons belangrijkste dienstverleningskanaal. We blijven ook in 2020 doorontwikkelen en hanteren hierbij het toptakenprincipe.

Sociaal intranet vormt de basis van onze interne communicatie. Ook in 2020 gaan we via de Waalwijk Academie intern de boer op om de mogelijkheden en best practices van intranet zichtbaar te maken.

Vormgeving
Qua vormgeving hebben we de huisstijl van de gemeente Waalwijk doorontwikkeld. Deze is meer in lijn gebracht met de stijl die gekozen is voor de strategische visie Waalwijk 2025. Het kleurgebruik is frisser en eigentijdser en de op te stellen regels in het huisstijlhandboek geven wat meer ruimte. Op deze manier willen we voorkomen dat er een wildgroei ontstaat aan eigen identiteiten en labels.

Beeldbank

In 2019 hebben we een eigen beeldbank opgezet. Hieruit kunnen alle collega's die beeld nodig hebben putten met toestemming van Bureau Communicatie.

Wat mag het kosten?
Zoals eerder aangegeven leggen we ook in 2020 een groter accent op beleidscommunicatie. Daarvoor hebben we extra handjes en geld nodig. Inmiddels heeft Bureau Communicatie 4 fte ingehuurd op duurzaamheid, veiligheid, grote ruimtelijke en/of infrastructurele projecten en op GOWaalwijk.nl

Wat zijn de indicatoren?
Uit een interne klanttevredenheidsonderzoek naar de beschikbaarheid en kwaliteit van Bureau Communicatie onder collega’s scoorden we een 7,4 in 2018. Komend jaar gaan we voor een 8.

Inkoop

Ambitie
De gemeente Waalwijk voert een inkoop- en aanbestedingsbeleid waarbij het de relevante wet- en regelgeving naleeft en waarbij tegen zo laag mogelijke kosten kwalitatief hoogwaardige producten en diensten worden ingekocht.

Belangrijke kaders
Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2016

Wat willen we bereiken?
De inkoopprocessen worden getoetst op de beoordelingscriteria prijs- kwaliteitsverhouding, duurzaam inkopen, innovatie, product-marktanalyse, onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie, ruimte geven voor lokale ondernemers en toepassen van social return.

Wat gaan we daarvoor doen?

Realisatie van circa 90 inkoop- en aanbestedingstrajecten, waarvan 60% Europees dan wel meervoudig ondershands wordt aanbesteed. Bij 40% van de aanbestedingen wordt gegund op basis van prijs-kwaliteitsverhouding en bij 60% van de trajecten worden lokale ondernemers uitgenodigd.
Doorontwikkeling en professionalisering contractbeheer en contractmanagement binnen de inkoopfunctie
Het E-aanbesteden verder uitrollen. Middels E-aanbesteden worden aanbestedingen volledig digitaal in de markt gezet en wordt het traject digitaal doorlopen.