Hieronder wordt voor het project insteekhaven per onderdeel van de GROTIK-methode een nadere toelichting gegeven.
Geld
Voor het ramen van de kosten en opbrengsten voor de realisatie is een businesscase opgesteld. Gedurende het voorbereidingstraject is deze businesscase steeds geactualiseerd. Voor de voorbereiding is een krediet beschikbaar gesteld. Dit krediet is door kredietbewaking gemonitord en waar nodig (via raadsbesluit) bijgesteld. Voor het uitvoeringstraject dat we nu ingaan zal het door de raad beschikbaar gestelde krediet voor de aanleg van de insteekhaven en de vastgestelde exploitatieopzet voor de uit te geven gronden het uitgangspunt zijn. Dit krediet is samengesteld uit de aanneemsom, de risico’s voor zover we die nu in kunnen schatten en de benodigde plankosten tijdens de uitvoering. Ook tijdens de realisatiefase blijft kredietbewaking het instrument om afwijkingen tijdig te kunnen signaleren en daar tijdig maatregelen voor te treffen.
Risico’s
Voor het project is een risicodossier opgesteld waarin de volgende onderdelen zijn opgenomen: aantal risico’s, kans dat deze zich voordoen, financiële consequenties, maatregelen en monitoring. Bij de kredietvotering is hiermee rekening gehouden. Onlangs zijn er nog 2 nieuwe risico’s, stikstof en PFOS, toegevoegd. De impact van deze risico’s worden nu onderzocht en de consequenties in beeld gebracht (o.a. voor tijd en financiën). Na de beoordeling van deze consequenties kan pas tot definitieve gunning worden over gegaan.
Organisatie:
Gedurende de voorbereidingsfase zag de projectmanagementorganisatie er als volgt uit:
- 1 x per 2 weken -> aanbestedingsteam waarin civiel techniek, ruimtelijke ordening, financiën en projectleiding vertegenwoordigd zijn
- 1x per week -> overleg projectleiding en wethouder
- 1 x per 2 maanden -> stuurgroep
- College en Raad
Voor de realisatiefase (na definitieve gunning) is het organisatieschema aangepast:
- Uitvoeringsteam met projectleider civiele techniek, directievoering en toezichthouders.
- Projectteam met algemene projectleider, omgevingsmanagement, civiele techniek, financiële mandatering en planning en control)
- Wekelijks overleg projectleiding, civiel technisch projectleider en wethouder
- Maandelijkse stuurgroep met de verantwoordelijke afdelingen (TREW en TOR/TOOR) en managers
- College en raad informeren en consulteren door kwartaalrapportages
Tijd
Gedurende het project wordt gewerkt met een gedetailleerde planning per onderdeel: Vergunningentraject, aanbestedingsprocedure, bouw- en realisatiefase en oplevering. Tijdens de bouw- en realisatiefase wordt gewerkt met een gedetailleerde planning waarin gestuurd en bewaakt wordt op de volgende onderdelen: voorbereiding en inkoopwerkzaamheden en realisatiefase.
Informatie
Projectdossiers op deelonderwerpen (civiele techniek, risicodossier, omgevingsmanagement en communicatie, geven inhoudelijke informatie over het project. Daarnaast heeft het College toegezegd aan de raad om via kwartaalrapportages de voortgang te presenteren. Verder wordt er ook via de aannemer en de gemeentelijke website de omgeving geïnformeerd over de voortgang van het project.
Kwaliteit
De kwaliteitseisen van stakeholders (o.a. RWS, WBD, toekomstige exploitant) zijn opgenomen in het definitief ontwerp, de bestekken en in de selectie- en aanbestedingsleidraad. Voor de uitvoeringsfase bevatten de contractstukken met de aannemer de geëiste en gewenste kwaliteitseisen waar men aan moet voldoen. Deze zijn ook o.a. opgesteld aan de hand van 4 EMVI-criteria: planning, waterveiligheid, risico’s en projectcommunicatie.