Bestuurlijk verantwoordelijk
Odabasi Dilek

Om team WijZ krachtig en duurzaam op de kaart te zetten is in het najaar van 2017 onderzocht hoe de organisatie kon worden verbeterd en dit kon worden gerealiseerd. Dit heeft geleid tot een adviesnotitie over de doorontwikkeling van het team langs drie sporen, te weten cultuur, proces en (organisatie)structuur. In december 2017 is door de directie besloten om hier verder uitwerking aan te geven door het maken van een reorganisatieplan. In dit plan wordt het traject van de oude naar de nieuwe organisatie beschreven. 

Door middel van de uitvoering van het reorganisatie beogen we het volgende te bereiken:

  • Het verhogen van de kwaliteit van de dienstverlening;
  • Het verhogen van de tevredenheid van inwoners;
  • Meer en betere aandacht voor de medewerkers;
  • Eerder, sneller en beter inspelen op ontwikkelingen en trends;
  • Een toename van de vaste formatie en overall afname van de flexibele schil tot gemiddeld 25% waardoor we t.o.v. de huidige kosten besparen en voldoende flexibel blijven om met de vraag mee te bewegen.

Bovenstaande doelen beogen we te bereiken door:

  • het instellen van drie gebiedsteams die gebiedsgericht werken. Deze teams bestaan uit (senior) regisseurs die ieder een eigen taakaccent hebben (WMO/Jeugd). Deze manier van werken resulteert in kortere lijnen tussen partners, inwoners en medewerkers van WijZ;
  • om de span of control en attention van de leiding te verkleinen (effect meer sturing) wordt een nieuwe leidinggevende laag en functie gecreëerd. De (nieuwe) functie, Coördinator WijZ, komt in de plaats van de vervallen functie senior adviseur WijZ; Tijdelijk (voor 2 jaar) wordt deze coördinator functie uitgebreid met leidinggevende (HR)taken en de opdracht om de gebiedsteams in deze periode zelf-organiserend te maken;
  • de vorming van een hoogwaardig zorgloket (voorheen front-office) waar de focus ligt op eerstelijns klantcontact, de juiste doorverwijzing en triage van zorgvragen;
  • de verdere bundeling van administratieve taken en ‘producten’ in een onderdeel zorgservice (voorheen backoffice);
  • de vorming van een kwaliteitsteam waar kwaliteit, bedrijfsvoering, procesborging en inhoudelijk (zorg)expertise wordt gebundeld.

 

Toelichting

O

Tijd

Eind 2018 is de formele reorganisatie van team WijZ afgerond. De belangrijke randvoorwaarden voor het realiseren van de doelstellingen van de reorganisatie zijn daarbij afgerond. Dat wil zeggen:

  • De drie gebiedsteams zijn geïmplementeerd;
  • De coördinatorfunctie is ingevoerd. Hiervoor zijn drie coördinators aangesteld, te weten één voor zorgservice en zorgloket en daarnaast twee coördinators voor de drie gebiedsteams;
  • Het team voor het zorgloket is gevormd. Zij pakken het eerstelijns klantcontact op en zorgen voor de triage van zorgvragen. Verder verzorgen zij de juiste doorverwijzing;
  • De administratieve taken en producten zijn gebundeld in zorgservice;  
  • Het kwaliteitsteam is opgestart. Binnen dit team zijn verschillende specialistische functies gebundeld.

Naast bovenstaande is de afgelopen periode hard gewerkt om de Verve (Veiligheid en Regie voor elk) werkwijze binnen het team te implementeren. Dit is een activerende en motiverende manier van werken om maximale autonomie en ontwikkeling bij de cliënten van het team te bereiken. Centrale thema’s hierbij zijn veiligheid, opgroeien, persoonlijke ontwikkeling en autonomie. Om dit te kunnen doen is een nieuw werkproces geïmplementeerd.

Om de doelen van de reorganisatie te realiseren zijn ook belangrijke stappen gezet in de bedrijfsvoering. Zo is een dashboard geïmplementeerd met dagdagelijkse informatie over o.a. de werkvoorraad en de doorlooptijden van de drie gebiedsteams. Hiermee is WijZ beter in control en kan sneller worden ingespeeld op ontwikkelingen. Periodieke rapportagemomenten zijn ingebouwd.  

De komende periode zal vooral in het teken staan van het aandacht geven aan de medewerkers binnen het team en het goed laten landen van alle veranderingen die tot nu toe zijn doorgevoerd. In de zomer zullen de eerste resultaten van de reorganisatie worden geëvalueerd met behulp van een Raadswerkgroep.