Paragraaf Bedrijfsvoering

Na een langdurig besluitvormingstraject is in 2022 uiteindelijk in de 1e kamer bekrachtigd, dat vanaf het verantwoordingsjaar 2023 het College van burgemeester en wethouders, in plaats van de externe accountant,  voor het eerst een rechtmatigheidsverklaring zal afgeven. Met deze verklaring geeft het college aan in hoeverre de in de jaarrekening 2023 verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met door de gemeenteraad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Deze verantwoording betreft de rechtmatige uitvoering van de taken en omvat het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium bij de desbetreffende financiële beheershandelingen en transacties.

Omdat bij de gemeente Waalwijk in 2021/2022  is toegewerkt naar het zelf afgeven van een rechtmatigheidsverklaring door het College van B&W, is in overleg met de externe accountant besloten om evenals in 2021 ook in 2022 de pilot rechtmatigheidsverantwoording door het College van B&W op te nemen in de paragraaf Bedrijfsvoering.

Op 14 februari 2019 is door de gemeenteraad het controleprotocol rechtmatigheid en normenkader voor de accountantscontrole 2018-2021 geaccordeerd. Op 2 februari 2023 is vervolgens door de gemeenteraad ingestemd met de verlenging van de looptijd van het controleprotocol rechtmatigheid voor de accountantscontrole jaarrekening 2018 t/m 2021 met één jaar voor de accountantscontrole van de jaarrekening 2022. Hierbij is afgesproken het geactualiseerde normenkader jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole voor de jaarrekening te laten vaststellen door het auditcomité. Het normenkader voor de jaarrekening 2022 (peildatum 1-1-2022) is op 18-02-2022 in het auditcomité vastgesteld, op 15-02-2023 is door het auditcomité ingestemd met het normenkader 2022 (peildatum 31-12-2022).

De verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze verantwoordingsgrens is door de gemeenteraad bepaald en bedraagt 1% van de totale lasten en is daarmee vastgesteld op € 1.740.000. 

Het juridische begrip rechtmatigheid heeft betrekking op alle geldende wetten en regels. Rechtmatigheid is dan het handelen in overeenstemming met alle wetten en regels. Het begrip rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is een minder omvattend begrip, want er bestaat dan een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet immers worden verantwoord dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat om de financiële beheershandelingen.

Conclusie

Het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Waalwijk is van mening dat de in deze jaarrekening 2022 verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. In 2022 is voor een bedrag van € 420.397  aan financiële onrechtmatigheden geconstateerd. Dit is hieronder bij de Verbijzonderde Interne Controle 2022 nader toegelicht.

In deze paragraaf wordt nog een korte toelichting gegeven op de Verbijzonderde Interne Controle 2022 en tenslotte worden de verantwoordingscriteria van rechtmatigheid nader uitgewerkt.

Op basis van het Kaderplan Interne Controle 2022 zijn  alle benoemde processen in het jaarplan IC gecontroleerd, behalve de processen Leges Publiekszaken, Milieustraat, Reclamebelasting, Woonforensenbelasting en Leges bijzondere wetten (vanwege capaciteitstekort bij IC). Van ieder proces worden de controles volgens een vast controleprotocol uitgevoerd, resulterend in een IC-rapportage met bevindingen en aanbevelingen. Deze rapportages worden vervolgens teruggekoppeld en vastgesteld door de verantwoordelijke en betrokken teams/medewerkers.
Bij de controle op het proces Inkoop & Aanbesteding heeft IC een tweetal onrechtmatigheden geconstateerd, namelijk bij de aanbesteding van Parkmanagement ad € 354.447 en bij de aanbesteding van Data B Mailservice B.V. ad € 65.950. Bij de overige processen zijn geen onrechtmatigheden aangetroffen.

De totale onrechtmatigheid in de jaarrekening 2022 bedraagt dus € 420.397.

In de jaarrekening legt het college verantwoording af over negen criteria van rechtmatigheid. De eerste zes criteria, die betrekking hebben op getrouwheid en óók onderdeel zijn van rechtmatigheid, komen tot uitdrukking in de balans en het overzicht van baten en lasten. De drie specifieke rechtmatigheidscriteria komen tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording en betreffen het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. Een en ander wordt hieronder nog kort toegelicht.

Voorwaardencriterium:

Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. In het door het auditcomité vastgestelde normenkader 2022 voor de jaarrekening 2022 is alle externe wetgeving en interne regelgeving per product opgenomen.

In de 1e lijn (binnen de teams) is in eerste instantie geregeld dat de actuele wet- en regelgeving wordt gebruikt, bijvoorbeeld het invoeren van de juiste tarieven 2021 wordt collegiaal gecontroleerd binnen teams. Daarnaast wordt bij de Verbijzonderde Interne Controle ook gecontroleerd of de juiste wet- en regelgeving is toegepast bij de betreffende processen. 

In het kader van de rechtmatigheidsverklaring 2022 is ook dit jaar prioriteit gesteld aan de steekproefsgewijze controles op de inkooptrajecten 2022. Sinds 2021 maken we bij de spendanalyses gebruik van het dashboard van inkoop, die meer inzicht geeft op de uitgaven per crediteur. Deze steekproeven en uitgebreide controles hebben geresulteerd in een onrechtmatigheid van totaal € 420.397. 

Begrotingscriterium:

Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). Uitgangspunt is het niveau waarop de raad de budgetten in de begroting en bij investeringen geautoriseerd heeft. In de begroting zijn de bedragen voor de lasten en baten vermeld die door de raad zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de juiste investering, het toereikend zijn van het begrotingsbedrag, alsmede het begrotingsjaar van belang zijn.

Afwijkingen van de begroting (exploitatie en investeringen) (beleidsmatig en/of financieel) moeten geautoriseerd worden door de raad. Hiermee wordt toestemming gevraagd voor het te realiseren beleid en voor de besteding van het benodigde bedrag. Begrotingswijzigingen moeten volgens de Gemeentewet tijdens het jaar zelf nog door de raad worden vastgesteld. In Waalwijk is dit in 2022, evenals de voorgaande jaren, juist uitgevoerd.

In de Financiële jaarrekening 2022, onderdeel Analyse begrotingsafwijkingen is een nadere toelichting opgenomen van de begrotingsafwijkingen.  Hierbij is aangegeven dat de overschrijding op beleidsveld 7 niet onrechtmatig is gelet op eerdere besluitvorming hierover door de raad. De overschrijdingen op beleidsvelden 2 en 6 zijn onrechtmatig, maar worden niet meegewogen in het oordeel over de rechtmatigheid. Enerzijds omdat er direct gerelateerde inkomsten tegenover staan, en anderzijds omdat de uitgaven geheel passen binnen het door de raad uitgezette beleid.

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium:

Onder misbruik wordt verstaan:
Het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. 

Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan:
Het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan.

Binnen de gemeente Waalwijk worden zowel preventieve als controlerende acties uitgevoerd om het misbruik en oneigenlijk gebruik tegen te gaan. Preventief zijn de acties vooral gericht op het integer handelen van de ambtelijke organisatie. Daarnaast wordt binnen de administratieve organisatie met name ingezet op relevante functiescheiding en het 4-ogen principe om de kans op misbruik en oneigenlijk gebruik zoveel mogelijk te beperken. Daarnaast wordt vanuit de Verbijzonderde Interne Controle bij de controle op de processen achteraf ook getoetst of regelgeving juist is toegepast met het juiste doel en de strekking daarvan.

In 2022 is daarnaast gestart om de Frauderisicobeheersing binnen de gemeente Waalwijk meer systematisch op te pakken. Ten behoeve van uniformering van het IC framework (werkwijze, procesgang) en ondersteuning bij de rechtmatigheidsverantwoording is in 2022 een softwarepakket (Key2control) aangeschaft en procesgewijs is in 2022 gestart met de implementatie. Dit zal in 2023 verder worden uitgewerkt.

In 2022 zijn geen bijzonderheden ten aanzien van misbruik en oneigenlijk gebruik geconstateerd.

Hieronder wordt een toelichting gegeven op de wijze waarop wij in 2022 de gedragscode integer handelen hebben toegepast.

Belangenverstrengeling en aanbesteding
Jaarlijks wordt er een opgave gedaan van financiële belangen van de bestuurders en indien die er zijn geplaatst op de website van Waalwijk.
Binnen het college wordt open en transparant gesproken over mogelijke ‘gevoelige’ samenwerkingsrelaties en dan worden er passende besluiten op genomen om iedere schijn van belangenverstrengeling tegen te gaan. In 2022 is dit niet aan de orde geweest. 

Nevenfuncties
Het onderwerp nevenfuncties wordt indien aan de orde besproken in het college en een overzicht van nevenfuncties wordt openbaar gemaakt op de website.

Informatie
Binnen het college worden vertrouwelijke stukken en thema’s ook vertrouwelijk gehouden. De agenda is hier ook op ingericht. Bij twijfel worden hier expliciete afspraken over gemaakt. In 2022 zijn geen situaties bekend waar hier niet zorgvuldig in is gehandeld.

Geschenken en giften
Bestuurders zijn bekend met de regeling. Alle geschenken en giften worden door het secretariaat per bestuurder geregistreerd ongeacht de waarde die het betreft. Een overzicht van de geschenken en giften vindt u hier (document: Geschenken college 2022). 

Uitgaven en declaraties
Bestuurders zijn bekend met de regels. Via het secretariaat worden de declaraties ingediend en vervolgens gecontroleerd door HRM en geaccordeerd door de algemeen directeur. Een overzicht van de declaraties worden per kwartaal openbaar gemaakt via de website.

Kosten voor representatie worden eveneens gedeclareerd en via het secretariaat ingediend. Na akkoord van de algemeen directeur wordt een overzicht jaarlijks op de website openbaar gemaakt.

Gemeentelijke voorzieningen
Bestuurders hebben een bruikleenovereenkomst gesloten voor het zakelijk gebruik van gemeentelijke voorzieningen.

Reizen buitenland
Bestuurders zijn bekend met de regeling. In 2022 hebben er twee buitenlandse reizen plaatsgevonden:

- Voormalig wethouder Bakker heeft een reis gemaakt naar Manchester in zijn hoedanigheid als bestuurder van Baanbrekers;

- Burgemeester Ausems is in het kader van de stedenband in Una Duitsland geweest.

Integriteitstoets
De integriteitstoets heeft plaatsgevonden voor alle bestuurders.

De gemeente Waalwijk wil een betrouwbare en geloofwaardige organisatie zijn voor burgers, medewerkers, ondernemers, partners en opdrachtgevers. Frauderisicomanagement is onderdeel van integriteitsbeleid.
Onder fraude verstaan we een vorm van bedrog waarbij je jezelf of een ander bevoordeelt middels onrechtmatig handelen. Ook misbruik en oneigenlijk gebruik moet aandacht krijgen. M & O kan vanuit twee perspectieven worden benaderd, te weten burgers die misbruik/ oneigenlijk gebruik maken van regelingen etc. EN de mogelijkheid die de organisatie biedt om fraude/ misbruik/ oneigenlijk gebruik te plegen.

Wat hebben we gedaan in 2022?
•    In 2022 is het plan van aanpak frauderisico-analyse opgesteld en aan het Auditcomité aangeboden. 
•    Er is gestart met het maken van een format frauderisicokaart en die wordt samen met de teams (proceseigenaar) ingevuld.
•    De applicatie Key2control is aangekocht ten behoeve van interne controle en rechtmatigheid; het is een kwaliteitsbeheerssysteem. Eind 2022 is gestart met de implementatie van de applicatie. De teams zijn als proceseigenaren nauw betrokken bij de implementatie. 
•    De in Key2control opgenomen normen/standaarden bevatten tal van elementen die inhoud geven aan het voorkomen van fraude. Daarnaast bevat Key2control een module die ingaat op integriteit.  De onderdelen die nog gemist worden zijn misbruik en oneigenlijk gebruik, deze worden toegevoegd. We kunnen stellen dat hetgeen dat is opgenomen in het plan van aanpak “Frauderisicoanalyse” voor een groot gedeelte vervat is in Key2control. Jaarlijks wordt vanuit Key2control aan Directie en College gerapporteerd. 
•    In 2023 worden eerst de processen uit het sociaal domein (Wmo en Jeugd) m.b.t. fraude (integriteit en misbruik en oneigenlijk gebruik) tegen het licht gehouden. In het sociaal domein gaat immers veel geld om en is gevoelig voor genoemde thema’s. Daarna komen de andere processen uit het controleplan aan de orde.

Over 2022 zijn het college op basis van de huidige informatie geen indicaties bekend van fraude of onrechtmatig handelen binnen de gemeente Waalwijk die een signaal vormen voor fraude in materiële zin.

Frauderisicoanalyse en beheersing in ontwikkeling
Het Auditcomité heeft begin 2023 kennis kunnen nemen van het Plan van aanpak Frauderisicoanalyse. In dit plan is de problematiek beschreven en de wijze waarop e.e.a. moet worden beheerst. In 2023 worden de navolgende stappen gezet:

1. In 2024 moet het college een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening afgeven over het boekjaar 2023. Tot 2023 gaf de accountant een dergelijk oordeel af. Om ervoor te zorgen dat de uitgaven rechtmatig tot stand zijn gekomen dient door het college een kwaliteitsbeheerssysteem in de organisatie geïmplementeerd te worden. Ter ondersteuning hiervan hebben we in 2023 het pakket Key2control aangekocht. In deze applicatie zijn voor de processen die van belang zijn in het kader van rechtmatigheid  normen opgenomen waaraan ten minste moet worden voldaan. Het inrichten van een kwaliteitsbeheerssysteem is een groeiproces, waarbij we in 2023 ten minste voldoen aan de minimale vereisten van de rechtmatigheidsverantwoording. In deze applicatie is ook een component m.b.t. fraude opgenomen en dat betreft integriteit. Waalwijk heeft integriteitsbeleid vastgesteld. In 2023 wordt dit geëvalueerd en geactualiseerd. Uiteraard wordt hier jaarlijks op gerapporteerd.
2. Voor de materieel financieel kritieke processen wordt in 2023 per proces een frauderisicoanalyse opgesteld. In deze analyse worden risico’s vanuit het perspectief druk, gelegenheid en rationalisatie uiteengezet en beheersmaatregelen in kaart gebracht. Voor deze processen wordt een frauderisicokaart opgesteld om in beeld te krijgen wat de risico’s zijn, welke beheersmaatregelen nodig zijn en welk rest risico overblijft.
3. Een frauderisicoanalyse is zonder meer noodzakelijk, maar zeker zo belangrijk is de bewustwording bij het personeel met betrekking tot fraude. Met name de overheid waar gewerkt wordt met gemeenschapsgeld moet ervoor zorgdragen dat fraude wordt voorkomen. Mocht het toch voorkomen dan treden we adequaat op. In het kader van bewustwording wordt via de Waalwijk Academie aan dit onderwerp aandacht besteed en uiteraard behoort het afleggen van de ambtseed door nieuwe medewerkers tot de standaardprocedure.
4. Naast de hierboven genoemde hard & soft controls is de toetsing van het integriteitsbeleid belangrijk: toezien op de juiste toepassing van de regelgeving. De verantwoordelijkheid voor het beheersen van frauderisico’s ligt bij de eigenaren van de primaire processen. Maar het onafhankelijk toezicht hierop vanuit Interne Controle vormt het sluitstuk. We gaan dit in 2023 verder in onze bedrijfsvoering inrichten.