Bedrijfsvoering

HRM

Terug naar navigatie - HRM
 

Wat hebben we bereikt in 2020
Wat is er veel gebeurd sinds we onze doelen (‘waar willen we aan werken / wat willen we bereiken’) opstelden voor het jaar 2020. Natuurlijk heeft het afgelopen jaar in het teken gestaan van Corona. We hebben met name dingen ‘anders gedaan dan vooraf gepland of gedacht’. Die laten we eerst aan de orde komen. Daarna geven we nog een terugkoppeling van wat voorgenomen plannen die wel ‘gewoon’ door zijn gegaan.

De HR marktplaats. Voor interne mobiliteit.
Omdat corona op een aantal plekken in de organisatie leidde tot een verandering in de werkzaamheden zijn we gestart met de HR Marktplaats. Met dit instrument hadden we in beeld waar het werk terugliep of stopte (zoals bij team Sport) en waar juist extra inzet nodig was. Via de HR Marktplaats konden we vraag en aanbod makkelijk matchen. Zo konden we medewerkers van team Sport waar het werk was stilgevallen laten ondersteunen bij team Buitendienst waar het op de milieustraat juist extra druk was. Op die manier konden we een eerder geformuleerde ambitie om meer doorstroom in de organisatie te krijgen een boost geven in corona-tijd. Gedurende het jaar hebben we de HR Marktplaats verder geprofessionaliseerd en hebben we de rol van recruiter intern ingevuld. Zo zetten we alsnog in op duurzame inzetbaarheid, een thema waar we zonder corona volop mee aan de slag zouden zijn geweest in 2020. Dit is een heel goed voorbeeld van iets wat ‘anders is gegaan, maar wel succesvol’.

Anders leren en ontwikkelen
Een andere ambitie, leren en ontwikkelen, vroeg om aanpassing. Trainingen konden niet meer fysiek plaatsvinden en ook de leervraag veranderde: medewerkers vaardig maken in het digitaal vergaderen en online werkvormen. Dit is voortvarend opgepakt door een medewerker van Sport die hiervoor trainingen ontwikkelde die meerdere keren per week werden gegeven. Eerst een basistraining in het gebruik van MS Teams, later een workshop om ook het interactief digitaal werken met grotere groepen te bevorderen. Daarnaast zijn fysieke trainingen omgebouwd naar digitale trainingen én zijn accenten anders gelegd. Zo is er bijvoorbeeld in het najaar een workshop ‘Fit en Vitaal thuis werken’ gegeven. Een workshop waarin veel aandacht werd gegeven aan wat een medewerker zélf kan doen om lekker in zijn of haar vel te blijven zitten.

Vitaal (thuis) werken tijdens Corona
Uiteraard ligt hier ook een taak voor Waalwijk als werkgever. Onze medewerkers zijn in maart 2020 zo snel mogelijk omgeschakeld naar thuiswerken en werk(t)en zo veel als mogelijk thuis. . Vanaf dat moment zijn we gestart met het monitoren hoe het met onze medewerkers ging. Op dagelijkse basis hielden we in de gaten of medewerkers klachten hadden, of ze instaat waren hun werk te doen en wat ze van ons als werkgever nodig hadden.

Om onze medewerkers vitaal en betrokken te houden is gestart met digitale terugkoppeling vanuit de algemeen directeur aan de organisatie. Met regelmaat kwamen de belangrijkste ontwikkelingen rondom corona en de gevolgen voor de organisatie aan de orde en konden medewerkers ook hun stem laten horen.

Daarnaast hebben we onderzocht wat medewerkers nodig hebben om thuis een gezonde werkplek te creëren. Zo kwamen we tot een Regeling hybride werken waarbij voor elke medewerker die structureel thuiswerkt, ook na corona, een budget beschikbaar om de thuiswerkplek arbo-verantwoord in te richten. Ook voor de mentale vitaliteit was aandacht: wekelijkse blogs om in balans te blijven en om stressklachten en fysieke problemen te voorkomen.

Nieuwe collega’s in Coronatijd
Vanuit goed werkgeverschap willen we dat nieuwe medewerkers zich snel thuis voelen in de organisatie. Hiervoor zijn we in 2019 gestart met een digitale introductie die al begint vóór de eerste werkdag en doorloopt tijdens de eerste maanden van de arbeidsrelatie. Deze digitale omgeving "Ik (b)en Waalwijk" was in het voorjaar van 2020 klaar en kon meteen worden ingezet voor alle nieuwe medewerkers die startten in coronatijd. Dit droeg bij aan een prettige en goede start in Waalwijk en maakt dat nieuwe medewerkers vanuit thuis toch een goed beeld van onze werkwijzen en organisatiewaarden krijgen.

Tot slot zijn er ook thema’s die ondanks corona ‘gewoon’ konden doorgaan. In aanvulling hierop benoemen wij – los van de reguliere HR advisering en personeels- en salarisadministratie- de volgende resultaten:
• Onze performance management cyclus. Centraal hierin staat het eigenaarschap van de medewerkers; zij zijn primair aan zet voor hun eigen loopbaan en ontwikkeling. Wij helpen ze daarbij door een digitale FITT-module (dit staat voor Functioneren, Inzet, Talent en Toekomst). In deze module kunnen medewerkers hun eigen leerdoelen tegenover de kernwaarden van de organisatie formuleren of leerdoelen gericht op hun team of persoonlijke ontwikkeling vastleggen. Hierover kunnen zij dan feedback ophalen en voortgang monitoren. Regelmatig zijn zij dan in gesprek met hun manager of collega’s over hun eigen voortgang en ontwikkeling. De module is in 2020 getest en aangepast zodat deze in 2021, samen met de intenties van eigenaarschap en leren en ontwikkelen geïmplementeerd kan worden. Wat onze medewerkers daarvoor nodig hebben is in 2020 uitgevraagd. Deze ontwikkeling hoort bij wat wij eerder ‘het goede gesprek’ noemden.
• E-hrm-processen (Geautomatiseerde, digitale processen)
• verbetervoorstel inventarisatie beheersing personele lasten
• start aanbesteding (PvE) systeem voor personeels- en salarisadministratie
• regeling hybride werken
• regeling vitaal doorwerken
• onboardingprogramma "Ik (b)en Waalwijk"
• aanpassen aanbod Waalwijk Academie (vorm en aanbod aangepast aan gewijzigde behoefte vanwege corona)
• interventies gericht op betere samenwerking zoals het opleiden van Innovators en het starten met Part up om samenwerking te verstevigen
• regeling flexibel en bewust belonen
• reboardingsplan voor gemeentelijke locaties: hoe kunnen we onze locaties corona-proof gebruiken?
• continueren stress preventie team met bijvoorbeeld een nieuwe (effectievere) vorm van re-integratie opstarten bij ziekte
• inventariseren van alle instrumenten gericht op vitaliteit en hierin structuur en samenhang aanbrengen (vitaliteitsnetwerk)
• vernieuwde werktijdenregeling
• visie op mobiliteit
• aanbesteding van de horeca
• Start project ‘veilige publieke taak’ (VPT)

 
Toelichting personele formatie en personele lasten 2020 (inclusief inhuur)
 
Onderstaand overzicht geeft de ontwikkeling van de begrote formatie volgens de jaarlijkse B2-staat en de personele bezetting per ultimo jaar voor de periode 2015-2020.
 
Omschrijving 2015 2016 2017 2018 2019 2020
Begrote formatie B2-staat 339,6 334,9 336,6 333,3 335,1 352,3
Bezetting per ultimo jaar 314,7 317,6 312,4 312,9 323,9 323,1

Voor wat betreft de formatie is de B2-staat 2020 ruim 17 fte hoger dan de B2-staat van 2019. Dit komt vooral door het door de gemeenteraad vastgestelde reorganisatieplan TWYZ voor 2019, dat pas verwerkt kon worden in de B2-staat 2020. Hierdoor is de formatie met ruim 12 fte verhoogd. Daarnaast zijn op meerdere afdelingen nog kleine formatieve verhogingen doorgevoerd vanuit beschikbaar gestelde middelen uit de kadernota of omzetting van inhuurbudget.
Deze formatieverhoging heeft niet geresulteerd in een hogere bezetting met vast personeel. Bij TWYZ is het slechts voor een deel gelukt om de formatie vast in te vullen (nog ruim 7 fte vacature per ultimo 2020). Daarnaast is ook binnen de andere teams bij ontstane vacatures of formatie-uitbreidingen veelal niet direct ingezet op vaste contracten. Vanuit de onzekerheid met de coronacrisis, de beperkte beschikbaarheid van geschikte kandidaten op specifieke taakvelden (bv. sociaal domein, ruimtelijke ontwikkeling, mobiliteit) en interne mobiliteit is nog relatief vaak uitgekomen op tijdelijke contracten.
Het vacaturevoordeel is in 2020 weer ingezet als inhuurbudget om de capaciteitsproblemen als gevolg van de vacatures binnen de teams op te lossen.

In het volgende overzicht is het resultaat op de personeelslasten (inclusief inhuur) van 2020 opgenomen.

2020 Budgetten personeel Werkelijke kosten/baten Bruto resultaat
Personeelslasten producten 1.441.577 1.368.799 72.778
Personeelslasten kostenplaatsen 23.265.923 23.033.685 232.238
Totaal personeelslasten (a) 24.707.500 24.402.484 305.016
Inhuur producten 2.570.196 2.609.116 -38.920
Inhuur kostenplaatsen 6.036.490 5.809.646 226.844
Inhuur kredieten 99.845 99.845 0
Totaal inhuur (b) 8.706.531 8.518.607 187.924
Vergoedingen personeel -75.000 -85.387 10.387
Totaal inkomsten derden (c) -75.000 -85.387 10.387
       
Resultaat pers.In incl. inhuur (a + b + c) 33.339.031 32.835.704 503.327

Het totaalresultaat 2020 op personeelslasten (inclusief inhuur) bedraagt ruim € 500.000 positief, waarvan € 300.000 voordeel op de personeelslasten en bijna € 200.000 op inhuur. Naast de verklaring van het resultaat wordt hieronder ook de ontwikkeling van personeelslasten en inhuur ten opzichte van 2019 toegelicht.

Het voordeel op de personeelslasten van ruim € 300.000 is voor ruim € 200.000 veroorzaakt door vacaturevoordeel, dat abusievelijk bij enkele teams niet is overgeboekt naar inhuurbudget. Daarnaast is er een beperkt resultaat ontstaan als gevolg van de administratieve verwerking van personele besluitvorming (bv. interne detacheringen, herwaardering functies) binnen en tussen teams.
De werkelijke personeelslasten 2020 (uitbetaalde salarissen) zijn ruim € 0,6 mln hoger dan in 2019. Dit is het gevolg van de salarisstijgingen conform het cao-akkoord gemeenten 2019-2020 (1% loonstijging per 1 januari, 1 juli en 1 oktober 2020) en de periodieke loonstijgingen. De formatieve bezetting is in 2020 nagenoeg gelijk gebleven in vergelijking met 2019.

De beschikbare inhuurbudgetten (reguliere inhuurbudgetten, overige budgetten/subsidies ingezet voor inhuur, vacaturevoordelen en projectbudgetten) waren in 2020 meer dan toereikend om de inhuurkosten van ruim € 8,5 mln af te dekken. Uiteindelijk resteert op totaalniveau een positief resultaat van bijna € 200.000.
De ingehuurde capaciteit in 2020 is vergelijkbaar met 2019. De inhuurkosten 2020 liggen wel iets hoger dan in 2019 (bijna € 180.000), maar dit kan worden verklaard door de hogere tarieven van externe bureaus (conform de salarisstijging van de gemeenteambtenaren).

Informele aanpak en juridische kosten

De gemeente Waalwijk probeert klachten waar mogelijk informeel op te lossen en we zijn daar succesvol in. Vanaf 2019 breiden we het informeel aanpakken van klachten en bezwaren uit met het project 'de informele aanpak'.  Hierbij is het doel dat we organisatie breed klachten en bezwaren vroegtijdig (h)erkennen en kiezen voor een werkwijze die dejuridiseert. Bedoeling was om in 2020 iedereen te trainen in mediationvaardigheden. Door corona was het onmogelijk fysiek voor training bijeen te komen. Het opleidingstraject heeft om die reden vertraging opgelopen. In 2020 hebben we in plaats hiervan energie gezet op het informeel oplossen van langlopende kwesties, met succes. Het trainingstraject is inmiddels hervat, zodat in 2021 de informele aanpak volop doorstart.

De juridische kosten variëren jaarlijks en zijn afhankelijk van situaties die zich voordoen. In 2020 bedroegen deze kosten € 103.260. Het belangrijkste gedeelte hiervan, te weten € 95.877, is besteed aan advocaatkosten. Deze advocaatkosten hadden betrekking op de volgende onderwerpen:

• € 11.732 Adviezen voor Commissie Bezwaarschriften;
• € 27.547 Advisering inzake 2 inwoners;
• € 10.498 Advisering rondom huurovereenkomsten standplaatsen Altenaweg;
• € 46.100 Advisering betreffende eigendomsrechten percelen / gronden

  2018 2019 2020
Advocaatkosten/Adviseurs 14.954 49.868 95.877
Proceskosten 7.947 12.012 6.889
Griffie   348 356
Overig     138

 

 

Planning & Control

Terug naar navigatie - Planning & Control

Wat hebben we gedaan?

Q&A (Raadsomgeving) in de begrotingsapp
Bij de begrotingsbehandeling 2020 in november 2019 is de motie begrotingsapp vastgesteld. Hierin werd verzocht om de begrotingsapp geschikt te maken om aantekeningen te maken en technische vragen over P&C rapportages te kunnen stellen, met als doel om volledig digitaal te kunnen gaan. Dit verbetertraject is voortvarend opgepakt door de gemeente Waalwijk in samenwerking met de leverancier van de begrotingsapp. Dit heeft geresulteerd in de oplevering van een Q&A functionaliteit bij de Jaarrekening 2019 en het Voorjaarsbericht 2020. In de zomer van 2020 is deze nieuwe werksystematiek geëvalueerd met de Griffie en is er een enquête uitgezet onder raadsleden. Een ruime meerderheid van de raadsleden was zeer positief over de nieuwe mogelijkheden. Feedback punten zijn meegenomen en op de ontwikkelingsagenda geplaatst van de leverancier. Wij verwachten dat op z’n laatst deze feedback verwerkt is voor aanvang van het technische vragentraject van de Jaarrekening 2020. Dit traject heeft ook een efficiencyslag opgeleverd in onze ambtelijke organisatie, waarbij het afhandelen van vragen efficiënter is gaan verlopen via onze P&C tool.

Indicatoren
In 2020 is een vervolg gegeven aan de verbeterslag op indicatorengebied, waarbij we o.a. de verplichte BBV indicatoren losgetrokken hebben van de beleidsdoelstellingen. Daarnaast zijn er inspanningen geleverd om kwalitatief betere indicatoren op te nemen, gekoppeld aan de specifieke doelstelling waar het iets over zegt. Ook zijn indicatoren die niet langer gemeten worden verwijderd. Ook zijn de beleidsterreinen geïdentificeerd waarin er op bepaalde doelstellingen nog geen indicator voorhanden was. Bijvoorbeeld omdat deze niet direct online beschikbaar en vergelijkbaar is. Voor deze gevallen zijn we een traject gestart met het CBS om te onderzoeken in hoeverre het mogelijk is om aan deze informatiebehoefte tegemoet te komen.

Vormgeving Paragraaf bedrijfsvoering
In 2020 is, mede via een stagetraject van een vijftal Avans studenten, de Paragraaf Bedrijfsvoering onder handen genomen, met als doel om deze op eenzelfde manier in te richten als de beleidsvelden in de begroting al enige jaren zijn vormgegeven. De paragraaf bedrijfsvoering heeft vanaf de begroting 2021 ook de beschikking gekregen over doelenbomen op het gebied van HRM en communicatie, Informatie en P&C, IC en Informatiebeveiliging.

Optimaliseren uitvoeringsbegroting
De uitvoeringsbegroting is het werkdocument voor het college en de ambtelijke organisatie. In dit document staan alle producten die gekoppeld kunnen worden aan een beleidsveld. In 2020 is het gehele producten arsenaal gescand op kwaliteit van de raming en tevens is een begin gemaakt met de verbetering van de toelichting, in 2021 zal dit worden afgerond.

Interne controle

Terug naar navigatie - Interne controle

Wat willen we bereiken
Jaarlijks verricht IC controle op bedrijfsprocessen van de gemeente Waalwijk om te komen tot een optimale procesbeheersing en een oordeel te kunnen geven over de rechtmatigheid, juistheid en volledigheid van de kosten en opbrengsten in de jaarrekening. De controle dient tevens als basis voor de rechtmatigheidsverklaring van de externe accountant.
De controle is gebaseerd op een vooraf opgestelde en door directie en externe accountant vastgestelde planning. Bij de planning wordt via een monitor de prioriteiten van de te controleren processen bepaald o.b.v. de financiële omvang en stand van zaken van de AO/IC van een proces.
De controle bestaat uit het beoordelen van de administratieve organisatie, het verrichten van deelwaarnemingen en het maken van financiële aansluitingen. Uitgangspunt bij de controle is gericht op de belangrijkste risico’s binnen de processen. Uit de controles voortkomende aanbevelingen worden jaarlijks gemonitord.
De bevindingen en aanbevelingen worden twee maal per jaar via een samenvatting ter kennis name aangeboden aan directie en college.
De gemeente Waalwijk werkt aan een zelf-controlerende organisatie. Daarom is IC vanaf 2015 gestart met de overdracht van de eerstelijnscontroles naar de teams.

Wat hebben we gedaan in 2020
In 2020 heeft IC conform planning 17 bedrijfsprocessen gecontroleerd. De bevindingen zijn via een standaard samenvatting per proces gerapporteerd aan directie en college. De verwachting op basis van de bevindingen is dat gemeente Waalwijk voor 2020 een goedkeurende accountantsverklaring ontvangt van de externe accountant.
De eerstelijnscontroles van een aantal processen zijn reeds vóór 2020 overgedragen aan de betreffende teams (processen debiteuren, subsidie, leges burgerzaken, belastingen, crediteuren, transities, autorisaties en omgevingsvergunningen). In 2020 zijn de eerstelijnscontroles overdragen aan de teams voor het proces verhuur zwembaden, verhuur sporthallen, -zalen, -velden en -parken. De teams verrichten de eerstelijnscontroles en rapporteren hun bevindingen aan IC. IC monitort, beoordeelt de selectie van de gedane deelwaarnemingen, beoordeelt de bevindingen, verricht steekproeven en neemt de bevindingen mee in de rapportages aan DT en college.
Rechtmatigheid is voor een gemeente van essentieel belang. Tot en met 2020 geven externe accountants een rechtmatigheidsoordeel bij de jaarrekening af. Door een nog niet vastgestelde wetswijziging wordt mogelijk al vanaf 2021 het college van B&W zelf verantwoordelijk voor het opstellen. Deze verantwoording wordt gecontroleerd door de externe accountant. Ter voorbereiding op deze aanstaande wijziging is in 2020 een plan van aanpak opgesteld en  is als eerste stap het normenkader aangepast. Beiden zijn besproken met het auditcomité en afgestemd met de accountant.

Wat hebben we niet gedaan en waarom niet
niet van toepassing.

 

ICT

Terug naar navigatie - ICT
Wat willen we bereiken?
 
Wat hebben we bereikt in 2020?
 
Informatiejaarplan 2020
Het Informatiejaarplan 2020 bestond uit 21 projecten vanuit de organisatie & team ICT om de bedrijfsvoering & dienstverlening te optimaliseren alsmede de ICT-infrastructuur te moderniseren. Vijf projecten zijn afgerond of overgegaan in regulier werk, acht projecten zijn meerjarig en schuiven conform planning door naar 2021. Drie projecten zijn niet gestart in 2020 en schuiven door naar 2021. Daar zijn wel voorbereidingen in 2020 voor getroffen. Vijf projecten schuiven wel door naar Informatiejaarplan 2021 maar zijn nog niet ingepland. Deze zullen in 2021 opnieuw geprioriteerd worden. De gevolgen van COVID-19 zijn op invloed geweest op het informatiejaarplan 2020.
 
Digitale samenwerking en communicatie 
Het uitbreiden van de digitale samenwerking en communicatie is een continue proces. Dit is in een stroomversnelling geraakt door COVID-19. In 2020 is ingezet op digitale communicatie middels Microsoft Teams. Technisch is dit mogelijk gemaakt en ook zijn gebruikers getraind in het goed gebruiken van deze digitale samenwerking- en communicatiemiddelen. Dit is nu de standaard voor digitale communicatie binnen de gemeente Waalwijk, met externe partijen, andere overheidsorganisaties en binnen de gemeenteraad. 
 
Omgevingswet
Het digitaal stelsel omgevingswet bestaat uit verschillende digitale systemen en koppelingen. In 2019 is één van de drie digitale systemen in gebruik genomen t.b.v. de omgevingswet. In 2020 zijn de voorbereidingen getroffen (o.a. het aanbestedingsproces) voor de aanschaf van de overige twee noodzakelijke ICT systemen. De daadwerkelijke implementatie gaat plaatsvinden in 2021. 
 
Zaakgericht werken 2.0 en modernisering dienstverlening
In 2019 is het centrale informatiesysteem onder de noemer InProces (zaaksysteem, document management systeem, klant contact systeem, digitale formulieren) in gebruik genomen. Dit is een meer-jaren project en moderniseert het centrale informatiesysteem van de gemeente en moet uiteindelijk leiden tot één verbeterde interne informatievoorziening, bedrijfsvoering en dienstverlening naar inwoners en ondernemers. In 2020 is het zaaksysteem breder in de organisatie ingezet en zijn meer functionaliteiten beschikbaar gesteld. Digitale formulieren voor inwoners en ondernemers zijn in 2020 beschikbaar gesteld vanuit het zaaksysteem met als doel de dienstverlening en bedrijfsvoering te optimaliseren.
 
Baseline Informatiebeveiliging Overheid
In 2020 is de focus gelegd op het beter beveiligen van de ICT systemen en de vele websites van de gemeente Waalwijk. Externe partijen hebben de ICT systemen gecontroleerd op kwetsbaarheden. Op basis van deze 'penetratietesten' zijn aanbevelingen gedaan en opgevolgd. In 2020 is ook de start gemaakt met het verder professionaliseren van logging en monitoring. Daarnaast zijn in 2020 diverse bewustwordingscampagnes uitgevoerd om collega's digitaal weerbaarder te maken.
 
Bedrijfsvoering dashboards 
In 2020 heeft ICT generieke bedrijfsvoering dashboards voor alle teams ontwikkeld. Op basis van de dashboards hebben teams eenduidig inzicht in verzuim, verlof, opleidingsbudget, afhandeling van zaken, in-uit & doorstroom van personeel en financiën.  
 
Wat hebben we niet bereikt in 2020?
 
Strategisch informatiemanagement
De visie op informatievoorziening (2015-2018) is inmiddels gedateerd, desondanks gelden de uitgangspunten nog steeds. De wens om de iVisie (voorheen visie op informatievoorziening) te actualiseren en af te stemmen op de meest recente ontwikkelingen is nog steeds relevant en gaat gebeuren in 2021. 
 
Collectieve infrastructuur en inkoop
De VNG heeft de collectieve aanbesteding met 200 gemeenten rondom telefonie stil gelegd. De leverancier is niet in staat geweest deze gemeenten te voorzien van een moderne telefonie oplossing. Waalwijk heeft gekozen om de bestaande telefonie omgeving te handhaven en is gaan experimenteren met Microsoft Teams als telefooncentrale. In 2020 is team ICT wel aangehaakt op een nieuwe collectieve inkoop via de VNG voor de aanschaf van end user devices. Hiervan kan in 2021 gebruik gemaakt worden.

Informatiebeveiliging en bescherming van persoonsgegevens (privacy)

Terug naar navigatie - Informatiebeveiliging en bescherming van persoonsgegevens (privacy)
Wat willen we bereiken?
Vanaf  25 mei 2018 dient de gemeente Waalwijk te voldoen aan de verplichtingen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De  verplichtingen brengen een grotere documentatieplicht met zich mee, een verantwoordingskader en het inbedden van de toepassing van de nieuwe wetgeving in de processen waar persoonsgegevens worden verwerkt. In het eerste en tweede kwartaal 2017 voerden we een nulmeting uit. Het daaruit opgestelde implementatieplan is in 2019 afgerond.
 
Met ingang van 2020 gelden voor overheidsinstellingen nieuwe geharmoniseerde normen voor de beveiliging van informatie. De Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG) is vervangen door de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). 
 
We willen bereiken dat zowel de vereisten van de AVG als van de normen rond de beveiliging van informatie op een adequaat niveau zijn in onze werkprocessen. Op basis van meten, evalueren en verbeteren brengen we dit niveau steeds op een hoger niveau.
 
We informeren u op basis van de rapportages die worden de landelijk vastgestelde manier in ENSIA. Dit staat voor Eenduidige normatiek single informatie audit, voor meer informatie verwijzen wij u naar www.ensia.nl.
 
Wat hebben we niet gedaan en waarom niet?
In het jaarplan 2020 is een aantal doelen gesteld die nog niet zijn afgerond. Met name de Coronapandemie heeft er voor gezorgd dat medewerkers onvoldoende beschikbaar waren voor deze doelen. Projecten die vanuit 2020 nog doorlopen naar 2021 zijn:
- Logging en Monitoring optimaliseren;
- Harmoniseren van continuïteitsplannen
- Uitvoeren van een aantal gegevenseffectbeoordelingen
 
Wat hebben we gedaan in 2020?

Ondanks de pandemie is er toch een groot aantal zaken wel gerealiseerd, bijvoorbeeld:

  • het beleid en proces voor beveiligingsincidenten is geëvalueerd en opnieuw vastgesteld;
  • er is een standaard inwerkprogramma voor nieuwe medewerkers gekomen, waar een workshop over informatiebeveiliging en bescherming van persoonsgegevens onderdeel van uit maken;
  • een aantal gegevenseffectbeoordelingen heeft plaatsgevonden;
  • er is meer samengewerkt in de regio over gegevensbeschermingszaken 

Hieronder treft u de resultaten van de diverse controles en metingen aan.

Horizontaal toezicht

Baseline Informatiebeveiliging Overheid

 

2019

2020

Hoofdstukken

Aantal normen

0-meting

 

5 Informatiebeveiligingsbeleid

2

100%

100%

6 Organiseren van informatiebeveiliging

6

75%

80%

7 Veilig Personeel

6

92%

100%

8 Beheer van bedrijfsmiddelen

10

70%

90%

9 Toegangsbeveiliging

14

79%

79%

10 Cryptografie

2

75%

75%

11 Fysieke beveiliging en beveiliging van de omgeving

15

87%

100%

12 Beveiliging bedrijfsvoering

14

75%

73%

13 Communicatiebeveiliging

7

93%

88%

14 Acquisitie, ontwikkeling en onderhoud van informatiesystemen

12

86%

100%

15 Leveranciersrelaties

5

70%

63%

16 Beheer van informatiebeveiligingsincidenten

7

71%

100%

17 Informatiebeveiligingsaspecten van bedrijfscontinuïteitsbeheer

4

63%

75%

18 Naleving

8

88%

100%

Totaal

112

80%

86%

 

 Verticaal Toezicht

Gebied

Toezichthouder

Resultaat

Basisregistratie Personen

Rijksdienst voor Identiteitsgegevens

Goed

Paspoorten en Nederlandse Identiteitskaarten

Rijksdienst voor Identiteitsgegevens

Goed

Digid (Digitale Identiteit)

Logius  (ministerie van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties)

Voldoende*

Suwi Baanbrekers (Structuur Uitvoeringsorganisatie Werk en Inkomen)

Ministerie v Sociale zaken

Voldoende **

Suwi-inkijk Gemeentelijke Belastingdeurwaarder

Ministerie v Sociale zaken

Goed

Basisregistratie Grootschalige Topografie

Ministerie Infrastructuur en Milieu

Voldaan

Basisregistratie Adressen en Gebouwen

Ministerie Infrastructuur en Milieu

Niet Voldaan***

Basisregistratie Ondergrond

Ministerie Infrastructuur en Milieu

Voldaan

Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (ENSIA)

De eigen Functionaris Informatiebeveiliging  (CISO)

86% implementatie

Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

De eigen Functionaris Gegevensbescherming

78% implementatie

* Digid

Bij een van de drie Digid-lijnen heeft een leverancier niet voldaan aan een norm. De leverancier heeft aangegeven in mei 2021 ook aan die norm te zullen voldoen. 

** Suwi-inkijk Baanbrekers

Als gevolg van een verscherpte norm op het gebied van het controleren van logging en in verband met de AVG voldoet Baanbrekers op vier normen niet. Het gaat om een apart inleessysteem dat aandacht behoeft. Baanbrekers heeft in een plan van aanpak aangegeven dat zij augustus 2021 alsnog zullen voldoen.

*** BAG

In de verantwoordingsrapportage van de BAG is opgenomen:
Het bestuur constateert helaas dat de uitvoering van de BAG net geen voldoende scoort op de daarvoor gestelde normen. In de uitvoering is nog een aantal verbeteringen mogelijk.
Zoals uit de zelfevaluatie blijkt gaat het dan om:

  • Zorgen voor voldoende capaciteit voor het controleren van geconstateerde objecten;
  • Het borgen van het BAG-proces in de processen die van invloed kunnen zijn op de kwaliteit van de BAG. Concreet betekent dit het controleren en evalueren van de BAG-taken van andere teams;
  • De gemeente Waalwijk scoort nog onvoldoende op het percentage betreffende aanlevering definitieve geometrie. Alle voorwaarden zijn aanwezig om de tijdigheid te realiseren. Voor 2021 zal nadrukkelijker worden gestuurd op het tijdig aanleveren aan de Landelijke Voorziening, mede door de invoering van het BAG-GEO koppelvlak in januari 2021;
  • De uitval in het kwaliteitsdashboard van de Landelijke Voorziening wordt tweemaandelijks gecontroleerd, in 2021 zal dit maandelijks worden gedaan.

Privacy

Er is een toezichtrapport van de Functionaris Gegevensbescherming. Samengevat is de conclusie dat de borging min of meer gelijk is gebleven, dat de bewustwording onder de medewerkers  is toegenomen. Op basis van de aanbevelingen uit het toezichtrapport zijn de acties in het jaarplan bepaald.

Implementatie AVG gerealiseerd

2018

2019

2020

Onderwerp

0-meting

1-meting

2-meting

Beleid

50%

67%

83%

Processen

53%

68%

77%

Organisatorische inbedding

74%

81%

81%

Rechten van betrokkenen

45%

70%

79%

Samenwerking

58%

64%

79%

Beveiliging

86%

83%

83%

Verantwoording

62%

78%

78%

       

Totaal gewogen norm gerealiseerd

62%

73%

78%

Beveiligingsincidenten

Beveiligingsincidenten zijn niet te voorkomen, maar kunnen wel geminimaliseerd worden door het treffen van preventieve maatregelen. Beveiligingsincidenten kunnen als graadmeter dienen en bieden input om de kwaliteit van informatiebeveiliging verder te verbeteren.  Er zijn in 2020 vele reguliere incidenten geweest. Dit zijn bijvoorbeeld meldingen van verlopen wachtwoorden die moeten worden gereset. In 14 gevallen was echter extra aandacht vereist. Zoals bijvoorbeeld de dreiging dat een kwetsbaarheid in Citrix door kwaadwillenden kon worden misbruikt. Doordat Waalwijk tijdig handelde leidde dit uiteindelijk niet tot een daadwerkelijk misbruik. Verder werd 5 keer  door een medewerker geklikt op een phishingmail dat uiteindelijk niet tot een dreiging heeft geleid. Er werden geen gegevens achtergelaten en/of er is geen malware op ons systeem terecht gekomen. Ook in de overige gevallen is er geen gevaar geweest. 

Datalekken

Er zijn 7 datalekken geweest in 2020 waarvan er 3 aan de Autoriteit Persoonsgegevens zijn gemeld. Van deze 3 gevallen is het 3 keer aan betrokkenen gemeld.  De overige 4 datalekken bleken een verwaarloosbaar klein risico op te leveren voor de betrokkene(n) en in 1 van deze gevallen bleek de gemeente niet de verantwoordelijke van het incident.

Wat gaan we doen in 2021?

Privacywetgeving

Voor 2021 zal de ingezette lijn worden doorgezet en aansluiting worden gemaakt met de ontwikkelingen op het gebied van de privacybescherming. Vanaf 25 mei 2018 moet de gemeente Waalwijk voldoen aan de verplichtingen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De nieuwe verplichtingen brengen een grotere documentatieplicht met zich mee, een verantwoordingskader en het inbedden van de toepassing van de nieuwe wetgeving in de processen waar persoonsgegevens worden verwerkt. Om dit te volgen is een stuurgroep borging AVG ingesteld en de werkgroep borging AVG. 

Onderstaande tabel met aanbevelingen komen uit het jaarrapport van de Functionaris Gegevensbescherming.

 

Aanbeveling

1

Periodieke bijeenkomsten werkgroep AVG hervatten

2

Beleid op deelthema's maken en communiceren; aandacht voor nieuwe technologie en datagestuurd werken; de komst van nieuwe wetgeving zoals WAMS en WGS

3

Teams rapporteren jaarlijks op aspecten van privacyborging

4

Beschrijven en vaststellen van avg-processen

5

Extra capaciteit inzetten op privacy

6

Vaststellen procedures voor de rechten van de burger

7

In beeld brengen gegevensuitwisselingen met andere organisaties en vastleggen in het privacy management systeem

8

Naleving van verwerkersovereenkomsten door leverancier aantonen

9

Beoordelen lopende overeenkomsten/convenanten

10

Proces vaststellen jaarlijks rapporteren bescherming persoonsgegevens in samenwerkingen

11

Implementatie BIO, update van beleidsstukken

12

Register Gegevenseffectbeoordelingen aanleggen en beheren in het Privacy Management Systeem

13

Procedure rond het werken met toestemming update

14

Implementatie Veilig mailen

 

 


 De security & privacy officer en de chief information & security officer (CISO) leveren plannen op om deze aanbevelingen op te volgen, afgestemd met de directie en de teams. 

Informatiebeveiliging

In het jaarplan zijn diverse projecten en normen benoemd die prioriteit krijgen in 2021. Onder meer:

  • het evalueren en updaten van deelbeleid op specifieke informatiebeveiligingsthema's
  • implementeren van BIO-normen rond logging en monitoring;
  • vaststellen beleid voor cryptografische toepassingen

Communicatie

Terug naar navigatie - Communicatie

Wat willen we bereiken?
De kern van onze doelstellingen staat beschreven in de notitie “Waalwijk werkt aan communicatie 2.0” die door het college is vastgesteld. In deze notitie wordt onder meer benadrukt dat wij die middelen inzetten die passen bij onze doelgroepen, op maat en op een persoonlijke manier. Waar mogelijk kiezen we bij voorkeur voor digitale middelen, maar andere vormen blijven uiteraard beschikbaar. We werken met meer beeld en minder tekst, aansluitend bij de belevingswereld van onze inwoners en huidige beeldcultuur. 


In 2020 hebben we - evenals in voorgaande jaren - gewerkt aan de juiste inzet van diverse sociale media. Het meeste aandacht gaven wij aan Facebook, juist omdat met dit middel interactie en participatie mogelijk is. Twitter zetten we nauwelijks meer in voor korte servicegerichte berichten. Ook zijn we actief op Instagram omdat dit medium vooral geschikt is voor beelden. En we maken gebruik van LinkedIn om ons professioneel netwerk te bereiken. Onze website www.waalwijk.nl is het online platform voor productinformatie, digitale transacties, korte zakelijke mededelingen en achtergrondinformatie. 


Het monitoren van alle sociale media en het reageren op berichten (webcare) is een steeds belangrijker onderdeel van elke communicatiestrategie geworden. Hierin hebben we stappen gezet, vooral in rapportages (analyses van OBI4wan uitkomsten) die duidelijk maken hoe de buitenwereld reageert en welk sentiment mensen koppelen aan een bepaald thema.

Vanaf 2019 heeft de methodiek van Factor C (uitgebreide omgevingsanalyse als vertrekpunt voor heldere projectcommunicatie) in de organisatie steeds meer voeten aan de grond gekregen. In 2020 hebben we deze methodiek nog verder uitgerold in de organisatie. Met name bij fysieke projecten die politiek gevoelig liggen. 


Wat hebben we gedaan in 2020?
In 2019 hebben we veel energie gestoken in het opzetten van een communicatiestrategie voor duurzaamheid, afval  en veiligheid. het jaar 2020 heeft in het teken gestaan van uitvoering.


In 2020 hebben we Docufiller aangeschaft. Docufiller is een compleet online brandportal (online opmaakprogramma) waarmee collega's heel eenvoudig onbeperkt communicatiemiddelen in eigen huisstijl kunnen maken en delen.  We hebben in 2020 een aantal collega’s gevraagd mee te doen aan een pilot. Begin 2021 wordt Docufiller uitgerold in de organisatie. 


In 2020 hebben we het interne taaltraject opgepakt. We hebben zogenaamde taalcoaches opgeleid om een verbeterslag te kunnen aanbrengen in de schrijfvaardigheid van collega's. Er zijn inmiddels 16 taalcoaches getraind en 10 collega’s van TOOR hebben een e-learning doorlopen. Begin 2021 nemen nog 12 collega’s van verschillende teams deel aan zo’n e-learning. 


In 2020 hebben we onze eigen film- en fotostudio gerealiseerd in ruimte 2.74. Met deze eigen studio kunnen we sneller en goedkoper beeldmateriaal schieten.  We voorzien daarmee in een behoefte die binnen de organisatie alleen maar groter wordt.


Wat hebben we niet gedaan en waarom niet?
Begin 2021 wordt de webcare overgenomen door het KCC. Dit hebben we in 2020 niet kunnen realiseren in verband met corona. 


We waren van plan om in 2020 gemeentebreed een zogenaamde uniforme digitale handtekening in de voeren. Om technische redenen is dit niet gelukt. We hopen dit begin 2021 wel te kunnen realiseren.

Inkoop

Terug naar navigatie - Inkoop
 
Wat hebben we gedaan in 2020?
 

In 2020 zijn de volgende aandachtspunten op het gebied van inkoop te noemen:

  • Formatie Team Inkoop
  • Schoenenmuseum
  • Openbare Ruimte
  • Inhuur
  • Duurzaamheid
  • Contractbeheer

Formatie Team Inkoop

Vanwege het vertrek van de junior concern inkoper in 2020 heeft Team Inkoop qua capaciteit onder druk gestaan.  De volgende prioritering is aangehouden: 

  • Europese aanbestedingen en politiek belangrijke trajecten
  • Openbare aanbestedingen
  • Meervoudig onderhandse aanbestedingen
  • Contractbeheer
  • Professionalisering inkoopfunctie

Bovenstaande prioritering heeft als gevolg gehad dat teams in 2020 meer trajecten zelfstandig hebben uitgevoerd. Team inkoop heeft daarbij een meer coördinerende rol gekregen en de adviesfunctie is steeds belangrijker geworden. 

Schoenenmuseum

In 2020 is een succesvolle nationaal openbare aanbesteding gehouden die heeft geresulteerd in twee aannemingsovereenkomsten voor het realiseren van het schoenenmuseum. WAM&VanDuren verzorgt de bouwkundige realisatie, terwijl Van Dijnsen uitvoering geeft aan de realisatie van de installatietechniek. 

Openbare Ruimte

Diverse (Europese) Aanbestedingen zijn uitgevoerd om leveranciers te contracteren om periodieke (onderhouds)werkzaamheden in de openbare ruimte  uit te voeren. Het betreft hier contracten voor rioleringswerkzaamheden, verharding en groenonderhoud. 

Inhuur

Samen met THRM is in 2020 een onderzoek gehouden naar de sturing, uitvoering, verantwoording en mogelijke besparingen op het gebied van inhuur binnen gemeente Waalwijk. De uitkomsten en adviezen van het onderzoek “Van inhuur naar flexibele inzet personeel” zijn gepresenteerd in het MO.

Duurzaamheid

Voor de verantwoording van de inkooptrajecten is het zogenaamde Inkooptrajectformulier (ITF) geïntegreerd in InProces. Hierbij is extra aandacht gegeven aan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeverschap.
Op basis van de criteria People, Planet, Profit/Prosperity worden collega’s geattendeerd op de mogelijkheden en kunnen ze aangegeven wat ze in een aanbesteding zo optimaal mogelijk opnemen. 

Contractbeheer

In 2020 is het nieuwe contractbeheersysteem (InProces) ingericht en heeft  een migratie plaatsgevonden van alle contracten vanuit het oude systeem (Corsa). Op dit moment staan er ruim 200 inkoopcontracten in InProces. Hier is een signalering aan gekoppeld zodat contracten tijdig worden verlengd, stopgezet, gewijzigd of opnieuw aanbesteed.

Subsidieverwerving

Terug naar navigatie - Subsidieverwerving

In de door de raad vastgestelde financiële verordening is bepaald:

Artikel 9i. Ontvangen subsidies

1.Het college geeft bij de jaarstukken en de begroting een overzicht van de ontvangen of nog te ontvangen Rijks-, Provinciale en Europese subsidies die een bedrag van € 1.000 te boven gaan.

 

Wat hebben we gedaan in 2020? 

Onderstaande tabel geeft een overzicht van de subsidiebedragen die voor het subsidiejaar 2020 zijn geworven en uitgevoerd.

  Bedragen x € 1,-

Subsidie project  

Subsidieregeling

Fase

Subsidie

Energie installatie locatie Tavenu (2018-2033)

Stimulering Duurzame Energieproductie (SDE+) afgerond

2.210

Energie installatie locatie de Leest (2018-2033)

Stimulering Duurzame Energieproductie (SDE+)

afgerond

2.094

Energie installatie locatie zwembad (periode 2016-2030)

Stimulering Duurzame Energieproductie (SDE+)

afgerond

 

14.947

Energie installatie locatie gemeentewerf (periode 2016-2030)

Stimulering Duurzame Energieproductie (SDE+)

afgerond

 

16.096

Energie installatie locatie sporthal De Zeine (periode 2016-2030)

Stimulering Duurzame Energieproductie (SDE+)

afgerond

 

18.044

Energie installatie locatie sporthal De Slagen (periode 2016-2030)

Stimulering Duurzame Energieproductie (SDE+)

afgerond

 

26.659

Energie installatie locatie stadhuis (periode 2016-2030)

Stimulering Duurzame Energieproductie (SDE+)

afgerond

 

11.407

Energie installatie locatie Schoolstraat (periode 2011-2026)

Stimulering Duurzame Energieproductie (SDE+)

afgerond

 

17.541

Verbeteren Bevrijdingsweg - zichtbaarheid fietsoversteekplaats

Provincie Noord-Brabant-

Regeling Verkeer en Vervoer GGA

afgerond

11.352   

Mensgerichte maatregelen 2020

Provincie Noord-Brabant-

Regeling Verkeer en Vervoer GGA

afgerond

110.363

Preventief Interventieteam Basisschoolkinderen (2019-2020 totaal 225.000) Hart van Brabant - Regionaal Innovatiebudget Jeugd afgerond 112.500
Kwartiermaker Echtscheidingen (2019-2020 totaal 35.000) Hart van Brabant - Regionaal Innovatiebudget Jeugd afgerond 75.673
Cultuur met kwaliteit (2017-2020 totaal 94.042) Kunstloc afgerond 23.511

VWS Sportakkoord

 

Nationaal Sportakkoord afgerond 45.000

Samen vitaal in de wijk

 

ZonMw afgerond 30.000

 

 

Totaal bedrag

517.397

 

Wat hebben we niet gedaan en waarom niet?

Niet van toepassing.