KN25|O3.02 E-depot en huisvesting Streekarchief SALHA

Lasten e-depot

Lasten huisvesting:
Structurele lasten  (€ 42.000 + € 7.500)
Incidentele lasten  (€ 32.500 + € 16.500)

Baten

N  32

0

N   32

N   50
N   49

N   32

N   50
p.m.

N   32

N   50
0

N  32

E-Depot Streekarchief SALHA

Overheden zijn volgens de Archiefwet 1995 verplicht informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te houden en te bewaren informatie na maximaal 20 jaar (in de nieuwe Archiefwet 10 jaar) over te brengen naar een archiefbewaarplaats. Fysieke bestanden gaan naar het fysieke depot. In 2008 zijn we binnen de gemeentelijke organisatie digitaal gaan werken. Digitale bestanden moeten naar een digitaal depot, een zogenaamd e-depot.

Waalwijk (en ook de andere deelnemers van het Streekarchief) wil vanwege de inrichting en ingebruikname van een nieuw zaaksysteem in 2024 digitale bestanden overdragen en uitplaatsen naar het e-depot.

Het Streekarchief is dit aan het voorbereiden en heeft hier in hun kadernota geld voor gevraagd (€ 32.000 structureel). De raad is hier op 11 april 2024 mee akkoord gegaan.

Voor de volledigheid melden wij hier dat er ook nog hogere kosten zijn vanwege de stijgende salariskosten ad € 18.000. Dit wordt later meegenomen bij het opstellen van de gemeentelijke begroting 2025 en is geen onderdeel van deze kadernota.

Huisvesting Streekarchief (GR SALHA)

Alle kosten die verband houden met de nieuwbouw van een depot en de verbouwing van het huidige pand zijn in beeld gebracht. Belangrijk om te weten is dat het in deze fase (stand inzicht eind 2023) gaat om indicatieve/richtinggevende bedragen. Zo zijn de bouwkosten berekend op basis van prijspeil 1-1-2023 en zijn er inschattingen gemaakt van de hoogte van de frictiekosten. In de volgende fase zal een nadere detaillering plaatsvinden en kunnen bedragen mogelijk afwijken. Alle kosten moeten als onontkoombaarheid worden meegenomen in de gemeentelijke Kadernota 2025 zodat de kosten vanaf 2026 zijn gedekt binnen de gemeentelijke begroting. Dit is conform raadsbesluit van 23 november 2023.

-----------------------------------------

Raadsvoorstel en besluit 11 april 2024

Om aan de archiefwet te kunnen voldoen, moeten voorzieningen worden getroffen (E-depot) om digitale bestanden naar een archief te kunnen uitplaatsen of overdragen.

--------------------------------

Raadsbesluit 23-11-2023

Met 2 andere deelnemers in de GR (gemeenten Altena en Heusden) voor verantwoordelijk.

Nee

----------------------------------------------

Nee, niet meer.