KN25|O3.01 Robuuste HR-capaciteit / salarisadministratie

Lasten structureel
Lasten incidenteel

Baten

N     85
N   315

N     85
N  115

N    85

N  400

In 2022 is besloten om de salarisverwerking extern te organiseren. Dit onder gelijktijdige vervanging van de e-HRM-software. De uitbesteding van de salarisverwerking heeft niet de geraamde bezuiniging opgeleverd (begrotingsaanpassing in 2021). Hoewel op voorhand een personele bezuiniging is gerealiseerd bij de personeels- en salarisadministratie (PSA), heeft de externe salarisverwerking bij de huidige contractpartij ertoe geleid dat extra personele capaciteit is ingehuurd. Daarnaast blijkt dat de aanbestede e-HRM-software niet voldoet aan het programma van eisen en stand der techniek. Ook dit heeft geleid tot een behoefte aan extra personele capaciteit. Inmiddels is in 2024 een juridische procedure gestart, waarvan de uitkomst kan zijn dat het contract met de externe salarisverwerker en softwareleverancier wordt ontbonden. De salarisverwerking en de software zijn in één uitvraag aanbesteed, waardoor het ontbinden van het contract in principe leidt tot het beëindigen van beide diensten.

De huidige formatie van 1,75 fte PSA medewerker is te kwetsbaar gebleken. Dit houdt o.a. verband met de kwaliteit van de externe salarisverwerking, maar ook met het op orde hebben van onze eigen administratie/ processen én het feit dat voor functioneel beheer geen capaciteit is. Er wordt nu 3 x 24 uur bij PSA ingehuurd en 1,67 fte bij HR-advies. Zelfs al zou de externe salarisverwerker wel goed functioneren, dan nog is de capaciteit kwetsbaar omdat het doorgeven van salarismutaties tijd vergt en er bepaalde werkzaamheden toch door de gemeente moeten worden uitgevoerd (ondersteuning adviseurs, functioneel beheer, jaarlijkse werkzaamheden in het kader van de P&C cyclus, etc.).

Er zijn meerdere scenario’s denkbaar.

1. 0-scenario: huidige situatie blijft gelijk (software en externe salarisverwerker blijft gelijk). De kosten voor de salarisverwerking bedragen ca. € 30.000. De kosten voor het softwarepakket bedragen ca. € 20.000. Deze kosten zitten nog niet structureel goed in de begroting verwerkt. In dit scenario wordt de behoefte aan extra personele capaciteit bij PSA op 2,5 medewerkers ingeschat. Daarin is ruimte voor functioneel beheer meegenomen. De inhuur wordt aldus vervangen door vaste medewerkers.
   
   
   
   
2. Intern-nieuw: de salarisverwerking wordt weer intern georganiseerd onder vervanging van het huidige softwarepakket. In dit scenario wordt de behoefte aan extra personele capaciteit ingeschat op 2 medewerkers PSA schaal 8 en 1 ondersteuner PSA schaal 6. Voor de vervanging van de software is AFAS als referentie gebruikt (prijzen opgevraagd). AFAS heeft een HR toepassing en ERP (waarin ook FIN zit).
   
   
3. Extern-nieuw: salarisverwerking wordt extern georganiseerd onder vervanging van het huidige softwarepakket. De formatie van PSA wordt uitgebreid met 1,5 fte (schaal 8). De formatie-uitbreiding is afhankelijk van de kwaliteit van de externe salarisverwerking. Hierbij is rekening gehouden met capaciteit voor functioneel beheer en informatieveiligheid. Dit is het voorkeursscenario omdat een PSA niet snel is opgetuigd in de huidige arbeidsmarkt (gerenommeerde partijen: IJK, Salure, Simplex).
   
   
   
   

De huidige situatie is niet houdbaar:

• De huidige kosten voor software en functioneel beheer zijn nog niet goed in de begroting verwerkt;
• De inhuurkosten lopen te hoog op (2023: ca. € 730.000);
• Er is sprake van onevenredig hoog verzuim en uitval van mdw. HRM als gevolg van de situatie;
• Er is in de huidige situatie sprake van faalkosten/ naheffingen/ boetes en ontevreden medewerkers.

Een goede salarisadministratie is een basisvoorwaarde voor een goed functionerend ambtelijk apparaat. Deze kosten zijn te relateren aan de nakoming van wettelijke verplichtingen op grond van het Burgerlijk Wetboek (i.c. het arbeidsrecht), CAO en lokale regelingen. Deze kosten zijn niet te sturen door ambities naar beneden bij te stellen en om deze reden onontkoombaar.

Bij de actualisatie van de begroting in 2021 is vanaf 2023 een bezuiniging ingeboekt van € 25.000. Deze bezuiniging is nergens op gebaseerd. Eerder zijn al fte bezuinigd bij PSA.

Er zijn meerdere scenario’s denkbaar als het gaat om de noodzakelijke oplossing.

Scenario 3 is het voorkeursscenario.

AFAS geldt puur als referentie. Niet is gezegd dat dit pakket het ook moet worden. Kostenindicatie is opgevraagd bij AFAS accountmanager.

Voor de uitbesteding van de salarisadministratie is contact gelegd met directeur Bedrijfsvoering OMWB.

N.B.: ook in 2024 zijn nog extra kosten te verwachten; is ook in Voorjaarsbericht 2024 opgenomen.