Onderwerp KN25 / NV3.05   Vervangen en uitbreiden meubilair Stadhuis
Portefeuillehouder S. Schuijffel
Team TIBF
Beleidsveld / programma 0.3    Bestuur en ondersteuning / Overhead
Productnummer/-naam 021  Huisvesting
  Jaar van uitvoering en totale jaarlast
Bedragen x € 1.000 2025 2026 2027 2028

Lasten vervangen meubilair
Lasten uitbreiding meubilair

Baten

 

 

N        7
N        7

N   14
N      7

N  22
N     7
Saldo   N     14 N  21 N 2 9
Algemene toelichting met betrekking tot het nieuwe voorstel

Met de bouw van het huidige stadhuis zijn kredieten vrijgemaakt voor de investeringen voor onder andere de inrichting van het nieuwe gebouw. Inmiddels werkt de ambtelijke organisatie ongeveer 14 jaar in dit gebouw. Het huidige meubilair begint slijtage te vertonen, hierdoor is er steeds meer onderhoud en reparatie nodig. Op den duur moet het meubilair vervangen worden. Hiervoor zijn geen kredieten beschikbaar. Dit voorstel moet middelen gaan vrijmaken om op den duur meubilair te vervangen. Het gaat in totaliteit om een investering van € 240.000 welke wordt verdeeld over een aantal jaren (2025 – 2028). De afschrijvingstermijn bedraagt 10 jaar. De kapitaallasten bedragen uiteindelijk € 28.000 per jaar met ingang van 2029.

Daarnaast zijn de afgelopen jaren een aantal teams sterk gegroeid in omvang. Hierdoor passen deze teams niet meer op het huidige aantal beschikbare werkplekken. Hierdoor komen van verschillende teams verzoeken voor extra werkplekken. Er is geen regulier budget beschikbaar voor een dergelijke investering. Ook is er behoefte aan ander type meubilair, zoals kleine overlegplekken. De druk op het vergadercentrum en de overige overlegruimten is groot en neemt alleen maar toe. Daarom willen we investeren in slimme kleine werk- en vergaderplekken voor (in)formele overleggen. Bijvoorbeeld belbooth’s: hierin kun je rustig telefoneren of een Teams-overleg houden, zonder dat je hiermee je collega’s stoort. Op deze manier verlagen we ook de druk op overlegruimten. Daarom verzoek we om budget om hier in te investeren. Met dit budget kunnen we bijvoorbeeld 20 extra werkplekken aanschaffen en het andere deel investeren in overige inrichtingselementen zoals belbooth’s en modulaire zitelementen. Het gaat om een investering van € 45.000 met een afschrijvingstermijn van 10 jaar. De kapitaallasten bedragen dan € 5.200 per jaar. Naast de kapitaallasten bedragen de overige exploitatiekosten (schoonmaak en reparatie) € 1.800 per jaar, totaal dus € 7.000.
Toelichting 'inhoud': Wat is de (politieke) prioriteit (conform CWP / eerdere college of raadsbesluiten) / Wat gebeurt er als we het niet doen?
We willen een aantrekkelijke werkomgeving creëren en daarmee een goede werkgever zijn en blijven. Hier hoort meubilair bij wat voldoet aan de Arbo normen en daarnaast representatief is. Met de verbeteringen willen we medewerkers beter faciliteren.
Als we dit niet doen, stijgen de kosten voor reparaties steeds sterker. Op een bepaald moment is het niet meer mogelijk om meubilair nog te repareren en is vervanging noodzakelijk. Daarnaast zijn er teams die structureel te weinig werkplekken hebben. Hierdoor kunnen zij als team minder goed samenwerken. Tot slot neemt de behoefte aan ander type meubilair toe, om efficiënter te kunnen werken. 
Toelichting ‘capaciteit’: Wat zijn de directe en de indirecte capacitaire gevolgen? Hoe is dat in het voorstel opgenomen?
In de totale kosten wordt een klein bedrag voor exploitatiekosten opgenomen voor het onderhoud van de nieuw aan te schaffen inrichtingselementen. Deze stijgen licht, door schoonmaak en reparatiekosten. Voor het te vervangen meubilair zijn de exploitatiekosten opgenomen in de reguliere budgetten. 
Toelichting ‘Geld’: als het voorstel wordt gehonoreerd kun je dan meteen aan de slag of zijn er nog uitvoeringskosten / capaciteit nodig?
Na honorering van dit voorstel kan er worden gestart met de uitvoering. Voor het vervangen van het huidige meubilair wordt eerst een vervangingsplan opgesteld. Aan de hand daarvan kunnen we bepalen wat we wanneer vervangen. 
Zijn er mogelijkheden om deze extra lasten te dekken en zo ja welke?
Nee.
 Concretisering:
Investeringsbedrag exclusief BTW Afschrijvingstermijn Omvang kapitaallasten Bedragen uit subsidies / reserves

Vervanging € 240.000
Doorontwikkeling € 45.000

  10

(2028) € 22.000
(2029) € 28.000 
€ 5.200

    
Investeringsjaar

Ingangsjaar kapitaallasten

2026 
(uitvoering in 2025 betekent kapitaallasten vanaf 2026)
Personele consequenties In FTE's In €  ICT-consequenties In €
         
Overige exploitatiekosten  € 1.800 (schoonmaak en reparatie)
Totale exploitatiekosten € 22.000 + 5.200 + 1.800 = € 29.000 (2028)
€ 28.000 + 5.200 + 1.800 = € 35.000 (2029)