KN25|NV3.03 Tijdelijke capaciteit Financiën

Lasten

Baten

N 200

De werkdruk bij het team financiën is al enige jaren (te) hoog. Hier zijn verschillende oorzaken voor aan te wijzen. 
•    Er is de laatste jaren spraken van kwetsbaarheden/knelpunten in de formatie van team financiën. Deze knelpunten bestaan uit collega’s die uitvallen/verminderd inzetbaar zijn en vacatures die moeizaam ingevuld worden waar vervolgens weer op moet worden ingehuurd. Continuïteit en (historische) kennis;
•    Daarnaast is het budgethouderschap in de organisatie niet overal in de organisatie op het juiste niveau. Dat wordt veroorzaakt door personele wisselingen bij de teams, gebrekkige financiële informatievoorziening en rolonduidelijkheid;
•    Er is sprake van een ontwikkelachterstand. Veel werk om zaken op orde te brengen en door te ontwikkelen blijft liggen, waardoor de inefficiency alleen maar toeneemt.

We hebben eind 2023 een junior financieel adviseur ingehuurd om te kijken wat dat kan opleveren voor het team. Dit was ook een advies van Public Search wat voortkwam uit een onderzoeksopdracht naar de toekomst van de financiële functie in Waalwijk (2022). De ervaringen met de junior zijn erg goed en prettig. De extra capaciteit is zeer welkom al merken we dat de junior volledig wordt opgezogen door de kwetsbaarheden die er elders in het team zijn (nieuwe (inhuur) collega’s die ook nog moeten inwerken/het vak moeten leren).

Om bovenstaande problematiek structureler het hoofd te bieden is het voorstel om financiën te versterken met 2 FTE financieel adviseur voor een periode van 2 jaar. 1 junior financieel adviseur (S10; 93.000 o.b.v. max-2) en 1 financieel adviseur (S11; 107.000 o.b.v. max -2). Het doel is om de ontwikkelachterstand in die twee jaar goeddeels in te lopen. Na die periode van 2 jaar kunnen we dan beoordelen of het advieswerk met de structurele formatie kan worden uitgevoerd.

In die 2 jaar beogen we de volgende zaken structureel op te pakken / te verbeteren:
•    Verbetering activamodule en meerjaren kapitaallastenbegroting;
•    Opschonen administratie / herinrichten administratie (basis op orde);
•    Kostenverdelingssystematiek herijken;
•    Releasenotes SAP systeem; doorontwikkelen praktisch gebruik financieel systeem
•    Ontwikkelen budgethouderschap (budgethoudersregeling; opleiden budgethouders; verbeteren financiële informatie voor budgethouders)
•    Verbeteren processen en informatie rondom B2 staat;
•    Heroverweging inrichting begrotingsadministratie;
•    Verplichtingenadministratie 
•    Verbeteren administratieve checks en balances
•    Doorontwikkelling P&C stukken en processen

De kwaliteit en houdbaarheid van de financiële functie is een basisvereiste voor het functioneren van de gemeente.