Voortgangsrapportage Waalwijk, 1 april 2020
Project: Ontwikkeling Schoenenmuseum (Museum-Plus): Het realiseren van het nieuwe schoenenmuseum aan het Raadhuisplein, wat na realisatie door de museumorganisatie geëxploiteerd en van de gemeente gehuurd zal worden.
Fase: Opstellen bestekken tot en met mei 2020, aanbesteding in juni en juli 2020. Aanvraag omgevingsvergunning. Definitief maken van de exploitatiebegroting van het schoenenmuseum.
Doel: Aanbesteding en bindende prijsaanbiedingen. Vervolgens raadsbehandeling uitvoeringskrediet (03-09-2020 A-raad, 17-09-2020 B-raad). Vervolgens start bouw.
Opsteller: P.F. Heijmerink, projectleider Museum-Plus
Vooraf, leeswijzer
Voorliggende voortgangsrapportage is samengesteld ten behoeve van de projectbeheersing door de gemeenteraad. Met deze rapportage kan de gemeenteraad vaststellen en controleren of het project Schoenenmuseum/Museum-Plus (hierna te noemen: het project) binnen de door haar vastgestelde beleidskaders ten uitvoer wordt gebracht. Binnen de projectorganisatie, die verantwoordelijk is voor de uitvoering van het project, wordt het project min of meer continu volgens een fijnmaziger fasering beheerst. Alhoewel voorliggende rapportage een voortgangsrapportage is voor de gemeenteraad, geeft deze tevens een goed inzicht hoe het project op het niveau van de projectorganisatie wordt beheerst. Deze voortgangsrapportage is samengesteld aan de hand van de GROTICK-methodiek voor projectbeheersing. De letters van het woord GROTICK staan voor de verschillende aspecten waaraan in de voortgangsrapportage aandacht wordt besteed. Deze aspecten zijn respectievelijk:
- Geld.
- Risico's.
- Organisatie.
- Tijd.
- Informatie.
- Communicatie.
- Kwaliteit.
Binnen de projectorganisatie zijn het dezelfde aspecten die worden bewaakt om daarmee maximaal zeker te stellen dat het project zich binnen de kaders ontwikkeld die door de Raad zijn aangegeven en die de projectorganisatie zichzelf ten doel heeft gesteld. Hieronder wordt over elk van bovengenoemde GROTICK-aspecten verslag gedaan, waarbij een logische volgorde van de aspecten is gehanteerd. Bij elk van de aspecten worden significante risico's benoemd en wordt de gang van zaken tot op heden kort verwoord.
Organisatie
De Raad stelt de beleidskaders vast waarbinnen de projectorganisatie het project uitwerkt. De projectorganisatie bestaat uit een stuurgroep waarin vertegenwoordigd zijn de verantwoordelijk wethouder, medewerkers uit de gemeentelijke organisatie, het museumbestuur en de projectleider. In de stuurgroep worden besluiten genomen en faseresultaten vastgesteld; bij voorkeur in consensus, indien dit niet lukt heeft de wethouder de doorslaggevende stem. In verband met het corona-virus (op het moment van schrijven is sprake van een intelligente lock-down) worden vrijwel alle besprekingen per video gedaan. Vanuit de projectorganisatie zijn drie werkgroepen actief. In deze werkgroepen worden plannen voorbereid die ter discussie en besluitvorming aan de stuurgroep worden voorgelegd.
- Planvorming; programmamanager binnenstad, teammanager maatschappelijke ontwikkeling, beleidsmedewerker beheer vastgoed, museumbestuur, architect, installatieadviseur, (museale) inrichtingsarchitect en projectleider.
- Museumconcept en –exploitatie; museumbestuur, teammanager maatschappelijke ontwikkeling, beleidsadviseur cultuur&sport en de gemeentelijk financieel adviseur.
- Communicatie; gemeentelijk communicatieadviseur, beleidsadviseur cultuur&sport en het museumbestuur.
Het museumbestuur laat zich in haar taken bijstaan door haar adviseur (oud-directeur van het Onderwijsmuseum), de museumstaf en door adviseurs met een specifiek kennisgebied (bijvoorbeeld op het gebied van de horecavoorziening). Het museumbestuur bestaat op dit moment uit twee personen; de heer Harrie de Werd en mevrouw Margo Strik. Onlangs is mevrouw Astrid Hertog toegetreden tot het bestuur. Zij is kunsthistoricus en museoloog en heeft veel ervaring met fondsenwerving. Ze heeft de afgelopen 2 jaren met veel enthousiasme leiding gegeven aan het Glasmuseum. Zij heeft veel museale ervaring en beschikt over een groot netwerk. Bovenbeschreven organisatie functioneert goed. Taken en verantwoordelijkheden zijn duidelijk gedemarqueerd. De organisatie is transparant en relatief klein, daarmee doelmatig en slagvaardig.
Significante risico's: geen.
Communicatie (resultaten, activiteiten)
Communicatie tussen alle deelnemers van de projectorganisatie vindt periodiek plaats in de werkgroepen en in de stuurgroep. Van deze besprekingen worden verslagen gemaakt, waarbij afspraken worden vastgelegd. In werkgroepen en stuurgroep wordt afgesproken/gemeld wanneer zaken één op één tussen deelnemers worden/zijn overlegd. Het resultaat hiervan wordt in het betreffende overleg ingebracht (waarvan verslag). De communicatie en samenwerking tussen deelnemers tot op heden is goed in prettige sfeer. Veel van de besprekingen worden op dit moment gedaan per video.
Resultaten tot en met heden, activiteiten nu.
- Planvorming: De DO's (definitieve ontwerpen) van architect Civic en van installatieadviseur Nelissen zijn d.d. 13-03-2020 door de stuurgroep vastgesteld. Het schetsontwerp (SO) van museaal inrichter Tinker is d.d. 20-01-2020 door de stuurgroep vastgesteld. Onderdeel van het SO voor museale inrichting is het definitieve expositieplan.
- Civic (bouwkundig werk) en Nelissen (installaties) stellen op dit moment hun bestekstukken op, aan de hand hiervan worden hun plannen juni & juli aanbesteed.
- Tinker (inrichting) werkt op dit moment aan haar VO/DO, op basis waarvan de inrichting in bouwteam kan worden gerealiseerd. In juni 2020 wordt een bindende aanbieding gedaan voor realisatie in bouwteam.
- Ontwerpers Civic, Nelissen en Tinker stemmen ieder nauw af met opdrachtgever en gebruiker. Daarnaast stemmen ontwerpers hun ontwerpen nauw op elkaar af, dit door intensief onderling overleg.
- Duurzame installatievoorzieningen 'WKO + warmtepomp' en 'zonnepanelen' worden meegenomen in de planvorming.
- Wnb-vergunning (wet natuur beheer inzake stikstof) is aangevraagd, probleemloze vergunningverlening wordt verwacht. Flora- en fauna-onderzoek is verricht; er zijn geen belemmeringen voor de bouw. Archeologisch- en grondonderzoek (verontreiniging, PFAS) is ingezet.
- De voorbereidingen voor de aanvraag van de omgevingsvergunning zijn gaande; vooroverleg met de Commissie Ruimtelijke Kwaliteit en de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE) heeft reeds plaatsgevonden. Indienen aanvraag omgevingsvergunning is voor medio mei gepland, vooralsnog worden geen problemen voor vergunningverlening gezien.
- De aanbestedingen voor bouwkunde en installaties zijn reeds ingezet met de selectiefase. Deze eerste fase van de aanbesteding is op dit moment gaande. Met de bedrijven die in de selectiefase (op geschiktheid en kwaliteit) geselecteerd worden, wordt begin juni de gunningsfase ingezet. De gunningsfase eindigt ultimo juli, wanneer de geselecteerde bedrijven hun aanbiedingen doen.
- Er wordt door de museumorganisatie hard gewerkt aan de ontwikkeling van het museum. Het museumbestuur laat zich hiervoor bijstaan door enkele adviseurs met specifieke kennis. Er is overeenstemming over de exploitatiebegroting 2020 t/m 2025, enkele details worden nog verder uitgewerkt. Het doel is om medio 2020 een definitieve sluitende exploitatiebegroting voor komende jaren vast te stellen.
- De gemeentelijke website is voorjaar 2019 gerevitaliseerd, deze informeert geïnteresseerden; er wordt verslag gedaan van de voortgang van de activiteiten in de periode naar de opening van het "nieuwe" museum. Eind oktober 2019 is het schoenenmuseum vertegenwoordigd geweest op de Dutch Design Week in Eindhoven.
Significante risico's:
- Onvoorziene verdere omstandigheden a.g.v. het corona-virus.
Beheersmaatregelen:
- Wanneer zich onvoorziene verdere belemmeringen voordoen, n.t.b. oplossingen vinden
waardoor doorgewerkt kan worden zonder vertraging of kwaliteitsverlies van het plan.
- Uitkomst archeologisch- en grondonderzoek.
Beheersmaatregelen:
- Wanneer de af te voeren grond vervuilt blijkt, wordt dit vermeld in het bestek en zal de aannemer verwerking van de grond conform Nederlandse regelgeving in zijn aanbiedingsprijs meenemen.
- Wanneer de af te graven grond onverstoord blijkt te zijn, zal tijdens het ontgraven archeologische toezicht worden gehouden. Mochten er dan archeologische vondsten gedaan worden, dan kan dit tijdens uitvoering vertraging geven.
Informatie
Informatie wordt gedeeld op de volgende wijzen:
- Mondeling in stuurgroep- en werkgroepbesprekingen (waarvan schriftelijk verslag).
- Eén op één overleggen en -contacten per tel., video, mail, etc.. De resultaten hieruit worden vastgelegd in stukken (de resultaten van het overleg, de uitzoek- en ontwerpwerkzaam-heden) of in de verslagen.
- Per mail in de vorm van mededelingen, verslagen en stukken.
Projectleider houdt een totaal-dossier bij en draagt er zorg voor dat elke projectdeelnemer beschikt over de voor hem/haar relevante informatie. Informatie-uitwisseling tot op heden verloopt naar ieders tevredenheid.
Significante risico's: geen.
Kwaliteit en Geld
De kwaliteit van het toekomstige resultaat uit de ontwikkeling van Museum-Plus, en de kosten daarvan, worden door de projectorganisatie bewaakt door de ontwikkel(tussen)resultaten te toetsen aan de uitgangspunten die voor de ontwikkeling door de gemeenteraad zijn gesteld (de beleidskaders).
- Beschikbaar voorbereidingskrediet van €1.700.000,-, juli '15 / juni '19 door Raad beschikbaar gesteld.
- Voorgenomen totaal-investering 9,9 mln, februari '18 door Raad vastgesteld als intentie.
Als uitgangspunt wordt gehanteerd dat het pand door gemeente ter beschikking wordt gesteld t.b.v. het project; vrij van achterstallig groot onderhoud (waaronder asbestsanering).
- Ruimtelijk functioneel PvE, oktober '18 door Raad vastgesteld ontwerpuitgangspunt.
- Verhaallijnen van het museum, oktober '18 door Raad vastgesteld ontwerpuitgangspunt.
Omdat de toekomstige kwaliteit van het museum en de kosten daarvan omgekeerd nauw aan elkaar verbonden zijn (meer kwaliteit brengt over het algemeen meer kosten met zich mee), worden deze twee aspecten altijd in samenhang bewaakt.
Budget totaalinvestering.
- Onderdeel van de in februari 2018 door de Raad voorgenomen totaalinvestering is geweest; €300.000,- voor marketing- en verhuiskosten. Gebleken is dat deze kosten niet in de totaal-investering verantwoord mogen worden omdat deze kosten niet geactiveerd kunnen worden. Om deze reden is besloten om de marketing- en verhuiskosten in de exploitatiebegroting op te voeren.
- Na februari 2018 heeft de Raad ambities voor BENG uitgesproken, bijna energie neutrale gemeentelijke gebouwen. De noodzakelijke aanvullende installatievoorzieningen hiervoor (WKO + warmtepomp, zonnepanelen) kosten volgens de DO-raming €444.000,- extra. Deze extra investering wordt door gemeente bekostigd d.m.v. een hogere te rekenen gebouwhuur; de hogere gebouwhuur wordt door het museum terugverdiend door ca. €30.000,- lagere jaarlijkse energiekosten.
Als kader voor de totaalinvestering wordt daarom in het vervolg uitgegaan van (9,9 - 0,3 + 0,444 mln) €10.044.000,-. De projectorganisatie ziet het aspect 'kosten' tweeledig; naast de investeringskosten (criterium: maximaal 10,044 mln) worden tevens de toekomstige exploitatiekosten van het museum bewaakt (criterium: structurele subsidie binnen de beschikbare budgetten). Elke ontwerpfase wordt afgesloten met ramingen van de faseresultaten (resp. VO, DO, bestek). Een faseresultaat dat leidt tot een investering groter dan 10,044 mln, komt niet voor vaststelling in aanmerking. De ontwikkeling bevindt zich op dit moment (1 april 2020) in de bestekfase. De kostenramingen behorend bij de vastgestelde DO's (Civic en Nelissen) en het vastgestelde SO (Tinker), laten op dit moment zien dat zowel de kwaliteit als de kosten vallen binnen de uitgangspunten zoals hierboven genoemd.
Significante risico's:
- De aanbestedingen voor installaties en bouwkundig werk vallen hoger uit dan de (gaande het ontwerpproces steeds nauwkeuriger) ramingen.
Beheersmaatregelen:
- Realistisch (niet optimistisch) ramen.
- Binnen het investeringsbudget beschikbaar houden van budget voor onvoorziene kosten.
- In laatste instantie: een verzoek voor extra budget voorleggen aan de Raad.
Tijd
De geactualiseerde planning is onveranderd en hierachter gevoegd. Alle projectbetrokkenen hebben zich aan de planning gecommitteerd; Het museum als toekomstig gebruiker, de gemeente als opdrachtgever, Tinker als museaal inrichter, Civic als bouwkundig architect en Nelissen als installatieadviseur. De ontwikkelingen met het corona-virus hebben tot op heden (op het moment van schrijven is sprake van een intelligente lock-down) geen invloed gehad op de werkzaamheden en de planning. Bijgevoegde planning voorziet samengevat in het volgende vervolg:
- Juni Aanbiedingen uitvoering/levering inrichting bekend.
- Juli 2020 Aanbestedingsresultaten bekend, behandeling College.
- Augustus 2020 Raadsvoorstel voor uitvoeringskrediet naar de Raad.
- September 2020 Raadsbehandeling.
- Oktober 2020 Vergunningverlening, Start bouw.
- November 2021 Oplevering museum.
Significante risico's:
- Tijdige vergunningverlening. Gepland is om de omgevingsvergunningsaanvraag medio mei in te dienen. Indiening kan niet eerder omdat de uitwerking van plannen pas dan voldoende gevorderd is. Het uitgangspunt voor de gemeentelijke behandeltijd is 26 weken, wellicht kan dit sneller (22 weken). E.e.a. hangt af van de volledigheid van de ingediende stukken, de mate waarin deze stukken voldoen aan regelgeving (danwel aanpassing behoeven) en de beschikbare gemeentelijke behandelcapaciteit (i.v.m. zomerreces, evt. gevolgen a.g.v. corona).
Beheersmaatregelen:
- Intensieve afstemming door vooroverleg met afdeling vergunningsverlening.
- Alles er op inzetten dat aanvraag volledig en conform regelgeving is.
.jpg)