4. Majeure projecten

Tijdens de behandeling van het raadsvoorstel op 12 september 2019 is toegezegd om de raad per kwartaal te informeren over de voortgang en financiële afwijkingen van de aanleg van de insteekhaven.

Met raadsinformatiebrief  035-23 (d.d. 5 april 2023) heeft u de eerste voortgangsrapportage over de insteekhaven ontvangen. Op het moment van opstellen van dit Najaarsbericht is de tweede voortangsrapportage 2023 beschikbaar; zie verder raadsinformatiebrief 121-23  .

Project: Gebiedsontwikkeling Oostelijke Langstraat (GOL).
Fase: Voorbereiding door aannemer.
Doel: Het  verbeteren van de veiligheid rondom gevaarlijke op- en afritten en meer doorstroming van het verkeer op de A59 met behoud van de natuur, meer mogelijkheden voor recreatie en economische activiteiten en een betere leefbaarheid in de kernen.

Vooraf, leeswijzer
Voorliggende voortgangsrapportage is samengesteld ten behoeve van de projectbeheersing door de gemeenteraad. Met deze rapportage kan de gemeenteraad vaststellen en controleren of het project GOL  binnen de door haar vastgestelde beleidskaders ten uitvoer wordt gebracht. Het GOL is  een gemeentegrens overstijgend integraal project.  Gemeente Waalwijk, Heusden en waterschap Aa-en Maas zijn samen met de provincie risicodragende partijen. Er is gekozen voor een geïntegreerd contractvorm (UAV-GC) met een aanbesteding op prijs/kwaliteit. De aannemerscombinatie Mourik/Besix heeft het werk aangenomen. De combinatie is verantwoordelijk voor het ontwerp en de realisatie van het project.

De Provincie Noord Brabant is opdrachtgever en  stuurt het project aan. Samen met de stakeholders is er een ambtelijke (ABG) en politieke (stuurgroep) rapportagelijn opgezet.

Deze voortgangsrapportage is samengesteld aan de hand van de GROTICK-methodiek voor projectbeheersing. De letters van het woord GROTICK staan voor de verschillende aspecten waaraan in de voortgangsrapportage aandacht wordt besteed. Deze aspecten zijn respectievelijk:
-    Geld
-    Risico's
-    Organisatie
-    Tijd
-    Informatie
-    Communicatie
-    Kwaliteit
Binnen de projectorganisatie zijn het dezelfde aspecten die worden bewaakt om daarmee maximaal zeker te stellen dat het project zich binnen de kaders ontwikkeld die door de Raad zijn aangegeven en die de projectorganisatie zichzelf ten doel heeft gesteld. 
Hieronder wordt over elk van bovengenoemde GROTICK-aspecten verslag gedaan.

Geld
De onderhandelingen met de combinatie Mourik-Besix over de vertragingskosten, stand-stil periode, Vtw’s, scope en indexering worden na besluit van de Raad van State opgestart. 
Dit alles leidt tot een aanvullende financieringsvraag voor alle betalende partners en dus een nieuw besluit van de gemeenteraden. 

Hierna een opsomming van de reeds genomen besluiten;
In de raadsvergadering van 14 april 2020 zijn door de raad de benodigde middelen voor het GOL beschikbaar gesteld. In de raadsvergadering van 7 juli 2021 is een aanvullend krediet beschikbaar gesteld.
In de raadsvergadering van 22 juni 2023 is bij het Voorjaarsbericht 2023 de investering in het GOL in de begroting 2 jaar doorgeschoven.

Raadsvoorstel 14 april 2020 (begrotingswijziging 2020/06)
De totale bijdrage van het GOL door de gemeente Waalwijk bedraagt € 26,6 miljoen. Hierop kunnen een bedrag voor nog te verrekenen kosten met de provincie en de waarde van de door de gemeente voor het project ingebrachte gronden in mindering worden gebracht. Daarnaast is op 14 november 2013 al een krediet van € 1,6 miljoen beschikbaar gesteld. Verder dient rekening te worden gehouden met een bedrag voor interne kosten tijdens de realisatiefase. Er is een krediet beschikbaar gesteld van € 23.195.000. De totale jaarlijkse kapitaallasten met ingang van 2024 bedragen € 992.000.
Het afwaarderen van de ingebrachte gronden wordt ten laste gebracht van de reserve mobiliteit. Met ingang van 1 januari 2020 bedraagt het saldo van deze reserve dan € 4.927.732.
Ter (gedeeltelijke) dekking van de kapitaallasten is een geblokkeerde reserve gevormd. Hierin is het restant gestort van de reserve mobiliteit (€ 4.927.732) en een bedrag van € 4,7 miljoen vanuit de algemene reserve.

Raadsvoorstel 7 juli 2021 (begrotingswijziging 2021/19)
Het huidige projectbudget is ontoereikend voor de uitvoering. Het tekort op het totale projectbudget wordt ingeschat op een bedrag van € 10,5 miljoen. Dit betekent voor de gemeente Waalwijk een extra bijdrage van € 3,1 miljoen (aandeel 29%).  Het in april 2020 beschikbaar gestelde krediet (begrotingswijziging 2020/06) is met deze aanvullende bijdrage verhoogd. In de bijgestelde meerjarenbegroting 2022 t/m 2025 voor de Kadernota 2022 (raad 15 juli 2021)  is rekening gehouden met een extra jaarlijkse kapitaallasten van € 120.000 met ingang van 2024. Dit geconstateerde tekort is gebaseerd op start uitvoering oktober 2021.
De dekking van de kapitaallasten is (met ingang van 2024) dan als volgt:
•    Een bedrag van € 188.000 als gevolg van een verhoging van de OZB-opbrengst;
•    Jaarlijkse onttrekking ten laste van de geblokkeerde reserve voor een bedrag van € 240.000;
•    Met ingang van 2024 een jaarlijkse kapitaallast in de begroting van € 684.000.

Raadsvoorstel 22 juni 2023 (Voorjaarsbericht 2023: VJB23/O.08; bijstelling door latere investering GOL)
Bij het Voorjaarsbericht 2023 (voorstel VJB23/0.08) is aangegeven dat de investering GOL minstens 2 jaar doorschuift naar 2025 (met kapitaallasten met ingang van 2026). Zowel in 2024 als in 2025 betekent dat (netto, gelet op effect baten OZB en geblokkeerde reserve) een voordeel op kapitaallasten van € 684.000 per jaar (in 2024 en 2025), dat is verwerkt in de begroting 2024. 

Organisatie
De projectorganisatie valt onder de verantwoordelijkheid van de Provincie Noord Brabant. De gemeente heeft een toetsende en vergunningverlenende rol. De aannemer heeft inmiddels het uitvoeringsontwerp afgerond.  
Door de vertraagde uitspraak van de Raad van State worden de projectorganisaties afgeschaald en beperkt in stand gehouden.

Informatie
Informatie wordt door de provincie gedeeld met de risicodragende partijen en relevante stakeholders (waaronder gemeente Waalwijk). Hiervoor zijn diverse bestuurlijke en ambtelijke overleggen geïnitieerd. Het project wordt door diverse externe partijen kritisch gevolgd. Dit zijn stichtingen ( waaronder “Van GOL naar Beter”, “Federatie Behoudt de Langstraatspoorbruggen”) en personen. Gedurende de voorbereiding van het project zijn er zienswijzen, bezwaren en beroep ingesteld. Het beroep tegen het provinciaal inpassingsplan en de daarmee gecoördineerde vergunningen wordt door de Raad van State behandeld.  

Tijd
De zitting van de Raad van State is uitgesteld door de corona crisis en heeft een jaar na oorspronkelijke planning plaatsgevonden (20 en 21 januari 2021 ). Zoals in de raadinformatiebrief op 8 december 2020 is gemeld heeft deze vertraging financiële gevolgen.
Op 15 juli 2022 hebben Provinciale Staten de gewijzigde Provinciaal Inpassingsplannen (PIP) voor de Gebiedsontwikkeling Oostelijke Langstraat Oost en West vastgesteld. En op 25 juli 2022 hebben Gedeputeerde Staten een vergunning Wet Natuurbescherming verleend. 
Op 14 september 2023 hebben wij voor de tweede maal een brief ontvangen waarin de Raad van State de termijn voor het doen van een uitspraak verlengd. Als reden geven zij op dat de Afdeling meer tijd nodig heeft in verband met ziekte. Aanvullend geven zij ook aan dat zij zich het grote belang van deze zaak realiseert en dat zij er alles aan doet om uiterlijk eind december 2023 een uitspraak te doen.

Communicatie (resultaten, activiteiten)
De projectcommunicatie wordt door de provincie gedaan. De uitvoeringscommunicatie door de aannemerscombinatie. Periodiek vindt er een omgevingsoverleg plaats met de risicodragend partijen waarbij team communicatie is aangehaakt.

Kwaliteit 
Door de risicodragende partijen zijn kwaliteitseisen meegegeven. Deze zijn verwerkt in het UAV-GC contract en daarop is de aannemerscombinatie geselecteerd. Op naleving van deze eisen wordt door de Provincie gestuurd en getoetst. Eventuele afwijkingen worden gedeeld met de risicodragende partijen.

Risico’s
Beroep
Afgewacht dient te worden wanneer en hoe  de Raad van State een definitieve uitspraak doet.  Zodra de uitspraak is ontvangen, zal onderzocht worden wat dit betekent voor de planning en beschikbaar gestelde middelen.

Stikstof
Op 25 juli 2022 hebben Gedeputeerde Staten een vergunning Wet Natuurbescherming verleend en heeft tot en met dinsdag 20 september 2022 ter inzage gelegen. Hierop zijn drie beroepen ingediend. De inhoud van deze beroepen richt zich voornamelijk op de onderbouwing die is geleverd op de natuurvergunning (stikstof). Ze gaan in op het extern salderen, de Brabantse Ontwikkelaanpak Stikstof (BOS) en de onderliggende verkeerscijfers (verkeersmodel GOL). Het projectteam GOL heeft samen met een advocaat een schriftelijke reactie op de beroepschriften ingediend (verweerschrift). 

Communicatie
Rapportages via allerlei gremia waardoor informatie niet op tijd of onjuist wordt gedeeld.

Sinds 12 september 2022 vangen we Oekraïense vluchtelingen en statushouders op in het hotelgebouw aan de Bevrijdingsweg 1 in Sprang-Capelle. Op deze opvanglocatie hebben we: 225 plekken voor Oekraïense vluchtelingen en 35 plekken voor statushouders.
Op 1 februari 2023 is uw raad eerder via raadsinformatiebrief 010-23 geïnformeerd over de voortgang van de tussenvoorziening / opvanghotel. Zie raadsinformatiebrief: 
https://waalwijk.notubiz.nl/document/12378095/1

Met ingang van het Voorjaarsbericht 2023 wordt ten behoeve van de projectbeheersing door de gemeenteraad via de P&C-cyclus gerapporteerd als majeur project . Met deze rapportage kan de gemeenteraad vaststellen en controleren of het project tussenvoorziening / opvanghotel binnen de door haar vastgestelde beleidskaders ten uitvoer wordt gebracht.

In deze GROTICK-rapportage staat GROTICK  voor: 
•    Geld.
•    Risico's.
•    Organisatie.
•    Tijd.
•    Informatie.
•    Communicatie.
•    Kwaliteit

Geld
De uitgaven van de opvang in het hotelgebouw in 2023 hebben we geraamd op € 9,7 miljoen. Van het rijk ontvangen we een normbedrag voor de opvang. Voor deze locatie gaat het om € 6,8 miljoen. Hierdoor blijft een tekort over van € 2,9 miljoen. Dit tekort kunnen we op een aantal manieren dekken. We kunnen mogelijk een beroep doen op het rijk. Het rijk heeft immers toegezegd de daadwerkelijk gemaakte kosten te vergoeden. Momenteel wordt uitgezocht wat de voorwaarden hiervoor zijn (n.b. het betreft één regeling, we gaan er voorzichtigheidshalve er van uit dat de plussen en minnen met elkaar moeten worden verrekend). Een andere mogelijkheid is om dit tekort te verrekenen met het overschot van andere opvanglocaties in Waalwijk € 3,3 miljoen voordeel. Vooralsnog gaan we daar van uit. De laatste mogelijkheid is om de gelden die we ontvangen voor de opvang van statushouders in mindering te brengen op dit bedrag. We verwachten dat dit in 2023 een bedrag van € 1 miljoen zal zijn. Per saldo gaan we in het Najaarsbericht2023  vooralsnog uit van een voordeel van € 1,4 miljoen (lasten € 10,0 miljoen en baten € 11,4 miljoen).  In het Najaarsbericht 2023 is daarvoor een voorstel bij de financiële afwijkingen bij beleidsveld 6 Sociaal Domein opgenomen.

Risico's
We zien de volgende risico’s:

1.  Exit-strategie
We vangen nu een grote groep vluchtelingen en statushouders op in het hotel. Dit is een tijdelijke situatie. Wanneer de opvang op deze locatie stopt, ligt er een grote opgave om deze omvangrijke groep op een andere locatie onderdak te bieden. Dit vraagt vroegtijdig onderzoek en handelen om alternatieve huisvesting te organiseren.

2.  Doorstroom statushouders
We zien dat het moeilijk is om voor statushouders passende woningen te vinden. Dit betekent dat gezinnen steeds vaker voor een langere periode in het opvanghotel verblijven. Alhoewel de kinderen alvast naar school gaan in Waalwijk en de volwassenen kunnen starten met inburgeren, is dit geen bevorderlijke situatie. Door statushouders in het hotel op te vangen, willen we ook de asielketen ontlasten. Wanneer er geen doorstroming is, bereiken we dat doel in mindere mate.

Organisatie
In het opvanghotel werken we samen met het Rode Kruis, het hotel en de beveiliging. Deze samenwerkingspartners huren we in. De betrokken medewerkers namens de gemeente zijn hiervoor ingehuurd of vrijgemaakt. Deze inzet leidt niet tot organisatorische problemen in het gemeentelijke apparaat.

Tijd
De huidige overeenkomst met het hotel verloopt op 12 september 2023. Het college heeft 11 april jl. besloten om de opvang met een jaar te verlengen. De nieuwe einddatum van de opvanglocatie Bevrijdingsweg 1 wordt daardoor 12 september 2024. Zie ook raadsinformatiebrief 037-23 .

Informatie
Op verzoek van de gemeenteraad volgt later dit najaar een raadsinformatiebrief over de stand van zaken van de opvanglocatie Bevrijdingsweg 1.

Communicatie
We hebben geïnvesteerd in het betrekken van inwoners bij de opvang in het hotel. Sinds de start hebben we 3 brieven aan inwoners gestuurd.

Kwaliteit
Uit onderzoek blijkt dat de mensen in de opvang tevreden zijn. Aan het onderzoek deden 49 personen mee. Het ging om zowel statushouders als Oekraïense vluchtelingen. Zij voelen zich veilig in de opvanglocatie.

De invoering van de Omgevingswet is een langjarige transitie, met op 1 januari 2024 een mijlpaal omdat de invoering dan officieel ingaat. Daarna volgen nog verschillende trajecten met een langer tijdpad. De afronding van de invoering wordt voorzien in 2032.  

Op verzoek van de raad is met ingang van het Najaarsbericht 2023 een Grotick-rapportage toegevoegd, met een toelichting op de aspecten geld, risico's, organisatie, tijd, informatie, communicatie en kwaliteit.

Geld
In het vorige collegeprogramma (2018-2022) is voor de jaren 2019 tot en met 2022 een bedrag van € 600.000 opgenomen. Dit bedrag is toegevoegd aan de reeds bestaande reserve ruimtelijke beleidsplannen (saldo € 365.000). In totaal was hiermee een bedrag van € 965.000 beschikbaar. In totaal is er per eind 2022 een bedrag van € 565.000 ten laste van deze reserve gebracht. Het saldo per eind 2022 bedroeg daarmee € 400.000. In de begroting 2023 is incidenteel een bedrag van € 1,2 miljoen beschikbaar gesteld, per saldo was hiermee per begin 2023 een bedrag van € 1,6 miljoen beschikbaar.
Daarnaast is in de begroting 2023 incidenteel een bedrag van € 100.000 beschikbaar gesteld voor het opstellen van een stedenbouwkundige visie. In dit Najaarsbericht wordt bij het onderdeel ‘budgetoverheveling’ voorgesteld om dit bedrag toe te voegen aan de reserve voor de omgevingswet.
De verwachte uitgaven voor 2023 bedragen  € 0,2 miljoen , waarmee het saldo per eind 2023 € 1,5 miljoen zal bedragen.

De reserve voor de invoering van de Omgevingswet stond begin dit jaar op € 1,6 miljoen, opgebouwd uit verschillende budgetten, besluiten en uitgaven. 
In de decembercirculaire 2023 komt er duidelijkheid over (aanvullende) middelen die gemeenten van het Rijk ontvangen om de kosten van de invoering van de Omgevingswet te compenseren. Voor de implementatiekosten van álle onderdelen van de Omgevingswet zijn in ieder geval tot eind 2024 voldoende middelen beschikbaar.  Het gaat hier om kosten voor externe ondersteuning voor projectleiding, de omgevingsvisie, het omgevingsplan, vervangende inhuur, nieuwe functies, communicatie en ict. 
Structurele financiële effecten en mogelijke tekorten voor het invoeringsbudget worden op dit moment in beeld gebracht en worden meegenomen in de Kadernota voor 2025 en verder. 

Risico's 
Na invoering van de Omgevingswet moet een vergunning binnen 8 weken worden afgegeven, met een verlenging van maximaal 6 weken. Het werkproces in de organisatie is daar inmiddels op ingericht. De Raad heeft in december 2021 aangegeven haar adviesrol voor ruimtelijke initiatieven op dezelfde manier te willen blijven invullen. Dat betekent dat in de periode van 8 weken de raad een uitspraak moet hebben gedaan. Op dit moment zijn we aan het verkennen hoe dat het beste binnen de raadscyclus kan worden ingevoegd. Bij het niet op tijd verlenen van een vergunning is er het risico van het opleggen van een dwangsom. Eind november 2023 ontvangt u daarvoor een Raadsinformatiebrief. 

Voor het nieuwe digitale stelsel zijn we afhankelijk van de landelijke ontwikkelingen. De gemeente Waalwijk is aangesloten en voldoet aan alle beschikbare koppelingen. 

Organisatie
Bij de invoering van de Omgevingswet zijn veel medewerkers betrokken. Het is een omvangrijke transitie en langjarige die veel effect heeft op de gehele organisatie. Een externe projectleider geeft sturing aan de projectorganisatie. 

Tijd
De gemeente Waalwijk is op 1 januari 2024 klaar voor de invoering van de Omgevingswet. 
Ook de onderdelen uit de transitieperiode daarna verlopen op schema. 

Informatie
Op 30 november 2023 is er een raadsinformatiebijeenkomst over de Omgevingswet. 
Op diezelfde dag komt de raadswerkgroep Communicatie voor de eerste keer bijeen om te spreken over de verschillende moties over participatie, mede naar aanleiding van het Rekenkameronderzoek. 

Communicatie
Inwoners en bedrijven worden op verschillende manieren geïnformeerd en ondersteund voor de gevolgen van de Omgevingswet. De website wordt aangepast, en er is een front-office voor vragen over ruimtelijke initiatieven. 
Voor de totstandkoming van de Omgevingsvisie is een communicatie- en participatieplan opgesteld. 

Kwaliteit 
De invoering van de Omgevingswet moet op de langere termijn effect gaan krijgen op de kwaliteit van de dienstverlening voor wat betreft integraliteit, participatie en deregulering. 

Implementatie Koers Domein
De raad heeft op  22 juni 2023 middelen beschikbaar gesteld om de koers sociaal domein te implementeren. Daarbij is de voorwaarde gesteld dat de raad op de hoogte gesteld wordt via GROTICK-rapportages. In deze memo geven wij de raad de eerste Grotick rapportage over de implementatie koers sociaal domein. 

Geld
We hebben in totaal € 1.3 miljoen beschikbaar gekregen van de raad voor de implementatie van de koers in 2023 en 2024. Van dit bedrag heeft de volgende uitnutting plaatsgevonden
•    2 WMO-regisseurs à € 36.000 in 2023;
•    1 Projectsecretaris die 9 oktober is gestart;
•    1 Communicatieadviseur à € 35.000 in 2023;
•    Bureau dat is ingehuurd om het proces van de monitor Sociaal Domein te begeleiden.
Het restant zal uitgenut worden in 2024. Voor de volgende GROTICK-rapportage geven we een overzicht van de uitgaven en het bestedingsplan voor de realisatie van de koers.

Risico’s

Bemensing
We zien dat nog niet alle functies binnen de organisatie zijn ingevuld om ondersteuning te kunnen leveren voor de implementatie. Hiervoor moeten we mensen werven en daar gaat tijd overheen (inclusief inwerken). Het tijdig ervoor zorgen dat we op volle kracht kunnen draaien, is mede afhankelijk van de beschikbaarheid van geschikte kandidaten. Hierover vindt structureel overleg in de stuurgroep en tussen de teammanagers en de gemeentesecretaris om dit zo goed mogelijk te organiseren.

Werkdruk
De werkdruk in de teams is hoog. We moeten aandacht houden voor de balans tussen reguliere werkzaamheden en de extra inzet voor de implementatie. We hebben middelen beschikbaar om extra personeel aan te nemen om huidige medewerkers te ontlasten, maar daarmee is de werkdruk niet meteen weg. De belangrijkste tegenmaatregel is dat we beter prioriteren in de organisatie. De projectstructuur helpt daarbij.

Kennis van projectmatig werken
De organisatie is onbekend met integraal projectmatig te werken tussen de verschillende teams. Dit is noodzakelijk om integraal beleid te maken. Daar is inmiddels mee begonnen en dat heeft tijd nodig om in te slijten. Daarnaast zijn we bezig de beleidscyclus beter vorm te geven. Onderdeel hiervan is dat we met opdrachtformulieren gaan werken waarbij aan de voorkant duidelijk wordt welke inzet gevraagd wordt van de ambtelijke organisatie.  

Organisatie
We hebben een projectorganisatie ingericht. Hierin kennen we de volgende overleggen:
-    Stuurgroep klein – wekelijks (ambtelijk opdrachtnemer, projectleider, programmaleider jeugd, vertegenwoordiging van financiën en communicatie).
-    Stuurgroep groot – elke 6 weken (Stuurgroep klein + ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgevers).
Daarnaast hebben we een strategisch communicatiemedewerker aangesteld en een projectsecretaris. Op deze manier staat de projectorganisatie en zijn we met de implementatie zelf aan de slag. Aanvullend is met financiën het gesprek opgestart hoe we de lijn- en projectorganisatie zo optimaal mogelijk kunnen inrichten.

Tijd
We hebben een tijdspad waarbij we op 1 december 2023 een projectplan hebben. We nemen hiervoor de tijd, omdat we dit samen met de teams willen ontwikkelen. De komende 1,5 maand hebben we een intensief traject waarbij we met meerdere teams een DIN ontwikkelen – een Doelen Inspanningen Netwerk. Hierin geven we schematisch weer wat we willen bereiken met de koers, welke activiteiten we nu al doen die daaraan bijdragen en welke activiteiten we nog moeten ontwikkelen. Op basis van het DIN maken we het projectplan inclusief planning. Onderdeel hiervan is de financiële doorkijk voor de kadernota 2025.

Informatie
We werken aan een interne (mappen)structuur waardoor iedereen in de organisatie toegang heeft tot de informatie rondom de implementatie.

Communicatie
Er is een strategisch communicatieadviseur aangenomen die de opdracht heeft om te komen tot een communicatieplan op basis van het DIN. Hierin is zowel de interne als de externe communicatie meegenomen en ook de manier waarop we willen communiceren. De eerste uitkomst hiervan is de manier waarop we met meerdere teams het DIN uitwerken en communiceren middels; 3 Werksessies met het gehele sociale domein, inloopspreekuren en een ideeënbus.

Kwaliteit
We hebben voor de zomervakantie de ambities en doelen met de stuurgroep geformuleerd. Wat willen we nu bereiken met de (implementatie van de) koers sociaal domein? Vervolgens gaan we met de teams in gesprek wat er nodig is om die doelen te bereiken. Dat doen we door middel van het DIN-model (Doelen - Inspanningen - Netwerk).