Een recente voortgangsrapportage is samengesteld ten behoeve van de projectbeheersing door de gemeenteraad. Met deze rapportage kan de gemeenteraad vaststellen en controleren of het project Schoenenkwartier (Museum-Plus) binnen de door haar vastgestelde beleidskaders ten uitvoer wordt gebracht.
Project:
Ontwikkeling Schoenenmuseum (Museum-Plus): Het realiseren van het nieuwe schoenenmuseum aan het Raadhuisplein, wat na realisatie door de museumorganisatie geëxploiteerd en van de gemeente gehuurd zal worden.
Fase:
Bouw van het museum, uitvoering van bouwkundige- en installatietechnische werken. Voorbereiding in fabriek van de inrichtingswerken. Het inrichten van de organisatie en het opzetten van de exploitatie van het schoenenmuseum door de nieuwe directie, in lijn met de exploitatiebegroting.
Doel:
Realisatie van de museumhuisvesting, realisatie van het museum en langjarig een succesvolle museumexploitatie.
Vooraf, leeswijzer
Voorliggende voortgangsrapportage is samengesteld ten behoeve van de projectbeheersing door de gemeenteraad. Met deze rapportage kan de gemeenteraad vaststellen en controleren of het project Schoenenmuseum/Museum-Plus (hierna te noemen: het project) binnen de door haar vastgestelde beleidskaders ten uitvoer wordt gebracht.
Binnen de projectorganisatie, die verantwoordelijk is voor de uitvoering van het project, wordt het project min of meer continu volgens een fijnmazige fasering beheerst. Alhoewel voorliggende rapportage een voortgangsrapportage is voor de gemeenteraad, geeft deze tevens een goed inzicht hoe het project op het niveau van de projectorganisatie wordt beheerst.
Deze voortgangsrapportage is samengesteld aan de hand van de GROTICK-methodiek voor projectbeheersing. De letters van het woord GROTICK staan voor de verschillende aspecten waaraan in de voortgangsrapportage aandacht wordt besteed. Deze aspecten zijn respectievelijk:
- Geld.
- Risico's.
- Organisatie.
- Tijd.
- Informatie.
- Communicatie.
- Kwaliteit.
Binnen de projectorganisatie zijn het dezelfde aspecten die worden bewaakt om daarmee maximaal zeker te stellen dat het project zich binnen de kaders ontwikkeld die door de Raad zijn aangegeven en die de projectorganisatie zichzelf ten doel heeft gesteld.
Hieronder wordt over elk van bovengenoemde GROTICK-aspecten verslag gedaan, waarbij een logische volgorde van de aspecten is gehanteerd. Bij elk van de aspecten worden significante risico's benoemd en wordt de gang van zaken tot op heden kort verwoord.
Organisatie
De Raad stelt de beleidskaders vast waarbinnen de projectorganisatie het project uitwerkt.
De projectorganisatie bestaat uit een stuurgroep, welke inmiddels opgeheven is, waarin vertegenwoordigd waren de verantwoordelijk wethouder, medewerkers uit de gemeentelijke organisatie, het museumbestuur, de museumdirectie en de gemeentelijk projectleider. In de stuurgroep zijn alle besluiten genomen en faseresultaten vastgesteld; bij voorkeur in consensus, indien dit niet lukt heeft de wethouder de doorslaggevende stem.
De museumdirectie legt verantwoording af aan het museumbestuur (dhr. Harrie de Werd en mw. Margo Strik).
De stuurgroep is in september jongstleden opgeheven. De bouw is afgerond, het museum is geopend. Op het moment van schrijven dienen er slechts nog enkele werkzaamheden te gebeuren die onder de garantie vallen.
Significante risico's: geen.
Communicatie (resultaten, activiteiten)
Communicatie tussen alle deelnemers van de projectorganisatie vindt periodiek plaats in de werkgroepen en in de stuurgroep. Van deze besprekingen worden verslagen gemaakt, waarbij afspraken worden vastgelegd. In werkgroepen en stuurgroep wordt afgesproken/gemeld wanneer zaken één op één tussen deelnemers worden/zijn overlegd. Het resultaat hiervan wordt in het betreffende overleg ingebracht (waarvan verslag).
- De bouw van het nieuwe museumgebouw aan het Raadhuisplein en haar inrichting is eind oktober 2020 gestart. Er wordt gebouwd conform de plannen die d.d. 27-08-2020 gepresenteerd zijn aan de Raad. Inmiddels zijn de bouwwerkzaamheden afgerond en is het museum geopend.
- De bouwkundige- en installatietechnische werken zijn afgerond.
- De exploitatie voor 2020 t/m 2025 van het schoenenmuseum is begroot. Deze begroting is een nadere uitwerking van de begroting op hoofdlijnen die op 27-08-2020 gepresenteerd is aan de Raad. Er vinden momenteel gesprekken hierover plaats. De exploitatie over 2022 lijkt op dit moment te voldoen. Gezien het najaarsbericht in oktober wordt opgesteld zijn de gegevens met betrekking tot de exploitatie mogelijk achterhaald tijdens de behandeling van het najaarsbericht. Indien dat zo is zullen wij u tussentijds informeren met een raadsinformatiebrief
- De museumorganisatie en -formatie is nu grotendeels ingericht conform plannen. Op het moment van schrijven is de functie museumdirectie a.i. ingevuld.
Significante risico's: geen.
Informatie
Informatie wordt gedeeld op de volgende wijzen:
- Mondeling in stuurgroep- en werkgroep-besprekingen / bouwvergaderingen (waarvan schriftelijk verslag).
- Eén op één overleggen en -contacten live, per tel., video, mail, etc.. De resultaten hieruit worden vastgelegd in stukken (bijv. mails) of in de verslagen (van werkgroepen of stuurgroep).
- Per mail in de vorm van mededelingen, verslagen en stukken.
Significante risico's: geen.
Kwaliteit en Geld
De realisatie van het schoenenmuseum, de kosten van realisatie en de toekomstige exploitatie, worden continu door de projectorganisatie bewaakt door de ontwikkelingen tijdens realisatie doorlopend te toetsen aan de uitgangspunten die door de gemeenteraad zijn vastgesteld (de beleidskaders).
Zoals eerder gemeld in de raadsinformatiebrief wordt er een overschrijding verwacht van +/- 2,5%. Nog niet alle facturen zijn geboekt en betaald op het moment van schrijven. De ingeschatte overschrijding van 2,5% lijkt vooralsnog te kloppen.
Zie verder raadsinformatiebrief 032-22 d.d. 2022: https://waalwijk.notubiz.nl/document/11437599/2
Significante risico's: geen
Tijd
Het museum is inmiddels geopend.
Significante risico's: geen